人事檔案管理 篇一
關鍵詞：人事檔案；管理制度；人事制度改革；存在問題；有效舉措
市場的競爭歸根結底是人才的競爭，為了保證人才能夠發揮其應有作用，必須要做好人事管理工作，而人事檔案管理直接關係到人才管理的實際效果，面臨著人事制度的改革，需要充分的認識到人事制度改革對人事檔案管理工作所帶來的一系列影響，尤其是要發現當下人事檔案管理工作中存在的一系列問題，再進行及時的彌補，進行人事檔案管理工作的創新和改革，從而實現人事檔案管理工作的實際效果，保證發揮人才的重要意義，推動經濟的發展，社會的進步。
一、傳統人事檔案管理制度的特點
1.與員工利益息息相關
傳統的人事檔案管理制度具有其自身的特點，其中最大的特點就是與員工的利益息息相關。人事檔案是員工身份的重要代表，也是事業單位進行人力資源管理工作的重要載體，只有全面做好人事檔案的各項工作，才能夠了解員工的資訊，比如發展規劃、自身的經歷以及學歷等相關內容。人事檔案管理工作與員工的利益具有緊密的聯絡，直接關係到員工的崗位調動，職位晉升等等各個方面。人事檔案直接關係到每個人的切身利益，可以說是每一位員工的一面鏡子。其中包含了員工們的各方面資訊，既包括一些隱私的資訊，也包括一些可以公開的資訊。只有做好人事檔案管理工作，才能夠了解相關工作人員的具體情況，因此人事檔案管理工作與每一位員工的利益是息息相關的。
2.員工對人事檔案十分依賴
人事檔案作為員工的重要資料，也是員工證明自己的材料，所以員工對於人事檔案十分的依賴，無論是求職、工作調動還是職位的晉升都需要將人事檔案作為參考。沒有人事檔案，員工就如同一張白紙沒有任何內容，不能夠獲得發展，甚至不能夠獲得工作的機會，所以在原有的人事檔案管理工作當中員工對於人事檔案也十分的重視、十分的依賴，不允許有任何的錯誤。員工們在發展的過程當中要及時的擴充人事檔案中的相關內容，把自身的經歷相關證明材料都直接收集到人事檔案中，從而有效地證明自己，並且也能夠為員工今後的發展提供相關的參考依據。人事檔案代表著員工的發展和經歷，員工們對其十分認可，且不允許有任何的殘缺。
二、新時代下人事檔案表現出的特徵
1.個人可以沒有檔案擇業
在計劃經濟時代之下，人事檔案的作用無可替代，但是隨著計劃經濟的破產，我國進入了社會主義市場經濟階段，個人可以沒有檔案來擇業，這樣就使得人事檔案對個人的束縛不斷降低。尤其是在事業單位人員離職之後，人事檔案對於個人所帶來的影響已經遠遠沒有計劃經濟時代帶來的影響大。因此個人可以在沒有檔案的情況之下進行擇業，直接打破了傳統人事檔案的束縛，有利於個人結合自身的需求來進行科學合理的擇業，打破了傳統的吃大鍋飯或者是鐵飯碗的現象，既有利於人才的流動，也有利於人們的自身追求，不會受到計劃經濟時代的束縛，人事檔案能夠調動、活躍人才市場。
2.人事檔案制度存在不足
在新時代的背景之下，人事檔案制度暴露了一些缺點和不足，部分人員隨意的對檔案資訊進行更改，導致了檔案內部的水分比較多，無法瞭解個人的真實情況。如果缺乏相關的制度和約束，也會造成檔案管理人員例如利用職務之便來竊取私利的現象。這種弄虛作假的現象直接影響到了人事檔案的真實性。尤其是在進行人事檔案管理的過程當中會受到人員的影響，如果檔案管理人員專業意識淡薄，缺乏對檔案的有效收集和整理，會造成檔案的不全面。
三、人事檔案管理存在的不足
人事檔案管理存在著一些問題和不足，主要表現在以下幾個方面。
1.資訊有限，反映不全
由於檔案資訊是一個不斷填充的過程，需要結合員工的發展來進行擴充以及資訊的進一步完善，但是當下人事檔案管理由於缺乏重視，不僅資訊不能夠有效的更改，而且資訊不夠全面，導致了檔案資訊的缺失。由於檔案內容不夠全面，難以滿足單位對於員工選拔等相關的要求，不利於員工的成長，也會造成人事檔案資訊都不全面，進而導致事業單位做出錯誤的判斷，難以發揮人才的優勢推動工作的發展，影響到了事業單位的可持續發展。
2.管理制度有待健全
由於檔案內容相對較為瑣碎，因此如果管理制度不夠健全也會影響到人事檔案管理工作的有效落實，不僅會使得工作人員缺乏工作積極性，而且存在著突擊的行為，不能夠將日常的檔案管理工作有效落實，進而造成了檔案資訊的不全面。檔案資訊系統缺失等現象。尤其是管理制度的不健全會給一些人以不法的行為，利用制度上的缺陷對檔案資訊進行隨時隨意的更改，影響到了檔案資訊的真實性，也會給單位用人帶來錯誤的判斷。
3.缺乏服務意識和進取精神
檔案管理工作是為人們來服務的，但是由於管理人員以及工作人員缺乏服務意識和進取精神，導致了檔案資訊內容不能夠及時的填充檔案資訊嚴重缺失，給單位用人帶了很大的麻煩。尤其是部分事業單位在進行人事檔案管理工作中採用傳統的管理模式，不僅管理理念缺乏創新，而且檔案管理的效率和質量不高，既不符合於資訊化時展的大背景，也會限制人事檔案管理工作水平的進一步提升。
四、人事制度改革下人事檔案管理措施
1.減少對員工的束縛
在人事制度改革的大背景之下，必須要打破傳統的人事檔案管理工作的束縛，能夠儘量減少對員工們的約束，確保人事檔案能夠充分反映員工們的真實情況，並且能夠為員工們的離職以及尋求新的崗位提供重要的依據。通過逐步轉變觀念，適應當下市場發展的規則，結合市場對人才的需求，全面做好人事檔案管理工作。通過進行人事制度的改革，能夠進一步解決在進行人事檔案管理工作中存在的一些問題和不足，打破傳統人事檔案管理工作對人員流動所造成的束縛，確保人員的正常流動，發揮人才的應有作用。
2.清楚身份觀念
在社會主義市場經濟條件之下，在進行人事檔案管理工作時，必須要進一步清楚身份和觀念，能夠制定出層次上的管理方法，確保人事檔案管理工作的效率和質量，尤其是在推進人事檔案改革的過程當中要轉變傳統的觀念，加強對人事檔案管理工作的重視程度，同時也能夠進一步清楚身份，確保對檔案資訊的及時有效擴充，保證檔案資訊的全面性。
3.成立專門機構
人事檔案管理工作較為專業，因此必須要保證檔案管理人員的綜合素質，這就需要成立專門的檔案管理辦公室，聘用專業的檔案管理人員來進行人事檔案管理工作，結合實際需要也應該推進檔案管理工作的資訊化建設。通過進一步完善資訊化管理的系統，全面分析引入網路資訊化技術，才能夠保證對檔案資訊進行規範化的管理。尤其是結合事業單位自身的實際，成立專門的資訊資料庫，能夠將各類資訊及時的錄入到資料庫中，從而全面提高檔案資訊的準確度和可靠性，為事業單位的發展提供人才保障和基礎。與此同時也要提高檔案管理人員的綜合素質，在成立了專門的檔案管理機構之後，能夠聘請專業人員來進行檔案管理工作，這就需要加強對檔案管理人員進行業務培訓和考核，通過進行業務培訓，確保掌握先進的工作技術和工作方法，通過進行考核來提高檔案管理人員的工作積極性，保證工作的效率，積極的對檔案資訊進行收集、整理、分類，保證檔案資訊的全面性。
4.要全面加強對人事檔案管理工作的重視
在推進新時期人事檔案管理工作時，首先應該充分的認識到檔案管理工作的重要作用和地位，同時也要完善檔案管理的監督體系，才能夠更好的對檔案管理人員進行監督，從而調動工作積極性，提高工作效率。因此應該加大對人事檔案管理工作理念的宣傳，確保檔案管理的參與者以及涉及到的相關工作人員都能夠提高對檔案管理工作的重視程度，積極的完成自身的職責所在，全面推進人事檔案管理工作的有效落實。
5.要進一步創新檔案管理的方法
各單位在推進檔案管理工作時，為了全面提高檔案管理工作的水平，應該由傳統的分散模式轉向統一模式加強檔案管理的全面性，尤其是要進一步整合檔案的資訊資源，實現對檔案的集中化和統一化管理，另外也要加強對檔案資源的應用和開發，可以通過完善檔案管理的條例以及科學制定管理的方法和舉措，確保人事檔案管理工作能夠符合市場經濟發展的相關需求，全面提高檔案管理工作的實際水平。
6.要進一步充實檔案的相關內容
在進行人事檔案管理工作創新時應該加強對各種檔案資訊的充實和完善，避免出現檔案資訊不全或者是檔案資訊丟失的現象。人事檔案中的元素主要包括聘用書、工作協議以及勞動合同等相關的檔案，所以一定要及時的進行歸檔，同時對於解聘、辭聘或者是考核等相關內容也要及時的存入檔案之中，以便豐富檔案的內容，並且能夠對人事的任免以及選拔提供更多的參考資料。只有進一步充實檔案的內容，才能夠使得人事檔案充分發揮其應有作用，也能夠體現出人事檔案管理工作水平的提升。在進行人事檔案內容充實的過程當中，也應該進一步改變傳統的人員身份分類的管理制度，在傳統的人事檔案管理時，通常按照個人的身份來進行檔案的分類管理，比如軍人檔案、工人檔案、幹部檔案以及學生檔案都是差別對待的，這種傳統的檔案管理模式存在著一定的弊端，因此在進行新時代人事檔案管理工作時應該改變這種人員身份分類的制度，只有堅持統一管理，才能夠打破傳統的不公平的身份分類，能夠真正的結合崗位的需求進行人事檔案管理工作。
7.要做好檔案管理人員的培訓工作
隨著新時期人事檔案管理工作的內容越來越多，應該全面提高對人事檔案管理人員的培訓力度，通過加大培訓力度，對現有的人事檔案管理人員進行業務培訓，提高檔案管理水平通過進行專業性的培訓，提高檔案管理人員的管理理念，能夠充分的利用現代資訊科技推進檔案管理的資訊化建設，才能夠全面提高檔案管理的效率，解放更多的勞動力，創新檔案管理的新模式。
8.要進一步規範檔案的管理秩序以及流程
為了保證人事檔案管理工作的科學性和準確性，應該進一步規範檔案管理的流程，避免出現秩序混亂的現象。尤其是在進行人員的調出以及調入或者是選拔任用時，必須要及時的對檔案進行核對，確保檔案資訊的準確無誤，才能夠保證選拔任用的科學性，因此要對檔案資訊的管理進行有效的約束和規範，通過形成制度體系，確保檔案管理工作更加公開透明，既有利於資訊的全面性，也保證檔案資訊的共享，同時避免出現檔案資訊隨意更改的現象，通過加大監督完善檔案管理流程的監督，提高檔案管理工作的實際水平，避免出現徇私舞弊的現象，真正的提高檔案的真實性和準確性，保證發揮檔案的應有作用，確保對人員的充分合理利用，提高工作效率和工作水平，實現社會經濟的全面發展。
五、結語
人事檔案管理 篇二
一、促進事業單位人事檔案管理的體系變革
首先，要立足於事業單位的自身特點和人事工作的基本情況，針對檔案管理工作的體系問題構建其具有領導職能和調控功能的管理系統和功能部門，針對事業單位人事檔案管理工作的實際明確相關的內容、要求和標準，標定事業單位人事檔案管理的範圍、義務、權力和責任，強化評價、獎懲、反饋等事業單位人事檔案管理的各項重要活動，在明確事業單位人事檔案管理規定的基礎上，為創新體系提供變革的組織化、功能化、結構化前提。其次，要建立人事檔案管理的規範體系，重點集中調控人事檔案管理的程序、效果、方法、標準的關鍵環節，在細節上確保人事檔案管理的效果和目標，幫助人事檔案管理工作進一步建立起相關的制度體系、考核機制、方法系統，整合人事檔案管理內外的關係，在最大範圍和空間內建立起科學性、可操作性的人事檔案管理新措施。最後，體系的變革要結合事業單位的實際情況和發展趨勢，採取階段性、針對性的方式不斷促進人事檔案管理體系的創新，加速人事檔案管理工作的進步，打造適應事業單位人事工作的新體系，讓更多的主體能夠認識到事業單位人事檔案管理工作的價值，更好地創造事業單位人事檔案管理內在價值和外部影響，為推進事業單位人事工作的系統創新和持續改革提供堅實的檔案管理基礎。
二、深化事業單位人事檔案管理的服務意識
首先，在事業單位決策層和領導層必須明確建立起支援人事檔案管理工作的共識，在意識層面上明確人事檔案管理工作的關鍵地位和重要意義，突出人力資源管理、人才招聘、人事調動、檔案管理等關鍵細節和重點環節，在決策和領導過程中起到帶頭作用，真正將服務意識注入人事檔案管理的實際操作維度，更多地挖掘事業單位人事檔案管理的功能和潛力，使檔案在發揮人事檔案管理重要支撐作用和基礎保障功能的基礎上體現出真正的價值和意義。其次，事業單位要明確人事檔案管理的工作價值和功能，拉近人事檔案管理和普通員工之間的關係，形成全員對人事檔案管理的科學認知和全面理解，在各崗位和各部門形成服務、支援人事檔案管理的合力，使事業單位人事檔案管理工作能夠進一步升級和轉變。最後，在人事檔案管理工作體系中要倡導服務意識的培養和強化，既要讓人員看到從事人事檔案管理工作的意義，也要看到高質量服務人事檔案管理工作對自身的發展價值和提升功能，使工作人員能夠將全部熱情和精力投入到人事檔案管理活動之中，在保障和提升人事檔案管理服務質量的前提下形成堅定的職業認知和服務意識。
三、提升事業單位人事檔案管理人員的能力
事業單位人事檔案管理人員的能力高低決定著工作的效能、質量等重要目標，新時期應立足於事業單位實際結合當前人事檔案管理的實際要求，對人事檔案管理人員的專業素養、實際工作能力、綜合技能素質進行科學培訓和全面引導，要求人員能夠在全面完成新時期事業單位人事檔案管理工作的同時，更好地實現保密能力、交流能力的提升，為人事檔案管理的創新和變革提供支撐。事業單位應努力引入外部資源，採取“外腦”帶領作用和“鯰魚效應”相互協調的方式，將優秀的人事檔案管理人才引入專業性實際操作之中，建立起外部人才的支撐機制和功能型團隊，讓更多的人事檔案管理人員接受外部人才的激勵、促進和提升，在打造一支高質量、高產出人事檔案管理隊伍的基礎上更好地適應事業單位人事工作的需要。
四、推進事業單位人事檔案管理的資訊化程序
新時期事業單位應當立足自身需要和特點充分利用資訊科技、網際網路平臺、高新裝置的優勢，將資訊化技術在人事檔案管理工作中更加充分、深入、全面、細緻地展現，使人事檔案管理工作能夠在適應資訊化發展大潮的前提下，進一步提升效能、質量和安全，搭建起新時期人事檔案管理工作的平臺和框架。一方面，事業單位要結合人事檔案管理工作的特點，採取以資訊科技為載體擴寬人事檔案管理的工作範圍和服務物件，讓管理人員更加全面地瞭解人事檔案管理資訊化的實質，全面掌握服務物件的各項資源、各種資訊和各類特點，形成人事檔案管資訊的數字化、資料的共享化新載體，為擴大人事檔案管理的功能性和影響力夯實資訊化的基礎。另一方面，要加強人事檔案資訊化建設，管理人員必須將資訊化作為完成人事檔案管理工作目標的核心基礎，利用資訊化、數字化的優勢安全、高效、高質量地進行人事檔案管理工作，在全面整合人事檔案管理工作體系的基礎上，為事業單位提供更加全面、科學、具體的人才檔案資訊服務和管理工作，為事業單位在新時期的全面發展與持續進步提供充足的體系基礎和結構支撐。
五、結語
當前事業單位面臨著系統發展和改革創新的任務，人事檔案管理工作要順應事業單位的大局，掌握人事檔案管理的變革方向，端正事業單位對人事檔案管理的認知和意識，構建科學、全面、完善、系統的人事檔案管理機制，真正將資訊科技、數字平臺和高科技裝置融入人事檔案管理之中，切實提升人事檔案管理的質量，全面提高人事檔案管理的水平，保障人事檔案管理的效率，為新時期事業單位變革和人事檔案管理創新提供堅實的支援和保障。
參考文獻
[1]白雪。淺析新形勢下機關事業單位人事檔案管理工作[J].人才資源開發，2017(08).
人事檔案管理 篇三
關鍵詞：資訊科技；人事檔案管理；現狀；改善策略
在激烈的市場競爭環境下，為事業單位的發展帶來了更大的挑戰，優秀的人才在事業單位可持續發展中起著非常關鍵的作用，而加強對人事檔案管理的重視是解決人力資源問題的根本。鑑於此，在資訊時代的背景下，促進人事檔案管理工作的改革，將資訊科技與人事檔案管理工作有效結合是當前提升事業單位綜合實力的前提。通過資訊科技的應用能夠真正地實現事業單位人事檔案管理的先進性、科學性和效率性，有效提升事業單位人事檔案管理的工作效率。因此，加強資訊科技在事業單位人事檔案管理中的應用是我們必須要面對和思考的問題。
一、人事檔案管理中資訊科技的應用優勢
（一）有助於人事組織工作的開展。在人事檔案管理工作實際開展的過程中，單位要確保組織工作的嚴肅性、公平性和科學性。作為評估管理和分析考核人才的重要依據，對人事檔案開展數字化管理，從而構建現代化的人事檔案管理模式，能夠充分地發揮選人用人的依據作用，同時通過合理的監督和培養人才，也能夠充分地體現人才的個人價值，促進單位的健康發展。除此之外，在資訊科技與人事檔案管理工作融合的過程中，通過數字化管理模式能夠最大程度上減少人為篡改的機率，有效地提升管理工作的抗風險能力，滿足人事組織工作的發展需求。
（二）有助於人事檔案的科學化發展。在全球資訊化的背景下，人事檔案管理工作改革已經勢在必行。現階段相關的檔案管理人員要認清時展的趨勢，靈活應對人事檔案管理工作所要面對的變革，以此來促進人事檔案管理工作的新發展。同時，單位也要從制度層面入手，通過多種途徑實現人事檔案管理的現代化，做好辦公自動化與人事檔案資訊化工作的銜接，將資訊科技融入在人事檔案管理工作開展的過程中，促進人事檔案的科學化發展。
（三）有助於實現資源共享。在網際網路環境下，單位與單位之間可以構建“人事檔案共享交換體系”，以此來充分體現人事檔案資源的價值，進一步實現人事檔案的增效增值。尤其是在共享經濟的背景下，通過資訊科技在人事檔案管理工作的融入，真正將共享意識貫徹落實在人事檔案管理工作中，充分發揮出數字檔案的實際作用。
二、資訊科技在人事檔案管理中的問題
（一）真實性問題。在人事檔案管理工作中應用資訊科技時，主要是運用多種軟體工具對其進行編輯，因此操作痕跡難以保留，導致檔案的真實性難以得到根本保障。而部分工作人員在實際操作的過程中受經濟利益的驅使很有可能出現惡意修改的問題，對單位本身造成了一定的影響。
（二）保密性問題。在網際網路時代，已經逐漸形成資訊共享，在電子檔案儲備的過程中，藉助網路終端裝置可以獲取相關的資訊，而運用不同的終端也可以實現資訊的接收，這樣就造成了人事檔案的保密性受到了一定的威脅。
（三）儲存問題。在資訊科技應用中無紙化辦公是其體現的主要特點，尤其是隨著計算機和網際網路的廣泛普及與發展，檔案的儲存方式也發生了較大的變化。在傳統人事檔案管理工作開展中容易受到自然環境或人為因素的影響造成紙質檔案的丟失或遺漏，而在數字檔案管理中也會受到網路環境的影響因黑客攻擊或者是病毒侵蝕造成電子檔案的丟失，這是資訊化建設中需要面臨和解決的問題。
（四）安全性問題。資訊科技的應用對計算機硬體與軟體系統都提出了更高的要求，一旦硬體設施和軟體系統出現損壞將造成資料的丟失，而現階段儘管防毒軟體的效能和防火牆技術有了顯著提升，但是黑客的入侵手段和攻擊性也有了明顯增強。
三、資訊科技促進人事檔案管理工作改革的有效策略
（一）開發管理系統。在人事檔案資訊化建設中應當以健全的資料庫管理系統為基礎，以檢索、統計、輸入輸出等功能為其提供保障。而在資料庫管理系統建設中應根據單位的實際需求引進先進的檔案管理軟體，並實現系統功能的深入開發，為人事檔案的資訊化建設提供強有力的技術支援。在資料庫開發的過程中通常會以Acces為主要工具，幫助相關的管理人員獲取檔案資訊，目錄格式應當具備直觀性和便捷性，實現檔案資料的分類管理。另外在檔案資源使用中，通過關鍵詞或引數的方式能夠快速獲取相關檔案，充分地實現其價值和作用。
（二）資訊科技留檔。資訊科技留檔是提升人事檔案管理工作效率的關鍵。現階段紙質存檔形式難以滿足事業單位人事檔案管理工作的實際需求，通過電子檔案的錄入與儲存能夠真正優化工作流程。在人事檔案管理中，採用資訊科技留檔可以通過文字敘述、照片以及聲音等方式結合對其進行處理，通過多功能辦公軟體的應用能夠有效減少管理人員的工作壓力，實現高效化的人事檔案管理，促進了人事檔案管理工作的改革。
（三）強化檔案維護。以資訊科技促進人事檔案管理工作改革中，相關的管理人員要加強對檔案資料的維護，確保其安全性與保密性。首先從硬體與軟體裝置的建設角度出發，加強資金的投入力度，實現軟硬體裝置設施的更新，採用較為先進的軟硬體裝置。由於網路環境較為複雜，多數的機密檔案資訊容易受到黑客的攻擊，因而要加強對網路環境的安全防護，合理選擇防毒軟體，提高防火牆技術，最大程度上防止內部網路受到外界的攻擊。其次，應當明確不同檔案的密級，對不同的人事檔案進行分類整理，通過設定不同的使用者許可權來保障人事檔案使用的規範性，藉助電子金鑰的方式確認登入者的身份。除此之外，在電子檔案查閱的過程中，針對不同的使用者也要設定不同的許可權範圍，強化對使用者活動的監督管理，避免資訊在查閱的過程中出現丟失或竊取的問題，對人事檔案資訊的安全性造成一定的影響。
（四）完善政策體系。在人事檔案管理資訊科技應用的過程中要以健全的政策法規作為根本保障，確保人事檔案管理工作遵循相關的政策制度依法進行。尤其是在網際網路時代背景下，傳統的政策法規和標準體系存在一定的問題，難以適應資訊時代下的技術特點，鑑於此，當前要結合網際網路時代的實際情況逐漸地改進和完善現有的政策法規體系，明確檔案資訊化發展規劃。以《全國檔案系統資訊化建設實施綱要》作為根本依據，結合醫院人事檔案管理工作的基本要求與需求強化管理制度的權威性，充分保障人事檔案資訊的保密性與安全性。
（五）提高人員素質。人事檔案管理人員是管理工作開展的主體，其專業素養直接影響到人事檔案管理工作的實效性。現階段要以當前的崗位需求為前提製定專業化的培訓計劃，通過對人事檔案管理人員的培訓來強化人員知識體系與專業技能的更新，提升計算機操作和資訊科技水平，滿足資訊時代下人事檔案管理工作的基本需求。另外管理人員也要具備危機意識和學習意識，樹立終身學習的理念，充分地認識到資訊科技在工作開展中的重要性，借組網路平臺獲取學習資源，以此來適應當下激烈的市場競爭環境。除此之外，還應當強化管理人員的思想政治教育，在人事檔案管理工作實際開展的過程中要明確自身的崗位職責，增強管理人員的職業精神，通過一系列政策法規和法律知識的學習增強法制意識，避免在工作開展的過程中出現私自篡改檔案資訊的情況，對單位的人事檔案管理工作造成影響。綜上所述，在人事檔案管理工作開展的過程中，資訊科技的應用不僅創新了管理方式，提高了管理效率，實現了管理工作的改革，並且充分提高人事檔案資訊資源的利用效率，實現了價值的最大化，為單位未來的發展提供了有效的保障。由於資訊環境較為複雜，資訊科技具有雙面性，因而在實際應用中要保障人事檔案資料的真實性、安全性與保密性，通過人員素養提升、管理系統開發、檔案維護強化、政策體系完善等等一系列的措施強化人事檔案管理的資訊化建設，為單位持久健康發展提供更好地服務。
[參考文獻]
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人事檔案日常管理工作範文 篇四
1 檔案工作是指檔案實體管理工作，它是以檔案為管理物件進行科學管理，縱觀醫院的檔案管理，往往存在著很多問題
1、對檔案工作的投入力度不夠。醫院領導未能將檔案工作列入重要日程，採取得力的措施來加強檔案工作，認為檔案工作為二、三線工作，在經費投入、檔案室建設、專業人員招聘等方面的內容往往沒能擺上議事日程，在日益數字化和資訊化的今天，檔案管理難於融入現代管理的主流。
2、檔案管理人員素養不高。醫院往往重視醫、護、技、藥等醫療技術人員的素質規範化培訓和教育，從事檔案管理人員基本上是由護理崗位調轉過來，這些人員由於專業、學歷等等方面的自身限制，加上進修學習的機會不多，缺乏系統檔案知識培訓，導致醫院的檔案管理工作水平落後，難於跟上醫院發展的需要。
3、各類檔案分散管理，安全效能差。各種檔案材料例如文書檔案由辦公室管理，人事檔案由人力資源科管理，會計檔案由財務科管理，科研檔案由科教資訊科管理，基建檔案由總務科管理，病歷檔案由圖書館管理等等各科室各自為政，人員素質參差不齊，管理方法各異，以及各科室的檔案保管裝置陳舊，設施不全等問題，制約著醫院檔案工作發展。
4、檔案重要性意識薄弱。幾乎每天都會產生需要及時歸檔的檔案，各科室人員在工作中，對各自產生的檔案資料沒有形成及時存檔的意識，檔案材料缺失嚴重，或只是將資料簡單的收集起來，忽視編研工作，檔案資源的開發利用不夠，影響工作效率。
5、病案管理不善，在醫患糾紛面前被無限放大。存在病案管理制度落實不到位，醫務人員按時歸檔意識薄弱，病案管理人員護理專業出身，缺乏檔案方面的管理知識，未採用現代的資訊科技來管理醫院的病案，病案在需要時往往出現缺失、少頁，在醫患糾紛面前往往捉襟見肘，難於自圓其說。
2 強化醫院檔案管理的對策
1、強化全院工作人員的檔案意識。舉辦系統的檔案知識培訓班，對行政所有人員和其他科室主要負責人進行檔案知識普及，領導要帶頭重視檔案工作，將檔案工作納入醫院總體規劃，在專業人員招聘、裝置設施完善等方面排上議事日程，以實際行動支援醫院的檔案管理工作。
2、統一檔案管理制度，提高收集效率。針對各科室根據自己的理解和實踐對各自的檔案進行管理，缺乏科學性和系統性，醫院可以通過設立統一的檔案管理制度，統一管理標準與模式，嚴格要求科室工作人員遵守日常檔案收集歸檔制度，並將檔案管理納入績效考核目標，促進檔案管理工作正常開展。
3、設立大型檔案室，提高檔案保管的安全性。除了人為的損壞與丟失，隨著時間的推延，檔案製成材料會不斷地損壞，針對這一趨勢，醫院有必要建立大型檔案室對各種型別檔案進行統一收集管理。聘用專業的檔案管理人員，對日常進出的檔案材料進行登記管理，防止丟失；對每日檔案室的溫度、溼度進行登記，使檔案室始終維持在正常的溫度、溼度範圍內；對檔案室進行定期消殺，確保無蟲害、鼠害；對破損的檔案製成材料進行及時的技術修復，確保檔案的完整性。
人事檔案日常管理工作範文 篇五
【關鍵詞】事業單位；檔案管理工作；改革；電子政務發展；探討
在資訊時代背景下，事業單位管理水平逐漸提高，已步入到嶄新的發展階段。由於受到一系列主、客觀因素的影響，比如，固有模式的束縛，事業檔案管理工作各方面的問題日益突顯。面對這種情況，發展電子政務，提高事業單位檔案管理水平已成為新時期社會發展的主流，也是一種必然趨勢。以此，提高事業單位檔案管理工作效率與質量。
一、事業單位檔案管理工作現狀
在新時代下，事業單位檔案管理工作現狀並不樂觀，存在一系列問題，嚴重阻礙事業單位的發展。首先事業單位沒有意識到檔案管理工作的重要性。事業單位是我國資訊管理的重要機構，但在日常工作中，領導者忽視了檔案資訊管理的重要性，沒有明確崗位職責，並落到實處。其次，缺乏現代化的檔案管理裝置。檔案管理是一項系統而複雜的工程，需要充分利用先進的辦公裝置，降低檔案資訊資料的錯誤率，提高工作效率。但在實際工作中，事業單位為了減少辦公裝置方面的成本支出，沒有定期更換硬體裝置，辦公裝置落後，已經無法滿足新時期檔案管理的客觀要求，無法充分發揮檔案資訊自身的作用。同時，在日常工作中，不注重對資訊資源的開發，也沒有優化利用已有的檔案資訊資源。最後，事業單位不具備高素質的檔案管理人才。已有的檔案管理人員不具備基本的職業素質，不具備基本的理論知識，專業化的技能，檔案管理不規範，經常出現各種問題。事業單位也沒有定期對檔案管理人員進行系統化的培訓，檔案管理水平極其低下。此外，檔案資訊保管存在安全隱患，安全性較低，無法充分展現檔案資訊的利用價值。
二、事業單位檔案管理工作改革策略
1.優化事業單位檔案管理體制。在新時代下，事業單位檔案管理已成為電子政務建設的重中之重，需要統一領導與協調，使相關的政務資訊價值取向、流動更加明確。為此，需要不斷優化已有的檔案管理體制，完善已有的業務流程，和電子政務建設相融合，不斷促進事業單位辦公的自動化、資訊化。
2.不斷拓展事業單位檔案管理職能。在日常工作中，事業單位要對檔案管理資訊進行數字化設計，檢查歸檔的電子檔案，需要不斷延伸監督指導工作，在監督管理電子檔案檔案的同時，還要提前對電子檔案檔案進行一系列的操作，比如，鑑別、篩選，為事業單位檔案管理職能的拓展埋下伏筆。在此基礎上，需要和對應的政務中心取得聯絡，全面瞭解檔案中心的客觀需求，及時提供相關檔案，使檔案檔案在檔案中心的地位日益突顯。此外，需要不斷拓展服務範圍，充分利用電子政務優勢，對事業單位、事業單位之間進行全方位的監督管理，提供優質的服務，向社會大眾提供各方面的政務資訊，滿足社會不同領域在政務資訊方面的客觀需求。
3.逐漸實現檔案資訊資源的數字化。從某種意義上說，檔案資訊資源數字化的實現是事業單位檔案資訊化建設的首要前提，能夠對檔案原件起到一定的保護作用。在實現檔案資訊資源數字化的道路上，要充分利用各種先進的資訊手段，把相關的物質載體轉化為數字化資訊，還構建全新的檔案目錄資料庫、全文資料庫，管理各種檔案資訊資源，提高它們的利用率。此外，以電子政務管理方法、流程為紐帶，不斷優化事業單位檔案管理形式，需要統一規範事業單位檔案資料管理庫中不同型別檔案格式等，並對不同型別的檔案、檔案內容等方面做出統一的規定。要以事業單位自身的運營情況為紐帶，以資訊化管理標準為基點，制定可行的檔案管理標準體系，並在實踐中不斷優化完善，使檔案資訊更加規範、標準。
4.構建有效平臺，實現資源有效整合。事業單位檔案資訊化管理平臺的構建是建立事業單位已有平臺基礎上的，檔案管理平臺、整體平臺之間屬於對立、統一的關係，需要嚴格按照檔案管理流程、業務內容等進行，並遵循相關的原則，比如，動態原則、拓展原則，對事業單位檔案管理改革工作進行客觀、科學的戰略規劃。就檔案資源有效整合來說，離不開事業單位管理軟體的應用。在優化改革的道路上，要充分發揮事業單位這個發展平臺具有的作用，實現檔案資源的優化重組，比如，檔案資訊資料的歸類。
5.重組檔案管理組織架構。在新時代下，資訊化對檔案管理工作有著較大的衝擊，必須走上改革的道路。改革檔案管理本身的同時，也需要對其背後的組織架構體系進行全方位的改革。最直接的方法是：把網路資訊科技人才納入到對應的組織架構中，使事業單位檔案管理資訊化更具安全性。同時，還要培養專門的資訊化、現代化檔案管理人才，不僅要具備專業化的管理技能，還要能夠熟練操作檔案管理資訊平臺，不斷注入新鮮的血液，引入新時期事業單位人力資源管理機制。並以績效激勵制度為紐帶，提高檔案管理者的能動性、創造性。以此，使檔案管理人員更好地履行自身職責，提供優質的服務。
結語
總而言之，在新時代下，改革事業單位檔案管理，發展電子政務是非常必要的。它有利於對檔案資訊資源還是進行專門的管理，進行必要的加工、提取，提高檔案資訊資源利用率，減少檔案管理工作人員的工作量，能夠不斷提高檔案管理人員的綜合素質，提高檔案管理的效率與質量。同時，它能夠減少檔案管理的運營成本，提高經濟效益，便於檔案資訊資源的修改、查閱、傳遞等，使檔案資料能夠更好的發揮自身的作用。以此，使事業單位不斷向前發展，走上長遠的發展道路。
參考文獻：
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[2]範興華。改革事業單位檔案管理推動電子政務發展[J].蘭臺世界，2013,S5:47-48.
人事檔案管理 篇六
一、檔案的建立應當統一從高中做起
人事檔案憑證的真實與否，對於選拔人才、任用人才至關重要，尤其是管理崗位的幹部，其個人履歷、自然狀況、政治素質、德才表現、學歷學位都需要通過人事檔案來論證。一般而言，人事檔案由學生檔案過渡而來，學生檔案是當事人自然狀況和學歷學位最原始、最直接的憑證依據，是人事檔案的前身和基礎。長期以來，學生檔案的建檔和管理缺少相應的法律法規，體制不順、歸口不一，歸檔範圍不明確、管理職責不規範，給日後的人事檔案帶來了很大的影響。很多學校從高中開始建檔，所以學生檔案一般分為高中檔案、大學檔案、碩士檔案和博士檔案。為了保持學生檔案的原始性、連貫性和完整性，筆者建議：學生檔案應該統一從高中開始建檔，從高中、大學聯考、大學、碩士、博士，一直連貫下來，讓每一個階段清晰明瞭，一環連一環。所以，有關部門應該重視和規範大學聯考檔案材料，實行統一標準、統一內容、統一歸檔範圍、統一管理、及時轉遞，改變我行我素、各行其是的現狀；同時，應該加強建檔人員培訓，增強歸檔人員責任心，避免因工作馬虎、失誤給當事人造成材料漏裝、錯裝和筆誤（書寫出錯）的後果，使學生檔案從建檔伊始就能夠高起點、高要求、高質量、高水平。只有這樣，當事人原始的自然狀況、出生年月、學歷學位等的檔案材料才能齊全、完整，為日後人才建設和幹部選拔提供最直接、最有力、最原始的憑據。
二、嚴格把好材料關
1.幹部本人的配合。首先，幹部本人應當如實向組織人事部門提供真實的檔案資訊，如出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位，家庭自然狀況等；對於填寫不符合要求，提供資訊前後不一致的人員，人事部門應當認真稽核，防止虛假資訊進入個人檔案，及時消除隱患[1]。其次，個人提供的資訊材料應該採用手寫體。因為幹部人事檔案中有許多內容需要由個人自己提供或填寫，，從建檔伊始，凡是涉及個人填寫的部分應當儘量採用手寫體，避免他人或使用電腦列印體，以便出現問題時可為當事人鑑別材料真偽提供筆跡依據。2.製作單位認真製作。首先，按照中組部的相關規定：（1）檔案材料製作部門必須嚴格規範製作幹部人事檔案材料，建立健全乾部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起一個月內按要求送交幹部人事檔案管理部門歸檔並履行移交手續；（2）對於歸檔材料填寫不規範、手續不完備，或材料上姓名、出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、職稱材料、幹部任免等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作、補辦手續，或者由具有幹部管理許可權的組織人事部門審改並加蓋公章；（3）歸檔材料一般應為原件，證書、證件等特殊情況需用影印件存檔的，必須註明複製時間，並加蓋材料製作單位公章或幹部人事關係所在單位組織（人事）部門公章[2]。其次，實行製作、稽核人員署名制。人事檔案的唯一性和不可再生性要求材料製作人員必須高度負責、認真製作、細心稽核。為了增強建檔人員的工作責任心，把好材料“製作關”和“稽核關”，建議每一個環節的材料製作和稽核都應該實名簽署責任制，並填寫材料製作和稽核目錄備考表，存放於當事人案卷之後，以確保當事人檔案材料的真實性和完整性，防止偽造和虛假材料進入個人檔案，一旦發生重大事件，即可追究相關人員責任。3.檔案部門嚴格把好“入口關”。首先，人事檔案管理部門應當建立聯絡制度，及時掌握形成檔案材料的資訊，主動向材料形成部門、幹部本人和其他有關方面收集幹部人事檔案材料；在接收檔案材料時應當按照規定，嚴格把好材料“入口關”，認真稽核、鑑別歸檔材料是否辦理完畢，是否物件明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、資訊準確、填寫規範、手續完備等[3]。如個人履歷及學歷學位前後是否一致，考核材料、入黨材料、獎懲材料、工資材料、任免考察材料、崗位變動以及畢業生就業派遣材料等是否齊全、完整；有無不符合歸檔要求的材料進入幹部個人檔案等，發現問題應及時與製作部門聯絡、溝通、退回、更正。其次，檔案管理部門應當選派政治素質高、原則性強且具有高度責任心、懂專業、懂業務的人員擔任人事檔案管理工作；堅決防止檔案管理人員直接或間接參與塗改、偽造、抽取、撤換、銷燬檔案材料等弄虛作假的行為發生，一經發現應當認真追究、嚴厲查處；對造假情節特別嚴重者，除立即調離崗位之外，還應追究相應的刑事責任。
三、完善人事檔案的歸檔範圍
1.幹部的誠信記錄。首先，何謂誠信？誠，即真誠、誠實；信，即守承諾、講信用。基本含義是守諾、踐約、無欺。將幹部的誠信記錄納入人事檔案的歸檔範疇，建立幹部的誠信檔案，有助於幹部的社會誠信、道德誠信和法律誠信；尤其對個人“三齡一歷”、自然狀況的如實提供也可以起到誠實守信的作用[4]。2.幹部的廉政建設。從愛護幹部的角度出發，本著負責的態度，將幹部的個人財產、重大事項、廉政建設、離任審計等材料納入人事檔案的歸檔範圍，按照實事求是的原則，建立幹部的廉政檔案，一方面對多數幹部可以起到保護作用，維護他們的合法權益，為組織部門考察任用幹部提供參考依據；另一方面可以避免和減少一些“問題”黨員幹部“帶病上崗”，對他們起到一定的警示作用和監督作用，提醒他們警鐘長鳴、自警自勵，防患於未然。3.幹部的業績材料。建立幹部的業績檔案，肯定他們的科研成果和創新能力，有助於調動幹部的工作積極性，鼓勵奮發向上，開拓進取，增強責任感和榮譽感；同時對於加快人才建設、攻克難關，多出成果，早出成果，創造佳績，為我國經濟建設的騰飛造就輝煌起到重要的促進作用[5]。四、人事檔案的管理只能加強，不能削弱1.領導幹部應當真正從思想上、觀念上增強檔案意識，重視和加強人事檔案工作，完善機制，規範管理，確保人事檔案的真實性，為選拔人才、任用人才提供真實可靠的憑證依據。2.人員建設只能加強，不能削弱。既要挑選政治素質好，責任心強的人員擔任材料製作工作和檔案管理工作，又要加大培訓力度，努力提高他們的檔案專業水平和業務能力，嚴格把好材料“製作關”和“入口關”，防止不符合歸檔要求的材料進入人事檔案。3.增加經費投入，添置相應裝置，改革落後的手工管理方式，加快資訊化建設的步伐，提高現代化管理能力，提高工作效率，使人事檔案管理能夠與時俱進，與新時期各方面發展相同步。4.構建一個人事檔案管理資訊交流的平臺，採取多種形式，組織檔案人員走出去、請進來、互相學習、互相交流、取長補短、達成共識、共同提高[6]。總之，完善人事檔案的管理機制，確保檔案憑證的真實性，不僅需要各級領導的大力支援，而且需要當事人本人、製作人員、歸檔人員、管理人員等多方面的配合和協作。只有加強管理、規範製作、從嚴把關、嚴格管理，才能真正發揮人事檔案在人才建設中的作用，才能為組織人事部門因人而異、知人善任、科學用人、合理選拔提供真實、可靠的憑證依據，才能防止和杜絕“羅彩霞”、“王亞麗”等“假身份”、“假學歷”、“假履歷”、“假年齡”、“假工齡”等造假事件的再次發生。
參考文獻
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人事檔案日常管理工作範文 篇七
人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到完善，而且對於不斷優化技術人才結構等都具有重要的推動作用。當前，在檔案管理的具體工作過程中，還存在一些較為突出的問題。主要是：個別單位的工作人員沒有能夠充分認識到人事檔案管理的工作職能，對此沒有產生足夠的重視，對人事檔案管理工作的內容過於片面化，誤認為人事檔案管理就是簡單的抄寫以及對檔案的保管；在人事檔案收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價值沒有得到充分發揮；在人事檔案管理的具體手段上，仍然沿用著以前較為傳統的管理模式，不能隨著社會發展需要而進行不斷創新；在一些單位當中員工對基本的電腦知識以及日常的檔案管理軟體等專業技能都不具備，在查詢檔案時還是沿用傳統的人工查詢的方法，嚴重影響了人事檔案管理的效率和工作水平。
二、和諧管理理論的具體內容
在我們通常熟知的管理學理論當中，其中一項非常重要的內容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內部組成的各個部分內容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態，從而最終實現整體性的功能。對於人事檔案管理單位來說，隨著現代社會激烈競爭壓力的增大，通過一定的和諧管理理論手段，並不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會貫通在自己工作當中，使人力資源在管理能力和服務水平上得到較快發展和提升，對於有效解決突出問題、構建和諧勞動關係具有重要的促進作用。具體來講，和諧管理理論的內容主要體現在兩個方面：首先，所謂和諧管理，需要將各個要素進行不斷優化升級，才能夠促進整體和諧的充分實現。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關理論知識，對其進行前期的理論改善，從而為後期成效輸出提供準備。在和諧理論管理中，其所謂的系統輸出，簡單來講就是在一定條件下，在還沒有對原先的自身精神狀態進行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務狀態表現出來的過程。其次，在和諧管理理論知識構成中，其具體內容包含的利益價值，實際上是一種精神內在體現和效果的外在表現。人事檔案管理單位在其具體的工作職責中，對其單位的組成成員進行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質手段和相關的生存手段提供給員工使用，與此同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現其自身價值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對其精神境界的提高也起到一定的促進作用。
三、人事檔案管理中和諧管理理論的應用
在日常的檔案管理工作中，通過對管理學中和諧管理理論的以及其所存在的問題等進行綜合分析後可以看出，為了在一定條件下發揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以對和諧管理理論的重視和應用。
(1)進一步提高人事檔案工作的科學化水平。在日常的管理工作中，提高對人事檔案管理機構工作的要求，並不斷完善人事管理機構的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過程中，做到合理和準確，並將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理的日常工作中來，對人事檔案管理機構組織進行有效保障，降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所佔的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開展。通過這種途徑可以有效的將外界準確及有效的資訊提供給相關的領導，從而幫助他們較好的開展人事任免工作和獎懲措施。
(2)進一步加大人事檔案管理中的資訊化程序，在具體的實施過程中要充分運用和諧理論知識，在工作過程中可以構建電子檔案的資料庫，充分發揮人在主觀能動性上的先天優勢，在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現代資訊科技的不斷髮展，在人事檔案管理領域出現的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計算機硬體的影響較大。因此，在日常工作管理當中，要不斷的合理的運用電子計算機技術，從而在具體的工作中能夠和現代化辦公裝置相協調。通過運用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領導層對員工做出正確的決策和分析。
(3)在日常工作中，要不斷的加強在人事管理中的程式交接流程的規範，在人事檔案管理的交接過程中，具體內容需要更加的嚴謹，自身也存在著一種巨大的責任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴格按照相關程式來進行，從而更好地實現檔案的完美交接。
(4)在和諧管理理論的推動下，要不斷的加強人事檔案管理的日常儲存工作。在人事檔案管理的儲存工作中，需要將其具體的原則內容充分貫徹進來。儲存工作中=要根據單位的實際情況來進行分析，從而做到與其相關管理制度和規範制定的合理性和準確性。通過以往的實踐我們就能看出，通過科學準確的人事檔案管理儲存工作，對單位職工以及領導能夠起到重要的監督作用，從而引導他們更好地開展人事檔案管理日常工作，更好地發揮好人力資源的優勢。
四、結束語
人事檔案日常管理工作範文 篇八
所謂人事檔案管理工作，實際上就是收集檔案、整理檔案、保管檔案、鑑定檔案，為其提供系列性的活動。從目前發展來看，我國在人事檔案管理工作中，需要根據相關工作部門的政策要求，在認識檔案中記錄工作經歷、思想品德情況、個人工作能力、個人今生情況等等，對人力資源的開發以及管理工作具有非常重要的作用。從近些年的發展來看，隨著我國不斷加大人事制度方面的改革，人才流動也愈加頻繁，但是事業單位在人事檔案管理工作中普遍存在著一些問題面臨非常大的挑戰。
二、人事檔案管理工作存在的問題
（一）從事人事檔案管理工作人員綜合素質不理想。我國目前人事檔案管理人員普遍存在著理論知識不足、文化知識不理想的問題。部分人事檔案管理工作人員仍然堅持傳統管理理念，與社會實際需求相脫節，缺乏創新性管理，實際的管理效果並不是非常理想。人事檔案的管理工作非常瑣碎並且連續性非常強，如果不能夠投入非常大的人力和精力，那麼實際的管理效果並不會非常理想。由於體制改革的影響促使事業單位編制不斷減少，人事工作部門兼任了人事檔案管理工作，但是由於管理工作人員缺乏專業性，缺乏認識檔案收集的專業意識，使得一部分檔案並沒有及時歸檔，職業檔案存在著一定的缺失。總之，社會經濟的日漸發展促使人員流動性日漸加強，因此，檔案管理工作人員也存在著較為頻繁的調換，人事檔案管理效率受到了阻礙，實際的管理效果並不是非常理想。
（二）人事檔案管理工作資訊化不理想。科學技術日漸發展促使事業單位普遍採用資訊化人事檔案管理系統，資訊化水平不斷提升。從目前人事檔案管理工作來看，部分事業單位仍然沒有使用較為先進的管理手段，大部分單位仍然沿用傳統人事檔案管理方式，手工操作式的人事檔案管理花費巨大的時間和精力，實際的檔案保管並不是非常理想，工作效率不高。在調取人事檔案的過程中，管理工作人員需要花費大量的時間和精力來進行稽核以及調取，缺乏時效性並且人事檔案更新速度也並不是非常理想。
三、人事檔案管理和利用對策
（一）提升人事檔案管理工作人員綜合素質。事業單位在實際工作過程中，需要重視人才管理工作，加大人事檔案管理工作力度，認識到工作的業務性、政策性以及保密性等，提升實際的管理工作效率。國家人事管理制度日漸發展促使社會工作日漸深入，人事檔案管理工作部門迫切需要高素質、複合型人才。在人才招聘過程中，需要挑選工作作風更加正派並且具有工作責任心的工作人員，這樣才能夠真正做到嚴守祕密，工作更加誠懇。此外，認識檔案管理工作工作人員需要重視自我完善，不斷學習，提升自我。相關主管工作部門需要認識到人事檔案管理工作人員綜合素質的重要作用，定期性開展業務知識方面的培訓工作，鼓勵工作人員更好、更加及時把握先進人事檔案管理知識以及人事檔案管理工作經驗，使得人事檔案管理工作與社會發展需求相配合，提升事業單位人事檔案管理利用效率。
（二）重視人事檔案管理工作的資訊化。經濟社會的日漸發展促使科學技術的不斷進步，資訊化則成為社會發展的重要發展趨勢，這也就為事業單位人事檔案管理工作提出了更高的要求。現代化的人事檔案管理工作成為了社會發展的趨勢要求，同時也是符合人事工作制度改革以及發展需求，對促進社會主義現代化發展具有非常重要的作用，因此，事業單位的人事檔案管理工作需要符合檔案資訊發展需求。作為人才資訊發展的重要資源庫，需要更加合理利用人事檔案資訊庫，儘可能發揮資訊化重要作用，充分利用現代化技術手段，提升人事檔案管理方面的實效性，促進人事檔案管理工作的現代化以及資訊化。總之，為了能夠提升事業單位人事檔案管理工作效率，需要重視應用資訊化管理方式，堅持紙質檔案管理工作與計算機無紙化人事檔案管理相結合的方式，提升人事檔案管理有效性。在人事檔案管理工作過程中，需要充分利用計算機網際網路技術，創新人事檔案管理工作，藉助網路可以有效共享不屬於保險範圍的相關認識檔案資訊，為社會提供更加高效、更加優質的人事服務，提升工作便捷性，同時提升人事檔案管理利用有效性。
（三）完善人事檔案管理工作效率。在人事檔案管理工作過程中，完善人事檔案管理工作制度非常的重要，符合管理工作部門。相關管理工作部門需要完善相關管理制度，明確人事檔案管理工作人員工作職責，同時還需要詳細規定檔案核對、檔案保管以及檔案查閱等，人事檔案管理工作人員需要明確自身肩負的重要責任，規範各項工作制度，定期性核對人事檔案，保證檔案號碼與檔案名冊保持一致性，進而及時的發現問題並且有效的解決問題。此外，在人事檔案管理工作過程中，需要嚴格的執行相關保密制度，為檔案安全性以及準確性提供保障。此外，還需要針對檔案目錄、檔案樣式以及檔案規格等方面進行嚴格規定，提升人事檔案一致性，為人事檔案的流轉提供保障。需要不斷規範查檔工作，需要保障單位籤授同意書，並且填寫檔案借閱的審批表，嚴禁出現私自銷燬以及私自儲存等問題，同時也嚴禁避免出現人事檔案轉遞的問題，也就是說，人事檔案必須通過機要渠道來進行傳遞，嚴禁出現郵寄或者是自帶，提升人事檔案管理規範性，構建更加完善的認識檔案管理工作制度。
人事檔案管理 篇九
關鍵詞：醫院人事檔案；資訊化管理；路徑研究
隨著社會的進步發展，醫院的各種管理體系也在不斷地進行改變和完善，醫院的管理趨向規範化，醫院人事檔案管理也就變得越來越重要。醫院通過資訊化技術對人事檔案進行有效管理，從而使人事檔案管理的工作效率和準確性都得到很好的提高，更有利於醫院的穩定發展。
一、醫院人事檔案資訊化管理的意義
將資訊科技應用到醫院人事檔案管理中，採用計算機資訊平臺系統進行人事檔案資料的錄入，讓醫院的人事檔案管理人員可以從繁重的資料資訊整理和錄入工作中解放出來，讓錄入檔案資訊的工作量得到很大降低。對於人事檔案的儲存來說，人事檔案材料可以通過計算機網路錄入到光碟硬碟或者網路雲盤上，不但節省了各種資源，還可以長期完整儲存資訊資料，而資訊資料在儲存過程中不會發生任何的變化，從而讓醫院人事檔案資訊管理效率得到提高。在資訊化檔案管理平臺系統的建立下，醫院人事檔案資訊管理可以建立資料庫，便於醫院人員檔案資訊的查詢和統計。在進行檔案查詢時，只需要在資訊平臺系統中輸入一些相關的檔案資訊或者關鍵字，就可以快速、準確、全面地找到所需要的資訊，為查詢人事檔案資訊提供了便捷，逐步實現醫院資訊管理的現代化建設目標。
二、醫院人事檔案資訊化管理的現狀
（一）人事檔案利用效率較低
目前，很多醫院即使開展了檔案資訊化建設工作，卻依然有許多醫院需要通過手工操作來實現各項工作的落實，紙質檔案也沒有及時實現掃描上傳，並進行資訊化管理。因此，導致醫院無法通過資料搜尋實現對檔案資訊內容的應用，對檔案資源資訊也無法進行有效利用。與此同時，由於很多醫院並未對人事檔案資訊化建設工作的開展進行全面的普及，對於該工作的落實也只是開展了電子裝置的更新與軟體的應用，人事檔案管理部門的工作人員精力其實主要放置在其他環節上，存在對裝置軟體應用認知不足的現象。此外，由於檔案庫房當前仍然需要進行優化改善，這樣就無法保證人事檔案管理工作真正實現依託資訊化管理來實現檔案資源的有效分析與應用，因此也就無法真正發揮出人事檔案資訊化建設工作開展的實際意義。
（二）人事檔案資訊內容較少
近年來，科技力量的提升推動了資訊科技的進一步發展，而且隨著資訊科技的不斷普及，極大地方便了人們的日常生活與工作。因此，很多醫院在開展人事檔案管理工作中，正在逐步使用電子檔案管理的模式來實現提升各項工作落實的實際效率，同時很多醫院也基本實現了從傳統的紙質檔案管理轉變為電子化的檔案管理。但是，就當前實際情況來看，很多醫院在人事檔案資訊管理工作內容的落實上，仍是以工作人員的從業經歷、個人簡歷以及職稱和學位學歷等內容進行錄入，對於醫護人員自身的能力水平、醫療技術水平等資訊內容的錄入情況並不十分理想。同時。檔案資訊更新速度也十分緩慢，無法通過利用檔案資訊資源的內容，實現滿足後續發展的實際需要。這種資訊滯後的現象，勢必會影響到醫院的長期發展。此外，在長期的粗放式管理模式下，醫院人事檔案管理工作的專業性並不明顯，不能保證做到將不同的檔案與材料進行獨立化處理，並由專人進行負責。值得注意的是，很多醫院整體的建築面積較小，可用房間數量十分緊張，由於人事檔案管理工作的開展所佔據的資料比例較大，這時就會存有大量的紙質檔案，然而在紙質檔案的掃描進行數字化轉換工作開展的過程中，並不能保證紙質材料內容的全面性錄入，導致由於資訊內容較少而無法真正發揮醫院檔案資訊化管理的實際意義。
（三）管理人員的綜合素質較差
想要保證管理工作的落實質量，必須要保證人才的供給質量。畢竟，所有工作的開展都需要通過人力進行運作，尤其是針對人事檔案資訊化管理工作的開展來看，工作人員自身必須要具備檔案管理的專業理論知識。同時，也要具備一定的人事管理知識，在資訊科技應用的過程中更要具備較強的資訊化應用能力，以此才能保證在檔案管理工作落實上，通過人才質量的優勢實現資訊化管理工作開展的實際意義。但是，就當前醫院整體的實際情況而言，過去粗放式的管理模式使檔案管理部門一直處於邊緣化的狀態，因此在管理人員使用上，大多數也是以科室將退休的人員為主，將其轉移到檔案管理室進行工作的開展，所以其自身並不具備檔案管理的實際能力。即使部分醫院在人事檔案管理工作中，聘用了相關專業的人才，且其具備一定的實踐經驗，但是在開展資訊化管理工作程序後，其綜合業務素質能力仍然無法滿足人事檔案管理工作的現實需求，這時勢必就要通過教育培訓工作的開展來使其具備綜合性的能力，從而才能補齊短板。與此同時，對於人事檔案管理工作的開展來看，也需要與其他部門產生直接性的聯絡。但是，受過去管理體制的影響，很多檔案管理人員在崗位開展工作時，態度散漫、不積極，而且也沒有外部約束指導來實現內部保障，在與其他部門進行配合時常有不愉快問題的發生。因此，在這一點上，如果無法保證人事檔案管理工作人員的綜合素質與專業能力水平，勢必也會導致在資訊化管理工作落實上無法取得積極的效果。
三、優化醫院人事檔案資訊化管理的措施
（一）建立完善的醫院人事檔案管理制度
建立完善的醫院人事檔案管理制度，可以更加有效地保障人事檔案工作順利開展，可以明確各個部門員工的工作流程，對人事部門與其他部門科室的溝通、協調進行了強化，讓每位員工都能夠積極地完成自己的工作。但是，還是會有醫院人事檔案管理制度不完善的情況，這樣就會導致員工的工作態度消極，不能全心投入，工作效率變低，很容易對醫院的整體運營效率產生影響，對醫院的穩定發展不利。醫院要完善人事檔案管理制度，首先要完善醫院人事檔案資訊化建設，保證人事檔案資訊化建設與醫院實際運營管理目的統一，結合醫院實際的情況，充分了解現有的人事檔案管理辦法，制定符合醫院人事檔案管理實際情況的資訊化建設目標，保障人事檔案資訊化系統可以發揮出應有的作用，從而提升人事檔案資訊化管理的效果。建立完善的醫院人事檔案管理制度還可以保障醫院人事檔案資訊化管理的安全，有效杜絕檔案洩露對相關工作人員和醫院產生不好的影響。醫院要大力支援人事檔案資訊化管理建設，加大對資訊化建設的投入，建設穩定安全的檔案資訊化管理平臺，有效節約醫院的人力、物力，使醫院的整體效益得到保障。醫院的人事檔案管理制度要明確規範人事檔案資訊化工作，各個環節及步驟，將工作職責具體劃分到每個員工身上，實施工作責任制，對工作人員的不良行為進行約束，糾正隨意的工作作風。為了保障醫院人事檔案資訊化管理的安全，要注重網路安全技術的研究，要不斷更新加固人事檔案網路系統，避免因為網路系統原因影響員工檔案資訊的安全。醫院人事檔案管理工作也要對檔案資訊的調取和瀏覽進行準確地記錄，具體記錄檢視的時間與範圍，從而保證醫院的檔案資訊一直處於嚴格的管理與監控下，實時地確保醫院人事檔案資訊的安全。
（二）加強醫院人事檔案管理人員的業務培訓
醫院人事檔案管理人員的業務水平對檔案管理工作高效率、高質量開展會產生很大的影響。醫院在招聘人事管理工作人員的時候，會存在對工作人員綜合素質沒有進行全面考察的情況，這樣就會導致醫院新入職的部分工作人員只擁有非常基本的人事檔案管理能力和相對熟練的計算機操作水平，工作人員對待工作不能很好地投入，工作態度不端正，工作過程中馬虎大意，不夠認真仔細，這樣的工作情況很容易會給醫院的人事檔案管理帶來隱患，威脅醫院管理的安全問題。有些醫院存在一些人事檔案管理工作人員年紀偏大的現象，這樣的工作人員雖然人事檔案管理經驗豐富，但是他們對於計算機使用能力稍顯不足，無論是在人事檔案資訊資料錄入速度方面，還是在檔案資訊查詢方面，都給他們造成極大的困擾。所以，醫院在招聘時就要加強專業人才的聘用，選擇具有熟練計算機技術以及資訊管理經驗的有關人才，重視工作人員的綜合素質。醫院應定期組織人事檔案管理人員進行培訓學習，加強相關工作人員的專業知識儲備，培養工作人員專業能力，進行思想道德方面的教育，使其擁有較高的工作責任感，提高其工作的積極性和工作的效率。還可以安排人事檔案管理人員到大醫院學習先進的人事檔案資訊化管理模式，然後將其優點與於本醫院人事檔案管理進行融合，有效地促進本醫院人事檔案管理模式不斷更新，緊跟時展的腳步。醫院還應針對人事檔案管理工作建立一定的獎懲制度，對檔案管理人員的工作情況、工作效率等全面進行考核，對工作認真負責、效率高的人員進行獎勵，鼓勵上進員工；對工作態度鬆懈，工作效率低且經常出錯的人員進行適當的懲罰，獎懲制度一定要做到公平、公正、公開。
（三）定期更新維護人事管理相關裝置、系統
醫院人事檔案資訊管理工作一定要保證檔案資訊的安全性，有效防止檔案資訊被無關人員盜用，保護員工的個人資訊保安。醫院人事檔案管理應用計算機網路技術進行檔案的儲存與管理，必須要加強計算機系統的安全性，加強網路安全防火牆建設，保障檔案資訊儲存和錄入過程中的安全性，避免惡意病毒入侵檔案管理系統，有效防止人事檔案資訊被他人獲取。醫院必須要對檔案資訊的建設工作加以重視，加強人力、物力以及資金的投入，從而建立現代化、資訊化的檔案資訊管理系統。醫院人事檔案資訊管理工作人員要不斷提高自身工作的安全意識，深刻認識到人事檔案資訊的重要性以及檔案資訊被洩漏的嚴重後果，不斷增強工作的責任感與使命感，在工作過程中嚴格規範自己，提高資訊保護的安全意識，從而有效保護人事檔案資訊的安全。醫院的相關領導也應該重視人事檔案管理系統軟體以及硬體裝置的更新，相關技術人員要定期對檔案管理系統軟體進行更新，定期對計算機裝置進行檢修，有問題的裝置及時進行維修，功能不完善的裝置及時進行更換。醫院人事檔案管理人員要有相對熟練的計算機應用技術，從而可以獨立地定期對計算機的安全性進行檢查，及時發現問題和相關的風險，從而更加完善醫院的人事檔案管理資訊化建設。
作者：鄭園 單位：陝西省腫瘤醫院
醫院人事檔案管理篇2
關鍵詞：醫院檔案管理；精細化管理模式；管理滿意度評分；應用研究
0引言
隨著我國醫療水平的提升，醫院檔案管理工作也愈加繁複[1]。但在醫院檔案管理上，原有的常規管理措施存在不少問題。例如，因管理模式的落後，導致檔案資料遺失；因管理效率低下，導致資料提取率不高，珍貴資源不能很好地被利用；因人員分工不明，出現責任推諉的現象，導致各個部門對檔案管理工作的評價偏低[2]。從醫院長遠發展出發，為提升醫院的管理水平和工作效率，引進精細化管理模式很有必要。精細化管理模式源於中大型企業，通俗來說，精細化管理就是通過對管理內容進行細分，將每一個事項都落實在責任人身上，從而達到事無鉅細均有管理的目的[3]。在很長的一段時間內，醫院檔案管理都是簡單地圍繞整理、存放、借閱、歸還的步驟進行管理。從檔案儲存的視角來看，粗糙的管理模式容易造成資料丟失、損傷，簡陋的檔案室容易引起紙質檔案受潮、發黴，工作人員不合理的分類將為後期資料查詢埋下隱患；從檔案管理人員的視角來看，因缺少完善的管理體系，需要花大量的時間去整理資料、尋找資料、監督資料歸還，工作量非常大，但管理效果差；從借閱者的視角來看，借閱檔案資料需要經過多個人員的審批，從發起申請到收到資料，需要數天甚至10多天的時間，大大降低了工作效率，同時也降低了通過調取檔案研究專業知識的積極性；從醫院管理團隊的視角來看，煩瑣的審批流程、檔案管理層出不窮的問題將佔據他們大量的精力。因此，對醫院檔案進行精細化管理，對每一位醫療行業工作者而言，都是有利無弊的。目前，僅有少數的醫院在嘗試精細化管理模式，相關研究也很少。本文通過對精細化管理模式與常規管理措施的對比研究，以期為醫療行業採用精細化管理模式提供實踐依據。
1資料和方法
1.1一般資料
從某醫院2020年2月至2021年1月的檔案中隨機選取100份採用常規管理措施進行管理，從2021年2月至2022年1月的檔案中隨機選取100份採用精細化管理模式進行管理，並將它們分別命名為對照組和觀察組。兩組檔案中均隨機包含了人事檔案、技術檔案、病歷檔案、行政檔案、會計檔案等，兩組檔案的型別無明顯差異，具有可比性。2020年2月至2021年1月，該醫院檔案管理人員共計44名，平均年齡為35.5歲，其中男性24名，女性20名；2021年2月至2022年1月，該醫院檔案管理人員共計43名，平均年齡為36.3歲，其中男性23名，女性20名。所有參與研究的檔案管理人員均符合以下條件：①從事檔案管理工作的時間超過3年；②在2020年2月至2022年1月兩年間均正常在職工作，無超過5天以上的病假或產假。
1.2方法
對照組資料採用常規檔案管理措施：檔案管理人員根據自身的主觀意識，將檔案進行簡單、粗糙的分類，然後將檔案搬移至檔案架上存放，當有人需要尋找檔案時，再安排人員查詢。觀察組資料採用精細化管理模式，從完善檔案管理制度、提高檔案管理人員工作素養、推動檔案管理數字化轉型、明確檔案管理崗位的人員職責、建立安全保護網等維度著力，制定契合精細化管理的方案。（1）建立並優化資料庫。隨著醫院規模的不斷擴大和新員工的不斷增加，醫院管理的檔案數量也在不斷增加。早期常用的粗放式管理模式與現階段醫院的發展模式並不完全一致。因此，醫院應全面優化和調整檔案資訊管理，建立完整的電子資料庫，實現精細化管理的目標。通過不斷調整和優化資料庫，歸檔內容更加統一，建立過程中必須考慮3個方面。第一，資料庫的機密性。該檔案包括從中學到工作階段的所有個人書面資訊，在建立、使用資料庫以及資料儲存時，要特別注意保護個人隱私。第二，資料庫的準確性。檔案除了記錄個人基本資訊外，還可以反映幹部的科研水平和專業能力，是崗位競爭和職稱晉升的重要依據。第三，資料庫的效率。資料庫具有模糊搜尋功能，員工可以根據自己的實際需要查詢相應的內容，提高查詢效率。（2）完善檔案管理制度。在新的醫療環境下，為了更好地滿足醫院發展需求，一定要構建具有高效率、長遠性的檔案管理制度。通過建立一套科學高效的管理制度，長期指導檔案管理工作，將檔案管理工作細緻到每一個步驟，對各個部門、各個崗位的工作起到引導、約束的作用，促進管理者在工作中有理可依、有據可循，並通過不定期的考核，對工作人員進行監督。（3）提高檔案管理人員的工作素養。醫院檔案具有種類多、來源雜、數量多等特點，對於管理人員來說，這既是體力活也是腦力活。精細化管理模式的落地，關鍵在於人，因此，工作人員素質的提高至關重要。對人員素養的提升，既有專業水平的提升，又有思想理念的提升。首先，要讓檔案管理工作人員意識到檔案管理工作的重要性（這不只是一份簡單的整理分類工作，而是醫院長遠發展的堅定基石），通過優秀案例分享，激發他們不斷學習，提升檔案管理的能力。其次，要開展各種提高專業技能的培訓活動，包括分析以往工作中存在的問題、學習檔案資訊管理技術、建立工作獎懲制度、組織優秀工作人員外出參觀學習、邀請檔案管理專家現場指導等，增強檔案管理人員的精細化管理認知。（4）推動檔案管理數字化轉型。隨著時代的進步，紙質檔案管理模式已經不能滿足現代機構的檔案管理需求。精細化管理模式加強資訊化建設力度，推動檔案管理向數字化轉型，運用成熟的大資料資訊科技，實現檔案自動分類和批量化處理。在平臺搭建前期，管理者將建立起共享資料，並給予院內工作人員不同層級的管理/查閱許可權，方便查詢檔案資源及內部資訊傳遞，在降低檔案管理人員工作量的同時，提升檔案提取的便捷性。數字化管理還可避免檔案丟失、損壞等情況，各個部門、各個崗位的工作人員在查閱檔案時，整個過程都被記錄，進一步加強了檔案的精細化管理。（5）明確檔案管理崗位的人員職責。作為一個擁有40餘名檔案管理人員的醫院，難免會因為某個工作人員的失誤/不負責導致檔案管理出現紕漏，明確每位檔案管理人員的工作內容和工作責任很有必要。通過制定崗位職責表，明確每一個崗位的工作標準，每一項工作都落實到具體責任人身上，每一個細節都有評判依據。（6）建立安全保護網。醫院檔案牽涉醫院、醫生、患者等多個方面，在檔案管理向數字化轉型之後，檔案資訊的儲存和共享的安全性需要得到保證。在精細化模式下，需要由專人來負責檔案資訊的安全。例如，在前期設定安全模式，並對安全裝置進行定期的維護；在系統內設定檔案借閱到期預警裝置，提醒借閱者如期歸還，如仍未如期歸還，可通過電話通知、共享平臺許可權回收等方式提醒借閱者；還可以與資訊工程企業合作，對重要檔案使用加密技術、設定防火牆等，最大化保障檔案的安全，充分實現檔案的價值。
1.3觀察指標
使用自制的檔案管理表，記錄兩組檔案的整理、存放、借閱、歸還等情況，最後計算出兩組檔案管理的齊全率、丟失率、提取率、滿意度。齊全率與提取率總數值為100%，數值越高表示管理效果越好。滿意度總分為100分，超過90分表示滿意，80～90分表示一般，低於80分表示不滿意。滿意度通過80分以上的人數之和除以總人數再乘以100%得到。
1.4統計分析
採用SPSS23.0統計軟體對得到的資料進行分析處理，計數資料為n（檔案數量每組分別為100份，評分人數每組分別為20人），採取χ2進行檢驗；計量資料用（x±s）表示，使用t檢驗，P＜0.05證明差異具有統計學意義。
2結果
（1）觀察組的齊全率、提取率均高於對照組，觀察組的丟失率低於對照組（表1）。（2）醫院各個部門（包含基層部門與管理部門）對檔案管理的滿意度評分，觀察組高於對照組（表2）。
3結語
在中國醫療體制不斷改革的今天，提升內部管理水平和醫療服務水平同等重要，這也是參與醫院間良性競爭、促進行業積極進步的重要環節[4]。本文對總計200份檔案分兩組進行研究，從優秀企業檔案管理中提煉管理方法，結合該醫院的基本情況和長遠需求，將精細化管理模式通過觀察組實踐與使用常規管理措施的對照組進行對比，經過長達兩年的觀察、統計、計算、總結，發現使用了精細化管理模式的觀察組，檔案齊全率為100%，檔案丟失率為0，檔案提取率為99%，各部門對檔案管理工作滿意度為95%，遠優於對照組（檔案齊全率為92%，檔案丟失率為8%，檔案提取率為81%，各部門對檔案管理工作滿意度為65%），由此可以說明，精細化管理模式通過完善檔案管理制度、提高檔案管理人員工作素養、推動檔案管理數字化轉型、明確檔案管理崗位的人員職責、建立安全保護網等方法，能夠有效避免檔案丟失、損傷；減少因儲存不當造成的檔案受潮、發黴現象；在降低檔案管理工作人員工作強度的同時，提升各部門人員借閱檔案的便捷性和對檔案管理工作的滿意度。通過運用精細化管理模式，該醫院的檔案管理水平有了質的提升。從該醫院發展來看，精細化管理模式在該醫院檔案管理中的運用，將大大提升該醫院在城市中的競爭力；從醫療行業發展來看，隨著精細化管理模式被各個醫院引入，我國醫療行業將向前邁進一大步。綜上所述，通過為期兩年的研究對比，將精細化管理模式引入醫院檔案管理，效果明顯，值得在各個醫院落地使用。在不遠的未來，大多數醫院將通過應用精細化管理模式來提升檔案管理工作效率，強化檔案管理質量，減輕檔案管理工作負擔，推動醫療行業長遠健康發展。
作者：崔文昕 單位：曲阜市人民醫院
醫院人事檔案管理篇3
關鍵詞：醫院；人事檔案；業務流程；資訊化
為了進一步提高醫院的服務質量，醫院要對現有的管理制度進行改進。在各類管理中，人事檔案管理是一項重要工作，不僅影響醫院管理水平的提升，更關係到醫院的未來發展。隨著資訊科技的不斷髮展，各大醫院積極開展人事檔案資訊化建設，旨在進一步完善管理模式，提高管理質量和管理效率，保證各項醫療服務工作順利開展。
一、醫院開展人事檔案管理資訊化建設的意義
醫院的人事檔案具有一定的特殊性，需對人事檔案材料進行單獨存放，並由專人保管。在傳統的人事檔案管理模式中，醫院並未採用先進的管理技術和手段，檔案的管理效率和利用率較低，部分工作需要通過檔案管理人員操作。若使用者需要查詢某一檔案，不僅會增加查詢難度，還可能會面臨最終查詢的檔案內容不完整，不僅無法滿足使用者對檔案的需求，還會進一步增加檔案管理人員的工作量。醫院引進資訊科技開展人事檔案管理，可充分發揮資訊系統大容量儲存空間的優勢，保證大量的人事檔案得到高效儲存，還能確保資訊在第一時間得到收集和整理。當使用者需要查詢檔案時，只需輸入關鍵詞，即可查詢到與之相關的內容，並做出合理決策。同時，將人事檔案管理與資訊科技相結合，可以減輕工作人員的工作強度，提高工作效率，保證檔案的準確性和完整性。檔案管理人員在錄入檔案資訊時，只需發揮計算機的作用，即可保證檔案得到全面錄入與儲存，還可減少對檔案原件的使用，保證檔案的安全。檔案人員可將大量的人事檔案資料儲存到相應的資料庫中，還能對檔案進行備份。若採用傳統的管理方式，在進行檔案保管時，要建設專門的庫房，會增加資金投入。如果檔案保管不當，可能會受到外界環境的影響而發生損壞。
二、醫院人事檔案資訊化建設的主要特點
1.醫院人事檔案的特點
第一，現實性。人事檔案是醫院選人和用人的重要依據。要保證人事檔案內容準確全面，才能使相關負責人在選人時能夠值得借鑑，根據員工的具體表現和經歷做出相應的決斷。因此，醫院的人事檔案具有很強的現實性。第二，流動性。人事檔案並非一成不變。當檔案管理人員為某一員工建立檔案後，會根據其具體的表現和工作內容的變化及時補充檔案內容。比如，員工有晉升、呼叫等經歷時，其經歷均會在檔案中得到補充。因此，人事檔案具有一定的流動性。第三，保密性。由於人事檔案中記錄了員工的個人經歷和家庭情況，這些內容屬於個人隱私。若要查閱員工的檔案，則需遵守保密制度，避免洩露員工的個人資訊。
2.資訊化人事檔案的特點
第一，數字化。醫院引進資訊科技後，人事檔案的儲存形式將會發生變化。人事檔案將會由原有的紙質形式轉變為數字化形式，檔案人員需將其錄入專門的資料庫之中。若需使用檔案，即可查閱電子檔案。第二，智慧化。隨著計算機技術的蓬勃發展，檔案人員可利用資訊科技對檔案進行高效管理，從而有效降低其工作強度和壓力。隨著技術的不斷完善，檔案管理也將逐漸邁向智慧化，從而更好地滿足使用者的需求。第三，網路化。檔案人員可應用資訊科技對人事檔案的相關資料進行高效採集和整理，並根據使用者的需求，為其傳遞相應資訊。這樣不僅可以對傳統的業務流程進行優化，也使得檔案管理工作突破時間和空間的限制。
三、醫院人事檔案管理中存在的問題
1.缺乏完善的管理機制
現階段，與人事檔案管理相關的法律法規還有待進一步完善。現有的法律制度無法結合人事檔案管理的實際情況，其內容大多比較籠統，缺乏針對性，很難對人事檔案管理工作起到有效的指導。醫院在引進資訊科技開展人事檔案管理與建設時，由於缺乏與之相關的法律法規和制度，導致該項工作缺乏有效依據和統一標準。由於各個醫院的自身情況不同，在實際管理過程中，很難保證資訊化建設落到實處，一旦發生突發問題，則很難做出合理應對。
2.人事檔案資訊化建設缺乏強大的基礎
大部分醫院會將注意力放在如何提高自身醫療服務能力上，而忽視人事檔案資訊化建設。在具體操作過程中，由於領導不重視該項工作，導致資訊化建設缺乏足夠的資金支援。現有的軟體和硬體裝置功能比較落後，無法滿足現代化檔案資訊建設的要求。部分檔案管理人員缺乏資訊化意識，在工作中缺乏創新意識，依然採用傳統的方法開展工作，導致資訊科技的利用率比較低，影響人事檔案價值的提升。
3.存在一定的安全風險
由於人事檔案具有高度的保密性，因此，在對其進行管理時，需將安全放在首位。目前，醫院在應用資訊科技和網路技術的過程中，雖然能夠進一步發揮技術優勢，有效提高檔案管理的效率，但計算機網路系統還存在一定的安全隱患，很容易受到黑客和病毒的攻擊。來自病毒的侵襲比較常見。病毒具有一定的隱蔽性，影響範圍廣泛，傳播速度極快，一旦系統遭到病毒入侵，就可能發生癱瘓，造成資訊洩露。此外，計算機系統對環境的要求比較高，若環境的溫度和溼度不符合計算機的執行要求，就會導致裝置無法正常執行，若未及時儲存和備份資料，就可能會導致檔案資料丟失。
4.檔案管理人員的素質有待提升
在資訊科技的影響下，醫院要確保檔案管理人員能夠做到與時俱進，不斷學習，進一步完善知識結構，掌握資訊科技的使用方法。然而，在實際工作中，雖然大部分檔案管理人員能夠利用計算機開展檔案的錄入和儲存，但卻缺乏資訊化意識，也沒有充分意識到網路所帶來的安全風險，使得檔案面臨被洩露的可能性。
四、醫院人事檔案資訊化建設的優化對策
1.建立完善的監督機制
醫院要將人事檔案視作一項重要的工作，並對其予以高度關注，規範檔案的管理行為。要制定與人事檔案有關的制度，保證制度的內容具有一定的針對性和實效性。考慮醫院的實際情況，結合醫院對幹部人事檔案管理的要求，保證人事檔案管理制度與時俱進。制度制定完畢後，要保證其得到有效的執行，並進一步加大監督力度，確保管理工作更加規範。第一，要重視對檔案管理人員的考核，將考核與評優等工作相結合，提高其對工作的積極性和主動性。制定突發事件應急預案，要求廣大檔案人員熟練掌握預案內容，使其能夠有效應對突發情況。第二，需針對不同階段的工作制定相應制度，使檔案人員能夠規範自身行為，確保檔案管理工作規範開展。
2.加快資訊化建設
（1）構建檔案資料庫。資訊化建設是一項複雜、龐大的工程，醫院需根據人事檔案管理要求，打造專門的資料庫，確保人事檔案得到統一儲存。要將紙質檔案轉化成數字化檔案，可利用掃描、拍照等方式對檔案進行錄入；採用雲端計算等技術對檔案進行高效傳輸與儲存，滿足使用者的查閱需求，提高檔案的利用率。通過構建檔案資料庫，可為醫院的發展建立強大的人才儲備庫，保證檔案內容的安全性和可靠性。（2）將檔案管理與智慧醫院管理相結合。要打造專門的人事檔案資訊化管理平臺，保證檔案得到專門管理。此外，還要將這一平臺與智慧醫院平臺相結合，促進資源共享，提高人事檔案的價值，為醫院的各項工作提供合理參考。（3）資訊檢索平臺。醫院之所以要引進資訊科技，開展檔案資訊化建設，主要是進一步提高人事檔案的利用率，使其發揮出更大價值。除了要保證檔案得到高效管理之外，還要重視檔案檢索，對檢索功能予以完善。要進一步優化檢索平臺功能，比如，可從不同入口進行檢索，也可利用關鍵詞進行檢索。總之，通過這一平臺不僅能夠及時找到所需檔案，還能為人才的選拔和推薦提供合理建議。
3.保證資訊保安
（1）採取有效的安全保障技術。醫院需將人事檔案的安全放在首位，避免員工的個人隱私被洩露。在資訊科技的支援下，檔案管理效率得到進一步提升，但與此同時，檔案所面臨的安全風險越來越高。為了提高其安全係數，就要採取有效的安全保障技術。通常要從兩方面入手：第一，物理安全；第二，內容安全。首先，為保證檔案得到準確識別，並實現對檔案的處理，要發揮雲端計算等技術的作用，確保檔案能夠實現順利轉移。需確保新舊系統的相容性，對檔案介面安全進行把關，有效提高檔案的安全性。其次，要進一步完善安全技術。要在平臺明確使用者許可權，確定使用者等級，需確保各項資訊輸入正確，方可允許使用者登入和訪問。比如，為了滿足使用者的查詢需求，可採用PMI進行授權。若使用者需要維護檔案資料，則需向管理員申請，正式獲得許可權後，方可進入後臺進行操作。為了進一步提高電子檔案傳輸的安全，可採用數字簽名技術，保證每個部門的雲系統執行更加安全可靠。此外，要進一步優化裝置的執行環境，保證環境的各項技術指標滿足裝置的執行要求。（2）加強人事檔案的更新和維護。隨著資訊科技的不斷更新，檔案資訊管理平臺的功能也會獲得新的補充，這就意味著管理人員需運用發展的視角看待工作，定期對檔案和平臺進行更新，使其得到有效維護。一旦某一工作人員的資訊發生變化，需及時對其檔案內容進行補充與更新。為了有效提高檔案的安全性和可靠性，要發揮防毒軟體的作用，定期對系統進行查殺，還要及時升級軟體。同時，檔案人員要具備完善的保密意識，需加強對檔案內容的保護，對每一名檔案查閱人員的行為進行規範。
4.提高檔案人員的綜合素質
隨著醫院對檔案管理要求不斷提升，各檔案管理人員需不斷提高自身技能與責任感，運用與時俱進的理念和方法開展人事檔案管理。要具備安全意識和保密意識，避免檔案資訊被洩露。檔案管理人員要善於創新，將檔案管理與資訊科技有機結合，有效提高工作效率。醫院要重視對檔案管理人員的培養，鼓勵其參與各種培訓活動，使其掌握行業最新知識和政策。培訓完畢，要對其進行考核。檔案人員要充分意識到自身工作的艱鉅性，具有極高的思想覺悟，化被動工作為主動服務，能夠站在使用者角度瞭解其需求，從而進一步完善檔案管理工作，為使用人員提供個性化服務。
五、醫院人事檔案資訊化技術具體應用
1.人事檔案資訊資料庫
為了確保人事檔案的資訊化水平得到進一步提高，使其充分滿足醫院的需求，就要打造實用性較高的資料庫，通過資料庫蒐集各種各樣的人事檔案，提高檔案的利用價值。（1）建立基本資訊資料庫。在構建資料庫時，要保證各項基本資訊齊全。基本資訊主要包括工作人員的姓名、性別、出生日期、學歷、工作經歷等資訊。需在資料庫中體現出每一名工作人員的基本資訊。（2）建立醫德醫風考評檔案。為了進一步提高醫務人員的綜合素質，需對其進行合理的評價。在評價過程中，要將醫德醫風放在重要位置，還要將與之相關的評價內容形成檔案，並納入資料庫之中。在醫德醫風考核內容中，主要包括病人投訴、患者滿意度等資訊。通過建立這一型別的檔案，並將其納入評價考核之中，就可以瞭解醫院醫務工作人員的情況，並及時對醫療工作中存在的問題進行仔細分析和改進。（3）建立專業技術資料庫。為了進一步瞭解醫務工作人員的專業技術情況，就要將其所具備的專業技術納入個人檔案之中。要對每一年醫務工作人員所參與的技術創新專案、科研專案、培訓專案、論文撰寫等內容納入檔案之中，不斷更新和完善檔案的內容。通過這種方式，可以瞭解到該名醫務人員的發展情況，使醫院在進行選人和用人時有準確的參考依據。
2.建立人事網路檔案館
醫院要緊跟時代潮流和技術發展的步伐，在人事檔案管理中融入先進的辦公自動化系統或醫院資訊系統。如果醫院的規模比較大，也可引進醫院資源規劃系統，保證醫院的各項資源得到科學有效的管理，提高資源配置的合理性。在開展人事檔案管理時，醫院要不斷創新管理體制和管理技術，融入先進的網路資訊化技術，構建專門的人事網路檔案館。（1）建立網路管理系統。醫院要充分發揮人事檔案部門和網路資訊部門的作用，使兩大部門能夠通過協作方式選擇先進的硬體，為構建人事檔案網路管理系統奠定堅實的基礎。同時，要將這一系統與醫院OA等系統相結合，設定專門的人事檔案館。若醫院已經開通HRP，就要將網路檔案館與這一系統相結合，對人力資源的情況進行全面分析，預測醫院對人員的需求。（2）建立完善的機制。要使廣大醫院工作人員瞭解人事檔案資訊化建設不只是人事部門的工作，其他部門也要積極參與其中，這樣才能確保檔案得到及時有效的歸檔與處理。要建立統一的歸檔機制，對檔案的歸檔型別進行統一，對檔案的處理方式進行規範，制定科學合理的歸檔制度。可在相應的平臺開闢人事檔案利用視窗，方便使用人員隨時對檔案進行查詢。要對使用人員進行授權，提高檔案利用的便捷性。
六、結語
綜上所述，由於各大醫院面臨的競爭壓力越來越大，為了提高醫院的綜合實力，醫院要選拔優秀人才，使其能夠充分勝任各項工作。因此，醫院要加強對人事檔案管理的改革與創新，將資訊科技與之相結合，使人事檔案得到規範、科學的管理，保證資訊的安全性和完整性，使其為醫院的各項工作提供有效的參考依據。
作者：盧春宇
醫院人事檔案管理篇4
前言
大資料在科學技術發展的背景下飛速發展，並且在各個行業中應用非常廣泛，檔案管理工作也積極利用大資料優化管理措施、簡化管理流程，創新管理方法，提升檔案管理效率和質量。醫院作為社會生活中非常重要的場所，其檔案涉及的內容較多、檔案量大，並且很多內容都涉及患者的個人隱私。對此，醫院在檔案管理中應用大資料，能夠保證管理有效性，並且在大資料的支援下，能夠提高檔案的安全性，進而提升醫院檔案管理水平。
一、大資料對醫院檔案管理髮展的作用
在資訊科技時代背景下，資料已經成為傳遞資訊的主要途徑，資訊時代的發展促使傳統文字資訊發展為資料資訊，進而促使資訊傳遞的智慧化發展。資料內容多、型別多、覆蓋範圍廣以及整合率高等，是大資料時代的主要特點。從資料中能夠提取出需要的資訊、知識和需要的資源。在資料時代，由於大資料技術的支援，可以針對以前受到資訊量大且複雜的原因沒有進行深入研究的問題展開分析，醫院檔案管理就是其中的一項。隨著計算機以及相關技術的發展，雲端計算、百度雲端儲存等被很多人瞭解並且應用，而應用大資料工作的資料量都非常大，單純的利用傳統的計算機服務已經很難滿足醫院檔案管理的需要，而大資料滿足人們對個性化、高效性、多樣性以及專業化的需求，進而滿足當前醫院檔案管理工作需求。醫院檔案是指在醫院正常執行的情況下，產生的醫療活動及其相關的資料，包括醫療管理、科研、費用以及患者基本資訊等價值較高的原始資料。檔案管理部門需要收集、整理、分類和儲存等與醫院各型別活動有關的資訊，且資訊收集、整理等工作需要具有統一性、規範性、集中性，以便快速整合，為分類和分析提供便利條件，並且需要管理人員標明記號，方便查詢檔案。在醫院檔案管理中應用大資料技術，能夠促進管理工作的資訊化發展。在大資料技術條件下，醫院需要進行資訊化建設，加上醫院檔案的內容和型別較多，包括圖表、會診資料、檔案以及視訊等，而檔案管理不僅需要記錄醫院的日常工作及活動，還有醫院的發展史，為預防檔案資料丟失、儲存不當等不良事件的發生，可積極利用大資料技術解決這些問題。與此同時，能夠提高檔案儲存和管理的便捷性。傳統檔案資料都是紙質形式，採用人工管理。當前，雖然資訊科技的應用已經很廣泛，但醫院的檔案管理工作並沒有在最初就使用資訊科技進行管理，只是簡單地對檔案資料進行儲存，想要精準調閱資料，避免資料受潮等現象會比較困難。對此，使用大資料技術不僅能夠用很小的空間儲存海量的資料，還能夠為檔案資料的共享、檢索等工作提供便捷條件，提高檔案資料的使用效率，縮短查詢時間等，進而全面提升檔案資料管理水平。因此，可在醫院檔案管理中合理應用大資料。
二、大資料在醫院檔案管理中應用現狀
醫院檔案管理工作在使用大資料時也存在不足之處。首先，使用大資料時，檔案的真實性容易受到影響。大資料主要是以計算機為載體，人們看見的是整理之後的檔案資料，而不是原始憑證；醫院上傳到網路上的資訊也是工作人員手動上傳，如果出現錯誤，想要修改的難度很高，一旦有人惡意篡改檔案資訊，則會造成醫院利益和聲譽等方面的損失，這與使用大資料技術進行檔案管理的目的不符。其次，網路方面的安全難以得到保障。這是因為將大資料應用在醫院的檔案管理中，需要通過計算機整理、分析和儲存資料資訊，而我們目前生活在資訊時代，黑客的存在會危及資訊保安，也就會威脅醫院檔案安全，醫院在使用、分享檔案時可能會遭遇檔案被竊取，造成醫院的嚴重損失，包括經濟損失和社會聲譽方面的損失。因此，在使用大資料時，需要針對使用過程中存在的不足進行全面分析，提出科學的解決措施，提高大資料在醫院檔案管理中的應用效果。最後，還需要進一步提升管理人員的專業能力。有的醫院雖然使用大資料技術進行檔案管理，但是領導者的內部控制意識不足，忽視檔案管理的重要性，尤其是在管理人員的招聘和培養工作中，沒有硬性規定招聘人員必須要掌握大資料技術，忽視大資料技術的培訓，這一點不利於醫院檔案管理工作質量的提升，影響醫院的發展。加上醫院檔案管理人員還存在其他科室人員兼職的情況，從而影響檔案管理質量，不利於發揮檔案的積極作用。基於以上不足，醫院可以組織相關人員進行分析、討論，探索並實踐能夠提升大資料應用水平的管理措施，有效提升檔案管理質量以及安全性，強化醫院檔案管理整體水平，從而促進醫院發展。
三、大資料在醫院檔案管理中的應用建議
1.轉變管理理念
對醫院目前的檔案管理進行分析，雖然很多醫院都已經意識到大資料的重要性，引入先進裝置，但從整體上來看，思想上的轉變需要進一步加強。不能將檔案管理工作僅僅作為資料的儲存，相關人員沒有意識到檔案管理在醫院正常執行和發展中的作用，忽視檔案管理帶給醫院的社會效益和經濟效益，影響醫院的發展。在這樣的情況下，需要從醫院檔案管理人員的思想上著手，轉變其檔案管理理念，使其在工作中能夠積極的應用大資料技術，並且重視改變醫院管理者、領導者對大資料的認識，使其為使用大資料技術進行檔案管理提供支援，進而在醫院發展中發揮出大資料的積極作用，推動醫院發展。同時，各科室主管以及醫院領導者需要積極參與到管理工作中，保證大資料能夠得到充分運用，從而在醫院的發展中發揮良好的推動力，推進檔案管理工作的資訊化建設。此外，醫院領導者在意識到大資料技術的優勢後，在完成自身工作任務的同時，配合檔案管理工作。在轉變相關人員檔案管理理念的過程中，還需要醫院內部加強宣傳，宣傳大資料技術的優勢、宣傳檔案管理對於大資料技術的依賴、宣傳在大資料背景下檔案管理功能上的變化等。改變檔案管理理念，需要從原本單一的儲存功能發展到對檔案資料的分析和使用、從紙質資料轉變成電子資料，提高檔案在醫院發展中的服務功能，能夠增加檔案的二次加工等。檔案資訊的來源是醫院各個部門的日常工作，包括患者資訊的採集，方便後續為患者提供診療服務。醫院的領導者以及檔案管理人員也需要認識到，檔案資訊源也需要相應的資金投入，雖然需求量不大，但是需要長期投入，在大資料技術的支援下提升檔案資料的服務性，因此，需要針對檔案服務端加強資訊化建設，以便使用大資料技術完成檔案的查詢等工作。由此可見，需要改變檔案管理人員的管理理念，可以從很多角度著手，方便實現改變管理理念的目標。
2.加大管理人員培訓力度
從大資料本身來看，尤其是近年來在資訊科技條件下產生的資料處理技術，在各個行業中的資料處理都有著明顯優勢，醫院的檔案管理工作想要利用好這一技術，發揮出這一技術的價值和作用，還需要培養專業的人才，加強對檔案管理人員的培訓力度，使其掌握先進的管理理念、計算機技術和大資料技術的應用方法等，保證醫院資訊化建設工作的順利進行，保證軟體和硬體在檔案管理中能夠發揮作用。對於醫院加大檔案管理工作人員的專業培訓力度，具體可以從以下幾個方面落實工作：首先，醫院組織專業培訓，包括大資料和檔案管理的專業知識、計算機操作方法、管理的專業技能等，保證管理人員能夠符合崗位需求，在崗位上發揮自己的力量和作用。與此同時，還應重視職業道德和素養培訓，避免管理人員受到利益誘惑、威脅等因素的影響，出現篡改檔案資料等不良事件的發生，保證大資料在檔案管理中應用的有效性與安全性。其次，醫院還應直接面向社會招聘具有檔案管理專業理論知識和實踐能力的人才，並且招聘的人才需要掌握大資料等方面的知識，即招聘複合型人才，以便滿足醫院檔案管理工作對人才的需求，並且在實際工作中發揮複合型人才的優勢，保證檔案的分析以及處理等工作質量，進而推動檔案管理工作的穩定、可持續發展。此外，在培訓工作中，需要注意培訓的時間和人數的安排，確保不會影響醫院檔案管理工作的正常開展，保證培訓時間合理，也避免在崗工作人員工作壓力大。同時，可以開展線上培訓模式，不影響管理人員的日常工作，利用節假日、下班時間等空餘時間，合理安排時間自主休息。
3.加強軟體和硬體建設
醫院檔案管理應用大資料，想要保證應用的有效性，需要做好相關軟體和硬體的配套建設，這是應用大資料技術的基礎，需要醫院投入人力、物力和財力。但是，根據檔案管理現階段的實際工作情況來看，由於個別醫院領導不重視大資料的應用，導致檔案管理工作還在以人工模式開展，大資料管理的配套裝置還不健全，沒有在檔案管理中發揮關鍵作用，影響管理效率和醫院整體工作效率，阻礙醫院的整體發展。因此，醫院需要在改變檔案管理理念的基礎上，加強軟體和硬體建設。首先，從醫院實際情況和發展目標角度出發，確定大資料技術應用需要的裝置及其資金，制定軟體、硬體型別和數量需求表，並將需求表作為依據，採購相應的軟體和硬體，保證初期建設順利進行。其次，在使用大資料進行檔案管理的日常工作中，需要醫院安排專業人員定期檢查、更新和維修，從而保證軟體和硬體能夠正常使用，保證檔案管理工作順利開展。在醫院條件允許的情況下，可以組建專業團隊，結合醫院的實際需求，開發適合自身條件的軟體系統、建設管理平臺，以便保證檔案資料收集、分類、整理、儲存、檢索等工作順利進行，保證各個環節的工作質量。
4.落實管理制度責任制
現階段，已經有很多醫院都針對檔案管理工作建立起管理制度，但是，都存在不同程度的不足，此時，加強對大資料技術的應用，能夠促使管理人員從不同的角度進行綜合考慮，在開展檔案管理的過程中不斷分析並總結不足，從而不斷優化管理制度。首先，醫院需要針對檔案管理成立專業部門，對檔案資料實施統一管理，並且配備檔案室和專業的管理人員，在管理的過程中保證與其他部門進行有效溝通，從而保證檔案管理的高效性以及層次性。其次，在應用大資料進行檔案管理時，運用科學且符合醫院實際需求的資料執行程式、對應的操作流程，醫院需要對此制定具有規範性、流程化的檔案管理制度，從而保證管理工作順利實施，保證工作的有序進行，提高管理的準確性。最後，做好檔案管理細節上的工作，將管理的職責落實到個人。在制定管理制度時，需要明確不同崗位的分工、具體的工作職責，以便管理人員在瞭解自身崗位工作內容的基礎上工作。同時，在實際工作中，還需要加強監督，安排監督人員，重點監督管理制度的執行情況、管理人員的工作態度和質量、對各個細節以及管理效果進行檢查等，如果發現問題，需要監督人員及時指出，按照制度給予懲罰，並且通過會議討論等方式分析解決問題的方法，跟蹤後續管理工作的改進效果，以此保證檔案管理工作持續性優化，保證其管理質量。
5.加強建檔維護管理
在大資料的影響下，使得醫院檔案管理工作存在較大的工作難度以及較為廣闊的發展空間，通過積極順應當前社會的發展趨勢，利用大資料技術加強醫院檔案的資訊化管理，有助於進一步提高醫院檔案管理水平。針對現階段大資料在醫院檔案管理髮展中的影響，進行深度分析並制定相應的解決對策，從根本上加強檔案維護，保護醫院檔案資料，避免由於資料裝置或程式出現故障導致資料檔案存在風險。首先需要相關人員從根本上加強檔案的維護管理，針對資料的儲存災備以及恢復能力進行全面創新，增強檔案維護管理的安全性和可靠性，使資料在出現異常時能夠迅速恢復。其次，對醫院檔案管理工作人員的工作行為進行規範化管理，通過制定嚴格的資料分析原則以及資料資料採集標準，對醫院資料資訊檔案進行科學處理，使其能夠進一步增強醫院檔案管理的保密性與穩定性，而且在傳統的檔案管理工作當中，由於工作量相對較大，導致檔案管理的錯誤概率相對較高，針對這一問題，通過加強檔案資料維護，可以有效降低其中人為因素的影響，並切實保護檔案資料資料的真實性以及完整性，避免資料檔案由於外界因素導致出現丟失，以此來實現全面保障資料檔案的安全性。除此之外，還需要相關人員能夠定期對醫院檔案管理進行核對，定期備份相關資料，並對重點資料進行重點管理。
四、總結
人事檔案管理 篇十
【關鍵詞】人事檔案管理；人力資源；可持續發展；策略
在知識經濟時展中，人才發展的重要性有效顯現，不同領域的競爭均能視為是人才競爭。在當前社會競爭日趨激烈的環境中，做好人力資源高效化管理受到社會各界高度重視。在人力資源管理中，人事檔案管理能集中反映出個人各項資訊，比如個人業務能力、工作經歷等，是企業選用人才的重點參考依據，所以全面強化人事檔案管理具有重要意義。
一、加強醫院人事檔案管理的重要作用概述
醫院人事檔案能對醫院工作人員自身業務能力、個人發展經歷、不同發展歷程進行精確化記錄，在當前人力資源管理過程中，可以基於醫院醫務人員個人發展檔案來掌握其個人發展經歷，獲知其專業能力。還能通過檔案資訊分析員工個人發展潛力，有助於醫院在長期建設中發掘更多人才，為醫院人才選拔提供參考資訊。通過對人事檔案中包含的多項資訊進行分析閱讀，能全面掌握員工自身專業特長，依照個人能力以及發展特點做好崗位配置，全面遵循因人設崗基本原則。這樣才能更好地實現人才高效化利用，促使員工在各個崗位中能全面發揮個人才能，保障人力資源高效化配置，提高現代化醫院綜合醫療救助水平。在人事檔案管理中，整理多項資訊資料，便於醫院管理人員對內部人力資源建設情況合理劃分，判定現有人力資源能否有效適應現代化醫院發展基本要求。對醫院現階段人才隊伍建設現狀進行分析，制定科學化的人才培養計劃，加速醫院人才隊伍建設。
二、醫院人事檔案傳統管理存在的問題
（一）材料缺失。目前人事部門管理重點就是保護人事檔案的完整性，但是從目前部分醫院人事管理工作現狀得知，檔案管理資料缺失在人事工作中較為常見，導致人員在調動以及流動中，頻繁向原單位催要資料以及查詢資料。在新時期醫院人事工作開展過程中，常見的缺失材料主要有職稱評聘材料、學歷學位材料、工資變動材料等。目前在社會多領域全面實施合同制管理以後，部分醫院在人事檔案管理中未能將首簽字、續簽合同錄入檔案管理範疇中。
（二）材料錯裝。在醫院人事檔案管理中材料錯裝問題較為常見，首先是一本檔案材料裝設位置存有錯誤，其次是將他人材料錯誤裝置，材料資料收入混亂無序。對於檔案內部材料錯裝問題，主要是由於裝入時間錯位影響，發現問題之後要注重對裝入順序進行控制，做好檔案資料檢查驗收。
（三）亂孔與文字損壞。由於部分資料產生時間較早，檔案內部紙張大小經過多次調控，有部分材料實際裝孔次數較多。加上打孔操作之前預留的間距值不合理，裝孔操作將會對管理儲存的文字材料產生損壞。加上較多材料紙張與檔案管理要求相互不統一，在材料紙張裁剪過程中會由於文字內容剪裁，導致材料完整性受到較大影響。
三、人事檔案管理問題產生的重要原因
近年來，各領域發展較快，醫療制度不斷完善，醫療技術日益進步，醫院傳統的人事管理開始轉為以人為本的管理，人力資源在現代化醫院發展的重要性日益顯現。醫院人事檔案是醫院人才選拔、培養、聘用的重要記錄，在現代化醫院發展中佔據重要位置。在當前資訊化、網路化發展時代，傳統醫院人事檔案管理中存有的各項問題日益顯現。問題產生原因主要是以下幾點：首先是當前醫院注重發展醫療事務，對人事檔案管理欠重視。對於人事檔案管理存在應付心態，在後續管理中缺乏良好的工作態度，材料整理不規範以及歸檔不及時，會導致材料出現錯裝、缺失、損壞等問題。有部分檔案管理人員從人事管理部門調任，專業化的管理人員配置不足，人員流動性較大。部分人員尚未適應工作崗位便又調任。有較多檔案管理人員資訊化管理理念不足，未經過專業化培訓，缺乏創新管理理念。在人事檔案管理活動實踐過程中，還是停留在人工手工操作階段，未能應用專業化的檔案管理應用軟體。在手工層面上實施資訊編輯、資訊查詢、資料檢索任務，對檔案管理效率具有較大影響，難以提高操作成效。因此要注重整合上述問題原因，擬定針對性發展措施。
四、加強人事檔案管理，促進人力資源可持續發展
（一）積極轉變人事檔案管理理念，強化人事檔案基礎設施建設。目前部分醫院針對人事檔案管理工作重視度不足，導致人事檔案不同程度缺失，管理人員素質較低，人事資訊更新傳遞不及時等。現階段醫院要注重全面轉變傳統化的人事檔案管理理念，提高管理工作的重視度。相關管理部門要注重做好人事檔案管理宣傳工作，整合各項影音資源，通過多媒體手段、宣傳公告、醫院院報等方式對人事檔案管理相關知識全面宣傳，有助於轉變醫院各個科室對人事檔案管理工作的認知與理解。管理部門要注重全面強化人事檔案基礎設施建設，確保人事檔案管理工作高效化開展。注重建立獨立性較高的檔案室，配置完善的檔案裝置，做好紙質檔案以及電子檔案管理，配置更多專業化的電子管理裝置，能有效規避紙質檔案易破損、易腐爛、易潮溼等問題。在檔案管理室要設定專業化的工作間，配置完善各類硬體裝置。建立經驗豐富、高素質的檔案管理隊伍，從實踐活動中提高人事檔案管理成效。還要注重提高檔案管理人員專業技能，組建完善的建設隊伍。在各項工作實踐中，幫助檔案管理人員建立正確的人生觀、價值觀、世界觀，堅定理想信念，穩定心態，全面投入檔案管理活動中。
（二）科學化分析檔案資訊，全面構建醫院人才儲備庫。人事檔案能為人力資源管理工作補充更多充足的人員資訊，為人員崗位晉升等提供充足的資訊。通過人事檔案管理能獲取更多檔案資訊，對各項資訊合理劃分利用，建立完善的人才資源儲備庫。為管理層選拔、人員任用、人才培育提供充足的資料資訊服務。還要注重優化人力資源管理制度以及人事檔案管理制度建設，強化綜合型人才培育。在醫院人才儲備中，人事檔案能補充較多資訊，實現醫院人力資源科學化規劃，做好人力資源科學管理有助於掌握醫院人員基本流動現狀，做好動態化分析，實現崗位科學化配置。這樣能保障醫院各部門發展更為協調，設定專業化的崗位考核與招聘計劃，對人力資源進行配置，實現醫院各部門穩定發展，推動醫院整體可持續發展。
（三）擬定員工發展培訓計劃，實現人力資源儲備。現階段醫院多數人事管理工作由醫院內部文職管理人員擔任，有部分檔案管理人員自身尚未掌握充足的檔案管理知識，檔案綜合管理能力不足，要求相關管理人員制定完善的檔案管理人員培訓計劃。檔案管理人員自身專業知識以及綜合素質是檔案工作的重要組成內容，人力資源管理部門要注重對檔案資訊展開綜合性分類規劃與總結概括。掌握人才自身工作能力、工作規律以及工作特徵，基於員工自身發展主體，選取多樣化的人才培養規劃。通過對員工個人專業能力展開分析，有助於擬定綜合性、多樣化的人才培養計劃，對人才專業能力進行有效識別，對更多人才進行培養。還要積極拓展人才檔案管理職能，針對不同人才自身特徵制定個性化培育措施，擬定針對性的培育發展規劃。通過多樣化的教育培訓方式激發人才學習的主動性與積極性，定期組織人才參與到專業化的思想政治教育學習中。對各項制度內容進行學習，實現人力資源的有效儲備，推動檔案管理工作全面開展。
（四）引入高科技資訊化系統，建立人事檔案資訊化管理系統。近年來，我國社會主義市場經濟快速發展，醫院發展中綜合競爭力不斷擴大，要注重實現傳統經營發展模式的全面創新與變革，促使更多醫院工作人員認識到檔案管理工作的重要作用。醫院人事檔案管理中要注重對醫院發展現狀進行分析，掌握醫院檔案工作開展的優勢，通過資訊化技術建立完善的檔案管理系統，人事檔案資訊管理系統構建中要全面整合醫院人事檔案資訊資源，實現電子化發展，提高檔案管理人員的工作效率。在資訊系統應用構建中，要注重做好技術人員專業化培訓與指導，促使更多人員高效應用資訊化系統，提高技術人員計算機應用能力、操作能力，能實現人事檔案全面變更與資訊查詢，做好各項電子化資訊反饋，能有效降低檔案管理成本，還能便於人員查詢以及資訊整理。提高人事檔案資訊便捷性、及時性、完善性，保障醫院人力資源可持續發展。傳統的人事檔案管理內容較為單一，未能注重較多重點材料的收取，此類管理方式難以全面掌握醫院醫務人員真實發展現狀。在後續人事檔案管理中，要注重做好動態化管理。要整合人事檔案管理內容，注重及時做好多項資源收取，保障人才戰略全面實施，有助於強化醫院人事檔案綜合管理成效，實現醫院可持續發展。
五、結語