1. 檔案的制定:
檔案第一次制訂時版本版次由A / 0開始。英文字母“A”表示檔案版本,數字“0”代表檔案修訂次數，每修訂一次則依次遞增；檔案經修訂9次後，檔案版本順延修訂為B版，檔案版次則為“0”，如：B/0、C/0、D/0……等等，依此類推。在特殊情況下，如：公司體系檔案進行系統性變更，為便於檔案版本版次統一管理時，檔案(包括新增的檔案)版本版次應統一過渡，直接轉為最新版本.
2.檔案的審批:
質量手冊:由ISO9001小組擬製與修訂，管理者代表稽核，總經理批准.程式檔案:由部門主管或指定人員擬製與修訂,部門經理稽核,管理者代表批准作業檔案):由各部門或工程師擬製與修訂,部門主管或總經理審批.
3.檔案的發放:
公司檔案發放分紙質發放和網路共享兩種. 檔案的發放由文控按照核准、確定的執行部門和發放數量填寫《發放回收一覽表》進行發放，應當確保執行部門均能得到有效檔案。檔案發放前，文控需在所分發的檔案上蓋“受控”印章，相關部門接收檔案時應做好檢查，其檔案頁數完整、字跡是否清晰等. 新增加部門或原先未發放的相關檔案或因長期使用導致模糊不清晰、破損或檔案丟失，需要補領檔案時，需求部門只需直接填寫《檔案補發申請單》，由部門主管稽核，管理者代表批准後，交文控進行補發.
4.檔案的作廢：
檔案制訂管理單位發現或者根據相關部門提出，現行使用檔案不符合公司運作需要時，應當及時廢止。檔案廢止後，原檔案編碼不得重複使用。對於作廢檔案文控應及時回收，並蓋“作廢”印章回收處理，對原件加蓋“作廢”後予以儲存。文控以《檔案履歷表》詳細記載檔案製作、修訂過程.
5. 外來檔案的控制:
外來檔案如客戶提供的圖面、規格或測試資料等由市場部確認並轉化成內部檔案後按一定規律自行管理。外來的標準、規定均應經檔案使用部門評審後，文控控制中心下發使用。外來檔案需由所使用部門或管理部門至少一年一次，對其評估其有效性.
6.檔案銷燬:
由各單位回收的所有舊版及廢止檔案，由文控統一銷燬。文控中心僅需留各版本／版次的原版檔案以作履歷資料。已逾儲存期限的記錄、資料等，按【記錄控制程式】作業，具體保管時限參見《質量記錄管理一覽表》.
7.相關記錄及使用表單：
記錄控制程式 / 檔案轉換編碼細則/ 檔案補發申請單/ 檔案新增/修訂/廢止申請單 質量記錄管理一覽表/