第1步：瞭解展會情況收集資料
與主辦單位取得聯絡，對方會傳真或郵寄給您報展檔案。這些檔案應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展點陣圖、參展人員手冊等。
第2步：確定展位
根據自身需要與主辦方聯絡溝通後，填好參展表格、返回給大會主辦者、並得以確認之後，這樣您的展位便得到好的位置。
第3步：做好費用預算
參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內交通費、食宿費、必要的裝置、租賃費、活動策劃宣傳費、資料印刷費、禮品製作費、會議室租賃費等。
第4步：租用申請及活動申請
大多數參展商會有各種臨時租用物品的需要，這裡包括桌、椅、櫃子、沙發、電話線、網路介面等，還有如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等。
第5步：布展及清潔
大會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛生，但展位內的清潔通常由參展單位自行負責。
第6步：開展
展臺的工作人員要詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事後記憶；對於沒有把握的產品需求。
第7步：撤展
展會的最後一天下午一般為撤展時間，根據撤展速度而定，一般都可以延長至晚22點。