應用文寫作基礎知識 篇一
應用文是國家機關、企事業單位、社會團體以及公民在日常工作、學習和生活中辦理公務或個人事務時所使用的、具有某些慣用格式的文章的總稱。
行政公文：如公告、通告、通知、通報通用類事務應用文：如計劃、總結、會議記錄
公務文體
法律應用文：如起訴書、自訴狀
經濟應用文：如經濟合同
專用類
禮儀應用文：如歡迎詞、歡送詞、開幕詞、祝詞
應用文涉外應用文：如涉外函電、備忘錄
書信類：如證明信、推薦信、感謝信、申請書
私務文體條據類：如借條、請假條
其他
新聞文體：如新聞、訊息、通訊
其他：如論文
1、規範和準繩作用
2、宣傳和教育作用
3、交流和溝通作用
4、憑證和檔案作用
1、實用性
2、程式性
3、時效性
4、樸實性
應用文寫作基礎知識 篇二
1、標題中不能出現阿拉伯數字如“20xx 年度全市國稅工作總結表彰大會開幕詞”。（0）
2、公文附件的形式可以是附表、附圖和文字。（1
3、公文的成文日期應用漢字書寫。
4、在 13 種公文中，上行文包括報告、通報、通知、請示、意見、函。 0
5、公文寫作是代表一級機關立言，是“經國之大業”， 。“政事之先務”（1)
6、任何公文的標題都必須三要素俱全，請示也不能例 （0）外。
7、應用文以實際應用為目的，寫作時要採用慣用的格式。1
8、公文的主送機關（即主要受文機關）應當使用全稱或規範化的簡稱、統稱。1
9、公文的成文日期通常排列在正文後的右下角（右空四字） “零”寫為“o”。 。用漢字書寫。 （1) 10、公文的結構層次序數第一層為“一”、第二層為“（一）”、第三層為“1.”，第四層“（1）”。1 11、通知、通報、報告、請示、意見、函等文種屬於稅收事務文書。（0）
12、述職報告、講話稿、總結、簡報等文種屬於常用行政公文。0
13、述職報告是指領導定期向選舉或任命機構以及本單位的職工幹部所作的工作彙報。0
14、述職報告要圍繞崗位職責和工作目標講述自己的工作，尤其要體現個人作用，不能寫成工作總結。（1） 15、述職報告要突出重點，對影響全域性、有創造性、有開拓性的特色工作重點著筆，力求詳盡具體，而對日常性、一般性工作的表述則儘量簡潔，略作介紹即可。1
16、我們常說的講話要得體，指的就是講話要符合講話者的身份、習慣、風格和講話場合的要求。1 17、講話稿開頭的總的要求是：要能充分調動聽眾的注意力，並能引出主體內容。1
18、領導講話要把握現場的氣氛和場合，見什麼人講什麼話。（0）
19、演講稿語言生動要求使用敘述、議論、描寫、說明、表達方式。（0）
20、在演講中借用名人名言會給人故弄玄虛的感覺。 （1）
21、撰寫競選演講稿一定要充分展示自己。為了取得良好的效果，既要注意內容的客觀性，又要開展合理的想象，對某些材料進行典型的藝術加工。0
22、制定工作計劃與方案，要明確“做什麼”“怎樣做”的問題。1
23、工作要點不屬於“計劃與方案”的範疇。（0）
24、制定計劃首先要考慮計劃的可行性，即符合下情，其次還要考慮計劃的政策性，即符合上級精神。0 25、總結是單位（或個人）對過去一定階段所做工作或開展活動進行全面、系統的分析、研究和評價。1 26、總結是一種比較靈活的應用文體，它既是機關單位內部的工作公文，又可以作為新聞媒體的經驗性通訊報道，還可以寫成研究規律的論文。（1）
27、無論觀點如何，只要材料典型，總結的質量便高。（0）
28、寫總結是探索規律的，要有個性，主次分明，突出重點。（1）
29、寫個人總結，要重在寫明擔負的工作責任，不一定 （0）要寫出個人的工作感受。 （1）
30、工作簡報語言要簡潔明瞭，力求一個“簡”字。 35、調查報告的寫作，要求“用事實說話”。調查報告 。的寫作，要求“用事實說話”（1）
31、事實勝於雄辯。調查報告是用事實說話，只要詳盡而具體地列舉大量各種各樣的事實，就能將話說好，說出令人信服的道理。（0）
32、會議紀要是具有紀實性和指導性的事務文書。（）
33、在十三種行政公文中，使用頻率最高的公文是通知。（1）
34、通告是政府或有關單位用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項的公文。（0）
35、通報的寫作，一定要注意概括情況與典型情況相結合，特別突出現在情況，歷史情況則可有可無。0 36、適用於表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或情況的公文文種稱為通報。（1）
37、通報和通知一樣，一般都屬於下行文，但通報有時也可用於上行和平行。（0）
38、表彰性通報、批評性通報的標題務必準確概括、恰 （1）當表述被表彰者的先進事蹟或被批評者的錯誤行為。 44、請示是主動向上級機關請求指示、批准的公文，文中一定要有請求事項。1
39、請示有時由於正文內容已經說明清楚，也可不採用結尾詞語，自然結尾。（0）
40、請示要堅持“一文一事”的原則，切忌“一文數事”。（1）
41、“報告”和“請示”雖是兩種性質、用途不同的文種，但在實際工作中有時卻可以互用。（0） 42、請示的內容集中單一，一文一事，其結構也比較固定；而報告涉及內容較為廣泛，結構比較靈活。1 43、意見是對重要問題提出見解和處理辦法的公文，具有指導性和針對性的特點，因此只能向下行文。 公文主旨，是指確定公文的主要意旨、意圖，即每篇公文中行文目的和基本思想觀點、意圖。它貫穿於全文的全部內容，集中地表現了對客觀事物的感受、認識和理解。（）
44、公文決定具有“法規”和“規章”作用，絕不能與國家憲法、法律相悖。（1）
45、決定的事項應明確而具體，用語要準確，內容要得當，表述要謙恭有禮。（0）
46、向不相隸屬機關之間請求批准和答覆審批事項，用請示行文。0
47、凡是向不相隸屬的機關（無論是高級別、低級別還是相同級別行文一律使用函。 55、決定一般分為指揮性決定和知照性決定。（1）
1、公文寫作中所採用的論證方法，主要有例證法、（ c ）、因果法。a 論述法 b 分析法 c 對比法實證法
2、下列分析不正確的一項是（b） a“職務轉正考核述職報告”採用單標題，一目瞭然 b 述職報告要使用雙標題述職人的姓名字不出現在題目中 c 標題中可以採用阿拉伯數字
3、演講稿在選材上要求（a） a 精練、生動 b 層次分明 c 銜接恰當 d 安排有序
4、寫好一篇調查報告的決定性基礎是（c） a 大量佔有材料 b 用典型材料闡明觀點 c 認真分析研究材√本站★√料 d 注意表達方式
5、寫作調查報告，在表達方式上，要做到（d） a 只敘不議 b 只議不敘 c 議多敘少 d 敘議結合 6、《國家行政機關公文處理辦法》規定的行政公文中，除某種公文外，應當加蓋印章。這某種公文指的是（ b ） a 通知 b 會議紀要 c 通報 d 通告
7、轉發性通知不能轉發（ b） a 上級機關的公文 b 下級機關的公文 c 同級機關的公文 d 不相隸屬機關的公文
8、適用於在一定範圍內公佈社會各方面應當遵守或者周知的事項的公文叫（ d ） a 公告 b 通報 c 決定 d 通告
9、有篇通報第一部分概述了 5 月份稅收收入完成和增長的情況，第二部份具體分析了收入增長的原因，並提出了下一步確保實現收入目標的具體要求和工作措施。這篇通報是（c） a 表揚性通報 b 批評性通報 c 情況通報 d 知照性通報
10、某項工作的審批權本屬於上級機關，需例行請求批准的手續。這種請求批准的請示公文的行文時間應在（ a ） a 工作開始之前 b 工作結束之後 c 工作開始後被領導發現之時 d 工作取得經驗或出現問題之中
11、報告這一公文對所寫內容和所用語言要求嚴格，非常講究，不能隨意而行。它所表達的內容和使用的語言都是（ c ） a 宣傳性的 b 論說性的 c 陳述性的 d 指令性的
12、下列要素中不屬於公文標題範疇的是（b） a 單位 b 要點 c 內容 d 文種
13、下列關於行政機關公文成文日期的書寫哪項是正確的（ b ） a20xx 年 7 月 8 日 b 二 oo 三年七月八日 c 二 00 三年壹月五日 d 二 00 三年四月
14、公文正文的內容必須符合（c） a 上級的需要 b 為人民服務的精神 c 便於執行和檢查的原則 d 時事政治
15、下列標題中有錯誤的一個是（c） a 國家稅務總局關於全面加強稅收執法監督工作的決定 bxx 市國家稅務局關於 20xx 年 5 月份稅收收入情況的通報 cxx 區國家稅務局建設工程規劃許可證的函 d 國家稅務總局關於在全國稅務系統進一步推行崗位責任制的意見
16、規範性公文的規範性表現在（a） a 規範性的行文和格式 b 檔案結構的周密有效 c 檔案的文字條理清楚 d 檔案的語言簡約不繁
17、起著上情下達、下情上傳、左右溝通、交流經驗作用的公文文種是（c） a 總結 b 計劃 c 簡報 d 調查報告
18、對未來一定時期工作作出打算和安排的公文文種是（d） a 簡報 b 總結 c 調查報告 d 計劃 19、有段述職報告在談“精心組織稅收業務工作”時，提出了以打好“四大戰役”為主線、精心組織實施稅收工作大合唱的構想：一是科技興稅戰役；二是依法治稅戰役；三是促產增稅戰役；四是文明辦稅戰役。從以上四點可以看出這段文字論述過程的主要特點是 （ c ） a 中心突出，事實典型 b 論據有力，邏輯嚴密 c 層次清楚，條理分明 d 由淺入深，語言簡潔
20、某述職報告最後寫道：“以上報告，請領導和同志們評議，歡迎對我的工作多提寶貴意見，並藉此機會向一貫關心、支援和幫助我的各位領導、各位同志表示誠摯的謝 ”這個結尾所採用的是（意。 b ） a 總結歸納式結尾 b 謙遜式結尾 c 表決心式結尾 d 綜合使用以上三式結尾
21、寫講話稿時，把總論點分為幾個分論點，每一個部分闡述一個分論點，分論點與分論點之間成平行關係。這樣安排主體結構的寫作方法叫（ c ） a 遞進式 b 螺旋式 c 並列式 d 交叉結網式
22、對工作實踐進行全面、深刻概括，找出經驗和教訓的公文文種是（a）a 總結 b 簡報 c 計劃 d 方案 23、總結寫作要做到（c） a 材料統領觀點 b 觀點支撐材料 c 觀點與材料統一 d 觀點與材料平分 24、題為《20xx 年度工作總結》正文在巨集觀上分為五個方面：一、主要成績；二、基本做法；三、主要經驗；四、存在的問題；五、20xx 年工作打算，即“成績——情況——經驗——問題——打算”。這是常見的一種程式化的寫法，其結構叫做 （ c ） a 條文式結構 b 比較式結構 c 五段式結構 d 總分式結構 25、簡報的語言要用（b） a 口頭語言 b 書面語言 c 模糊語言 d 新潮語言 28、下列各字中不屬於簡報寫作要求的是（c） a 新 b 簡 c 快 d多
26、在例文《xx 市國家稅務局關於 20xx 年度工作的報告》中有“為搞好稅收宣傳，提高公民納稅的意識，我們精心組織了一年一度的‘稅收宣傳月’活動”的話。它使用了（c） a 祈使式強調 b 復指式強調 c 前置式強調 d 後置式
27、強調 《關於表彰 xx 先進集體和先進個人的（c）》a 通知 b 通報 c 決定 d 通告
28、《xx 區國家稅務局關於申請建設工程規劃許可證的（a ）》 a 函 b 意見 c 請示 d 報告
1、公文生效的標誌是 ad a 印章 b 檔案頭 c 發文字號 d 領導簽署
2、撰寫公文選擇文種的依據是（abcd） a 工作關係 b 行文目的 c 職權範圍 d 政策法規
3、公文的標題在實際運用中可以有（ abcd ）形式。 a 發文機關＋事由＋文種 b 發文機關＋文種 c 事由＋文種 d 文種
4、與一般文章相比，機關應用文的特點是（abd） a 時效性 b 實用性 c 形象性 d 程式性
5、公文的主要特點有（abcd ） a 作者的法定性 b 體式的規範性 c 制發的程式性 d 作用的權威性 6、常用的總結分類主要有（bcd ） a 長期總結 b 單位總結 c 個人總結 d 專題總結
7、下列公文屬於或部分屬於平行文的是（abc ） a 意見 b 函 c 通知 d 決定
8、述職報告的導言包括（ ab ） a 任職介紹 b 任職評價 c 任職說明 d 任職描述
9、寫作述職報告個性鮮明要求（abc ） a 突出個性 b 展示個人風格和魅力 c 不要千人一面 d 相同的崗位述職報告大體相同
10、對“在我們共同探討稅文化這個主題的時候，我們早已相識，因為我們同是共和國國土上和藍天下的納稅義務人”分析正確的是（ab） a 開門見山式的開頭，直接切入主題 b 用語親切，與聽眾溝通感情 c 採用了簡要介紹法 d 以問候語作為開場白
11、比賽演講稿的寫作要求一般是（ abcd ） a 把握論說性 b 把握表演性 c 把握感染性 d 把握互動性 12、計劃的特點主要有（abc ） a 指導性 b 執行性 c 預見性 d 激勵性
13、《××國稅分局關於開展整頓和規範稅收秩序專項檢查的實施方案》包括開展活動的指導思想、組織
領導、檢查物件、檢查內容、檢查時間、檢查步驟、檢查要求等。從這個提綱看，該項實施方案具有較強的（ ae ） a 針對性 b 綜合性 c 巨集觀性 d 適應性 e 可操作性
14、各類總結的寫作要求主要是（abcd） a 注意分析，總結規律 b 一分為二，事實求是詳略得當， c 重點突出 d 條理清楚，用語確切
15、調查報告是為了工作需要和特定目的而撰寫的，有鮮明的特點，主要包括（ bce ） a 反映的內容廣泛 b 針對性強 c 用事實說明 d 政策的靈活性大 e 揭示規律性
16、寫作調查報告的步驟要求，一般認為有（abcd） a 確定主題 b 擬定提綱 c 佔有資料 d 敘議結合 17、通知事項是通知正文的主體內容，包括什麼事情和具體要求等。這部分常見的結構形式有（ abe ） a 分條列項式歸納式 b 條表綜合式 c 縱橫交錯式 d 篇段合一式
18、通報的主體，也即是其主要內容，它通常由（ bc ）構成。 a 形勢 b 情況 c 分析 d 號召 19、請示的正文包括（abd ） a 請示緣由 b 請示事項 c 請示日期 d 請示結語
20、擬寫報告，要克服的是（ac）a 流於形式，言之無物 b 篇幅規範，不長不短 c 內容繁雜，言不及義 21、意見適用於對重要問題提出見解和處理辦法，它具有（ abc ）的特點。 a 行文的多向性 b 內容的廣泛性 c 功能的多樣化 d 語言的個性化
22、下列事項中，可以用函來處理的有（ ad） a、x 縣人事局擬撰文請求縣財政局撥給補幹 考試辦公費 b、x 縣紀委擬向地委彙報重大案件查處情況 c、x 市教委擬向所屬學校公佈國中畢業統考時間及要求 d、
a 縣工商局委託 b 縣工商局協助調查 a 縣個體戶張 x在 b 縣營業狀況
23、下列文種屬於行政公文的是（ ace ） a 通告 b 總結 c 請示 d 講話稿 e 批覆
24、公文按行文方向分，可以分為上行文、平行文、下行文。意見屬於（abc ） a 上行文 b平行文 c 下行文
25、在以彙報成績和經驗為主的報告中，介紹工作經驗時，要具體要求寫清（acd ） a、取得成績的原因 b、創造的經濟價值 c、介紹行之有效的辦法 d、總結帶有規律性的體會
1、現行公文的種類有哪些？ 現行公文有 12 種：（1）命令（令）（2）決定（3）通告（4）公告（6）通報
（5）通知（8）請示（7）報告（9）批覆（10）函（11）意見（12）會議紀要。
2、什麼叫上行文？它包括哪些文種？ 答：下級機關向上級機關報送的檔案叫上行文。它包括報告、請示，有時也用“意見”、“函”。
3、什麼叫平行文？它包括哪些文種？ 答：平行文是指平級或不相隸屬機關之間遞送的公文。包括“函”，有時也用“意見”、“通知”。
4、什麼叫下行文？它包括哪些文種？ 答：下行文是指上級機關向下級機關傳送的檔案。包括命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、批覆、意見，有時也用“函”
5、通知有哪些種類？
6、通報正文主體部分應如何寫？（見 217 頁）
7、報告的正文部分包括哪些內容？（見 230 頁）
8、請示的正文部分包括哪些內容？（見 244 頁）
9、報告與請示的不同點是什麼？ （2） 答：報告與請示的不同點有 （1）目的作用不同； （3）行文時限不同。內容結構不同；
10、函的寫作，應該注意什麼？（見 265 頁）
11、述職報告的寫作要求是什麼？（見 16 頁）
12、個人總結的寫作要求是什麼？（見 120 頁）
13、述職報告的標題有哪些不同寫法？ 14、述職報告的寫作要求是什麼？（p16）
14、計劃的正文一般寫哪些內容？ 答：計劃正文部分的內容主要包括開頭、主體、結尾三部分。開頭簡要說明制訂計劃的指導思想、目的、依據等；主體寫目標和任務、辦法與措施、時間的安排；結尾提出完成計劃的要求和希望。
應用文寫作基礎知識 篇三
結構是指文章內部的組織和構造，是作者按照主題的需要，對材料所進行的有機組合和編排，又稱謀篇佈局。文章的結構具有兩重含義：一是巨集觀結構，即文章的總體構思、大體框架；二是微觀結構，即對文章的層次、段落、開頭、結尾、過渡、照應和主次的具體設計。
作用：
①使文章言之有體。“體”指體裁。應用文在長期的寫作實踐過程中，大都形成了比較固定的結構形態，也叫程式。
②使文章言之有序。合理安排結構，就是根據一定的思路，將零散的材料組織起來，使之條理清楚，成為一個有機的整體。
③使文章言之成文。通過精心安排結構，可以增加文章的文采，從而增強其可讀性。
①要服從表現主題的需要。主題是作者的寫作目的、意圖的體現，結構必須服從主題的需要，為表現主題、突出主題服務。例如怎樣安排開頭與結尾、怎樣劃分層次與段落、怎樣設定過渡與照應、怎樣確定主次與詳略等等，都要圍繞主題進行。這樣，才能使文章組成一個嚴謹周密、內容形式統一的有機整體。
②要正確反映客觀事物的發展規律和內在聯絡。應用文是對現實生活、客觀事物的反映，客觀事物總有一個發生、發展、結局的過程，作者對它的認識也遵循一定的規律。這種規律性，也就表現為文章結構的基本形式。
③要適應不同文體的要求。文體不同，結構的樣式和要求也會不同。應用文不同於文學作品，不同型別的應用文體結構方式也存在著區別。
①嚴謹自然。指文章結構精當嚴密，順理成章。要求作者思路清晰，思維嚴密，以主旨貫穿全文始終，不枝不蔓。層次段落的劃分要恰當，組織嚴密，聯絡緊湊，脈絡暢通，行止自如。過渡和照應要自然，不能刻意的雕鑿，更不能牽強拼湊。
②完整勻稱。指文章各部分要配置齊全，比例協調，詳略得當，完整合理，重點突出，符合格式要求。如文章一般都有開頭、主體和結尾三部分，三部分比例要協調，主體要內容充實，不能虎頭蛇尾或尾大不掉；對並列內容的處理，要注意處理好詳寫和略寫的關係，以保證結構的完整和勻稱，使之渾然一體。
③清晰醒目。大多數應用文不要求行文曲折波瀾，而要求綱舉目張、清晰醒目，以便讀者把握要領或貫徹執行，所以常採用加小標題、寫段首撮要、條目式等形式。這在一些法規性文體中最為明顯。
①層次與段落。層次是文章中作者表達主題的階段和次序，是文章內容展開的次序。層次體現了事物發展的階段，是問題的各個側面和作者思維的過程，又稱為“意義段”、“邏輯段”、“章”、“節”等。段落，又稱“自然段”，是組成文章、表達思想最基本、相對獨立的最小單位。段落的形式是層次的再分割，是文章意思的間歇或轉換，以換行為為標誌。兩者有明顯的區別，層次側重於內容的劃分，段落側重於文字形式的表現。有時一個段落恰好是一個層次，有時幾個段落表現一個層次或一個段落內有幾個層次。安排層次有兩種模式：
(1)縱式，即思路縱向展開的結構方式。具體有兩種型別：時間順序式和邏輯順序式。前者是按照事物的生產流程、事情或事件的發展過程或時間的先後順序安排層次。需要注意的是，採用這種結構方式，不能事無鉅細地記流水賬，要抓住事物發展的關鍵環節。邏輯順序關係是按照事理內在的邏輯順序安排層次。這種邏輯關係表現為：現象——本質，原因——結果，巨集觀——微觀，個別—一般等。按照這樣的關係先後為序、環環相扣、層層遞進地安排結構，就是邏輯順序。
(2)橫式，即思維橫向發展的結構方式。表現在形式上，它是把整體劃分為若干相對的層次，各層次之間互不交織、平等並列，從不同方面和角度共同揭示了事物的整體面貌和主旨，或按照空間方位的變換，或按照材料的不同性質和型別，或按照問題的不同側面等。這種結構形式，在應用寫作中運用很廣泛，述職報告、調查報告、總結等均可採用。
②過渡與照應。過渡是指層次與段落之間的銜接與轉換，在文章中起著承上啟下、穿針引線的作用。照應是指文章內容的前後呼應和關照，可以使文章結構周密嚴謹，渾然一體，還能使某些關鍵內容得到強調，突出主題。
一般情況下，當內容由總到分或由分到總時、意思轉換時以及表達方式變化時，需要安排過渡。過渡的形式有段落、句子或詞語。如上下文空隙大，轉折也很大，常用過渡段連結。上下文空隙小，多用提示性的句子，如公文中，常有“特此如下通告”、“現將有關事項告知如下”、“為此，特制定本條例”等作過渡。在意思轉折不大的情況下，多用關聯詞，如“因為”、“所以”、“但是”等作為過渡詞。
(1)首尾照應，即在文章的結尾處，把開頭交待的事或提出的問題再次提起，有的進一步加以概括、歸納、補充，如論文、總結、調查報告等。
(2)文題照應，即指在行文中時時照應標題，對主題加以強調、提示。如大多數公文標題中都包含著“事由”，文章內容自然要與標題相照應。
(3)文中照應，即文章自身前後內容間的照應，如某些細節和問題在行文中不斷被提起，這樣能強化印象，更好地實現作者的表達意圖。
③開頭與結尾。開頭是全篇文章的第一步，可以起到統領全篇，展開全文的作用。結尾是全文的收束和結局，能幫助讀者加深認識，把握全篇，達到預期的寫作目的。
(1)目的式。就是將寫作的目的和意義直接說明。一些公文常用這種方式，常用介詞“為”、“為了”領起。
(2)根據式。就是開頭闡明撰文的根據，或引據政策法令和規定指示，或引述全文，或引據事實和道理，常用“根據”、“按照”、“遵照”等領起下文。
(3)原因式。就是以交待行文的緣由作為開頭，常用“由於”、“因”、“鑑於”等引出原因或簡述某種情況作為原因，再引出寫作目的。
(4)概述式。就是在開頭部分對文章內容的背景、基本情況、主要內容加以概述。採用這一方式，能起到提綱挈領的作用。
(5)結論式。就是將結論、結果先作交待，再由果溯因。
(6)提問式。就是開篇提出問題，然後引起下文，常見於調查報告的寫作。
(7)引述式。常用於有具體規定格式的文體中，如“合同”，或引述下級來文、上級指示精神，或有關政策法規，以此作為撰文的依據。如批覆、函等常用這種方式。
(1)自然收尾式。就是在主體部分寫完之後，事盡言止，自然收結。
(2)總結歸納式。指在主體寫完後，對全文的主旨進行簡要的概括，總結全文。
(3)強調說明式。是在應用文的結尾處，對全文的主旨意義、重要性進行強調，以引起讀者的注意。
(4)希望號召式。就是在結尾部分提出希望，發出號召，展望未來，以鼓舞鬥志。
(5)專門結尾用語式。就是在結尾處，採用特定的用語結束全文。
應用文寫作基礎知識 篇四
1、掌握結構的含義應用文的結構，是運用材料以表現主題的有序安排，是客觀事物條理性在文章中的反映，為文章的組織形式和內部構造。文章的結構具有兩重含義：一是巨集觀結構，即文章的總體構思、大體框架；二是微觀結構，即對文章的層次、段落、開頭、結尾、過渡、照應和主次的具體設計。
2、瞭解結構的作用結構好比文章的骨架，是安排文章的具體形式，是將材料化為文章的手段之二。結構是表現主題的手段，是準確表達主題的必由之路，也是引導讀者領會文章思想內容的嚮導。寫文章只有找到恰當完美的結構形式，才能把主題和材料組合在一起，形成一個完美有機的整體。其作用具體表現在：
（1）使文章言之有體。應用文大多有較固定的結構形態，它是人們在長期寫作實踐中經過選擇，逐步找到的最適合表現某種內容的最佳形式，也稱之為“程式”。如簡報、書信和行政公文類文書，具有相當固定的慣用格式。
（2）使文章言之有序。合理安排文章結構，就是根據一定的思路，將零散的材料組織起來，使之眉目清楚地成為一個有機的整體。
（3）使文章言之有文。精心安排文章結構，可以增加文章的文采，從而增強其可讀性。
1、瞭解思路的含義及思路與結構的關係
在文章結構的兩重含義中，總體構思是具體設計的前提和基礎。總體構思也就是人們常說的“言有序”，是指對材料的安排要有次序，這體現了作者的思路。思路是安排結構的條件。
1思路的含義
思路是作者思維活動的路線，是作者在頭腦中梳理、組織內容材料的過程和結果。它是作者對客觀事物自身條理性的觀察、理解。
作者思路清晰，結構必然有條不紊；作者思路不清晰，結構必然紊亂。經過選擇的材料，只有經過合理的組織安排，使之條理化、系統化，組成一個有機的整體，才能準確鮮明地表現既定的主題。
2思路與結構的關係
在寫作構思階段，作者的思維活動異常活躍。確立主題，選擇好材料，並進而考慮如何表達主題和如何安排材料，由此逐漸形成一條清晰、連貫、獨到的思維活動路線——思路。此時，文章的大體框架已在作者的頭腦中“閃現”出來。等到作者用書面語言把思路表達出來時，文章的結構也就具體安排好了。因此，作者思路與文章結構的關係極為密切。具體表現為以下三點：
（1）思路是形成結構的基礎和核心。結構是文章最主要的表現形式。要使結構完整、嚴謹、勻稱，動筆前，就需要作者匠心獨運，形成清晰、連貫並具獨創性的思路，進而“外化”成綱目清晰、嚴謹周密的結構。但是，文章反映客觀事物，決不是對其原始形態的簡單搬抄和複製，而是在符合客觀事物發展規律基礎上的主觀創造。因此，不同的作者。不同的文體有不同的思路。思路開闊而有創見，文章的結構就新穎獨特；思路狹窄而落俗，會使文章的結構板滯僵死；思路紊亂，文章的條理就必然不清；思路鬆散，文章的結構就不可能嚴密緊湊。
（2）結構是思路的體現和反映。結構是思路的外顯形式和文字載體。思路嚴密清晰，文章結構才能完整、嚴謹、清晰，主題才能得以準確地表達；思路紊亂、疏漏和閉塞，文章則會邏輯混亂、言而無序、首尾不能圓合。
2、瞭解鍛鍊思路的基本要求及鍛鍊思路的方法
（1）注意思路的條理性和邏輯性，使之清晰、周密、連貫。清晰，指展開思路要有順序、有層次，同時對材料要加以區分和歸類。周密，指思路要周到、嚴密，沒有疏漏和缺損，不要顧此失彼，自相矛盾。連貫，指思維活動過程及其表達不僅要注意外在的次序，而且要處理好各個意思之間存在的銜接、並列、轉折、因果、總分等內在聯絡，做到氣脈貫通、流暢。
（2）注意思路的靈活性、獨創性，使之活躍、開闊、敏捷。活躍與開闊，是指思路的開展要打破思維定勢，進行多向探索，使之靈活、新穎而富有個性。敏捷是指思路的展開、梳理直至成型這一過程應該靈敏、迅速，使文章結構緊湊、氣勢流轉而順暢。
（3）養成良好的思維習慣。一是養成有序思考問題的習慣，由淺入深、由表及裡、由此及彼。二是加強邏輯思維能力的訓練。應用寫作主要靠邏輯思維，要遵循“提出問題——分析問題——解決問題”這一認識規律。
（4）寫作前要通盤思考，立足於寫作意圖、目的和所用文體特點，確定如何起筆，主體分幾個部分展開，怎樣收尾。
掌握應用文寫作語言的特點，即語言的信實性、針對性、規範化和專門化
作者運用語言的能力，主要體現在對各種文體語言的敏感和自覺把握、開拓上。應用文因其要交流業務、傳遞資訊、宣傳政策、一探討問題，甚至需錄存憑證的實用要求，其語言必然具有一些自身的特點：
1、信實性
要使各種資訊得到讀者的信任，其語言就應信實可靠，去偽存真，棄浮留實，不言過其實，在真實中獲得自己的生命。要做到語言的信實必須做到以下幾點：
（1）要掌握表述的分寸。在當用與不當用、偏高與偏低、偏大與偏小之間加以區分；事物的範圍、性質要描述和歸納得恰如其分。要求表述的含義清楚，詞語的內涵、外延明確，一切會導致歧義、多義和似是而非的象徵、隱喻等等都應在排除之列，以免引起誤解而致誤導。如"成績"與"成就"之分，"錯誤"與"缺點"之分，"大多數"與"絕大多數"的不同，"部分"與"大部分"的界限。
（2）表現要誠達。"誠"，就是要求有實實在在的內容，不能空話連篇，言之無物；不能裝腔作勢，譁眾取寵；"達"，就是要求語言能原原本本地把內容表達清楚，忌浮言、假話。如介紹商品，性質、功能、售後服務、價格等都須實事求是，不吹噓、不護短，才能在感情上取得顧客的信任。那些"王婆賣瓜，自賣自誇"的花言巧語，那種動輒"領導世界新潮流"、"譽滿全球"的陳詞濫調只會失信於讀者，最終削弱商品的競爭力。
（3）數字要精確，字詞運用要恰當。藉助極富科學性和說服力的數字，發現問題、分析問題、解決問題。但應慎重，不能混用。如數字發生變化時表達要清楚，"增加了多少"與"增加到多少"並不一樣；有關數字的詞語要概念明確，比如"以上"、"以下"、"不足"、"超過"、"小於"、"大於"的用法不應給讀者造成疑竇，如不要在"100公斤以上的"、"100公斤以下的"之後給讀者留下"100公斤的"該怎麼辦的問號。
2、針對性
即看物件說話。許多應用文的語言，受客觀環境和政策法規的制約，都應看準表述物件，因人、因事、因時、因地而異，不可千篇一律。給領導看的，要求語言莊重，文字簡約；給群眾看的，則要求深入淺出，語言通俗；介紹一件商品，要注意具體的物件、環境、內容和要求，做到隨機應變，以獲得最佳的傳播效果。針對性強，就能使文章有的放矢，有助於解決問題。
3、規範化和專門化
應用寫作的語言不同於其他寫作，以書面語言為主。尤其在某些文種中，如命令等，只能用書面語言而不能摻雜其他語體，並大量使用規範化、專門化的詞語。體現出以下特點：
（1）具有詞語的穩定性與選擇性的統一。所謂詞語的穩定性，是指某些固定的詞語相對穩定地使用於某些應用文。如介紹信的開頭總以"茲有"開啟下文，許多公文的結尾都以"特此"收束全文。所謂詞語的選擇性大多數的應用文都有一套比較固定的規範性習慣用語，供人們在寫作時選用。這些習慣用語多用於應用文的標題、開頭、引文、過渡與結尾處。例如：開頭用語中的鑑於、為、為了、由於、遵照、按照、根據、隨著、茲有、奉、近來等；結尾用語中的本、為荷、為要、為盼、此令、此復、希即遵照執行、希酌情辦理、現予公佈。特此函達、以上報告，請稽核、當否，請批示、以上妥否，請指示等。
（2）具有句法的穩定性和靈活性的統一。所謂句法的穩定性，是指某些型別的句子在應用文中佔有很大的分量。如總結中要彙報情況，請示時要闡述原因，求職信中要作自我介紹等，主要使用陳述句。應用文在有所陳述的基礎上，往往要提要求，無論是上級對下級，還是下級對上級。如"以上通知，請遵照執行"，"以上請求，望領導批准為荷"等等。所謂句法的靈活性，是指在穩定性的基礎上，適當地求新、求變。靈活恰當地選用句式，可使行文變化多姿，從而增強文章語言的表達效果，增強文章的外在美。例如，對事物下定義時宜用長單句、判斷句；敘述事物時宜用短句；發號施令時宜用短句、單句、主動句。總之，選用什麼樣的句式，要根據表述內容靈活掌握。
（3）力求簡潔，具有莊重感。應用文中，經常使用一些文言詞語，如常用的有"經、業經、業已、茲、茲有、茲將、特、者、荷、取、於、而、則、為、為此、與之、依、逾、至、其、亦、以、尚、須、未、予、示、之……"，可增強文章的莊重感。
（4）用圖式替代語言文字。圖式包括圖、畫、符號、照片、表格、公式等。在應用文特別是科技應用文中大量使用，成為一種常見的輔助書面語言，從而形成應用文語言的又一大特色。
掌握語言運用的基本要求，即：語言要準確清晰、簡潔明瞭、平實自然、得體妥帖、生動具體
1、準確清晰
準確，即用最恰當的詞語和句子如實反映客觀事物，表達作者思想。清晰，是指表達時要條理清楚，意思明白。具體應做到：
（1）用詞造句要準確。用詞準確是指能把握詞語遣用的分寸感和合適度。應精選中心詞，用準修飾語。能仔細辨析同義詞、近義詞的用法，對詞義輕重。範圍寬窄、程度深淺、感情褒貶、語體雅俗、詞性差別等都能爛熟於心、姻熟於手。如："分散"和"渙散"都有"不集中"的意思，"渙散"是具有貶義性質的形容詞；"分散"是具有中間性質的動詞。"士氣渙散"就準確，"士氣分散"就不準確。另外，應用文常用數字說明問題，揭示事物之間的數量關係，所以數字運用要準確無誤。
（2）用詞造句要通順。指合乎語法，合乎邏輯。通順也是實現語言準確的保證。
（3）要注意語意鮮明。有時由於特殊需要，還必須使用一些模糊語言，即用一些在外延上不確定、表意比較含糊，以及在運用上具有彈性的詞語，如"近年來"、"各地"、"時有"、"大多數"。"有關部門"、"條件許可時"等。該類詞語使用恰當，不僅能增加行文的靈活性，而且有助於準確地表達意思，但應謹慎使用。
2、簡潔明瞭
（1）簡潔。所謂簡潔，就是用較少的文字清楚表達較多、較豐富的內容。要抓住問題的關鍵，把話說到點子上。主要應做好以下四點：
一要善於觀察事物，深刻理解事物，明確認識寫作物件，把握住問題的關鍵。
二要反覆錘鍊，提高概括能力，杜絕堆砌修飾語現象；適當使用縮略語，如"五講四美"等。
三要刪除一切套話、空話、意思重複的話，向繁冗開刀。克服繁瑣冗長的毛病是語言簡潔的前提。
四要適當地採用文言詞語及短語。文言詞語（包括成語、典故）行文簡練，富有表現力，寫作時適當採用，言簡意賅。然而，"簡"要得當，"簡"得讓人不明白或產生歧義也不行。絕不能為簡而生造詞語。亂縮略、濫用文言以及一概排斥某些行文必需的程式化語句。（2）明瞭。所謂明瞭，就是指明明白白、清清楚楚，一是一，二是二。要做到明瞭，一是要考慮周到，言盡意止；二是要注意用詞通俗，不用生僻晦澀的字句；三是在運用數字的時候，只須寫出計算的結果，而不須表述具體的計算過程。
3、平實自然
應用文用語應平易通俗，淺顯流暢。說明事實、講清道理即可。不搞"曲筆"，不作誇飾，不堆砌辭藻，不追求華麗，不矯揉造作，不用生僻詞語，以明白、實在、自然為上。
4、得體妥帖
（1）得體。應用文實用性強，講究得體。主要應做到以下三點：
一是要適合特定的文體。按文體要求遣詞造句，用詞、語氣、語體風格應符合特定的要求。保持該文體的語言特色和語言風格。如公文宜莊重，調查報告須平實，學術論文應嚴謹，祝謝哀問需較濃的感情色彩，廣告就常用模糊的語言，使用說明書則需具體實在，商業交際文書語言要委婉，合同書的語言則要精確，頒佈政策法令應莊重嚴肅，報喜祝捷要熱烈歡快，提出申請該委婉平和，分析問題須有理有據。
二是語言適用於所寫的應用文體的需要，做到需要文雅時，決不粗俗；需要委婉時，決不直露；需要明確時，決不含糊；需要模糊時，決不精確。
三是要考慮作者自己的身份，閱讀的物件，約稿的單位，寫作的目的，甚至還要考慮到與客觀環境的和諧一致、恰到好處。比如需要登報或張貼的，語言要通俗易懂；需要宣讀或廣播的，語言應簡明流暢，便於朗讀；書信的寫作，要根據遠近親疏、尊卑長幼的關係使用相應的語言；公文的寫作要根據不同的文種和行文關係而使用相應的語言，否則就不得體。（2）妥貼。語言的妥帖則是指語言要合乎語法的一般規範。
5、生動具體
生動，即言詞形象、逼真、有活力，能吸引人。應用文中有些文種的語言也是要求生動的，如講話稿、調查報告、總結等。選擇詞語（尤其是動詞的運用）時要精心，恰當、傳神地運用一些修辭手法，如引用、比喻、擬人、排比等。如某篇調查報告中寫當今擇偶觀時說："婚姻的含金量增大了。"就十分傳神。語言具體，可使文章內容有血有肉，說理深刻有力。其關鍵在於對事物的仔細觀察和深入瞭解。
應用文寫作基礎知識 篇五
中職教育國家規劃教材《應用文寫作基礎》(張金英主編，高等教育出版社，20xx年9月第2版)
《應用文寫作基礎練習冊》
三、考試題型：
(一)填空題 15%
(二)單項選擇題14%
(三)多項選擇題10%
(四)簡答題 16%
(五)改錯題 15%
(六)寫作題 30%
應用文寫作基本知識和常見文書寫作兩個方面。考試以測試常見文書寫作能力為重點，在理解、記憶、分析、綜合四個層面上測試學生對應用文寫作的掌握程度。
為增強學生學習應用文寫作的興趣，培養應用文寫作能力，提高應用文寫作技能。本課程重要章節的教學要求如下：
(1)應用文基礎知識
瞭解應用文的主題的要求，選擇材料應遵循的原則以及應用文語言運用的要求。
(2)行政公文
1.理解《國家行政機關公文處理辦法》(20xx年1月1日起施行)中13種公文的名稱和適用範圍。
2.掌握通知的概念、分類、特點、結構以及寫法。
3.掌握通報的概念、種類、特點、作用、結構以及寫法。
4.理解報告的概念、結構、格式特點。
5.掌握請示的概念、結構、寫法及與報告的異同點
6.理解批覆的概念、特點、結構。
7.掌握函的概念、分類、特點、結構以及寫法。
(3)宣傳應用文
瞭解訊息的含義、特點及其“六要素”。
(4)經濟應用文
1.瞭解經濟合同的主要特點、結構，掌握其寫法；理解經濟合同與意向書的區別。
2.瞭解廣告的特點、種類、結構與寫法。
(5)禮儀應用文
1.理解歡迎詞主要作用、主要特點，掌握其結構、寫法。
2.瞭解開幕詞的特點、結構及寫法。
3.瞭解祝詞的種類、結構，掌握其寫法。
(6)事務應用文
1.掌握推薦信、賀信、倡議書、申請書的結構、寫法。
2.瞭解慰問信的概念及結構，掌握其寫法。
3.瞭解計劃、總結的種類、特點、結構，掌握其寫法。
4.瞭解簡報的概念，理解其特點。
應用文寫作基礎知識 篇六
大學的第一個學期，學校為我們選擇了《應用文寫作》作為我們的選修課程，在xx老師的指導下，我們在16周內，完成了《應用文寫作》課程的學習，通過這門課程的學習，我掌握了很多知識。
說實話，一開始對應用文寫作毫無概念，當得知自己要學習這門課程的時候，便開始犯愁起來。因為從小到大，一直都對文學沒有特殊的敏感性，不會用過多華麗的辭藻來修飾自己的文章，因此作文成績也不是很理想。當高中畢業，開始了大學的學習生活，以為自己可以遠離自己所不感興趣的作文，可看到《應用文寫作》又讓我牴觸起來。但是當我真正接觸了這門課程後，我才發現它與我想象中的完全不一樣。它不同與我們所接觸的文學作品和其他實用文體。文學作品供人欣賞，其價值在於審美，它以美感人，以美育人，通過豐富。透明的藝術形象使人在歡愉中不知不覺達到感染教育的效果。而應用文寫作則不然，它主要是為了解決實際中的問題，具有很高的價值性與直接實用性。並且它不需要過多華麗辭藻的修飾，只需要簡明扼要地按照規範寫成文章即可。因此這讓我找到了自信，讓我下定決心要認真上好每一堂應用文寫作課程。掌握好每一種應用文所需要理解和記住的要點。
雖然《應用文寫作》這門課程，就其教授的內容來看，課程內容比較單一，上課時會比較地枯燥，但是在xx老師的帶領下，我們從未有過這種感覺。每節課程xx老師會將許多我們感興趣的東西穿插於他的教學當中，活躍課堂的氣氛，調動我們學生學習的積極性。xx老師在課堂上教給我們古代漢字是如何演變的，讓我們感受到漢字的奧祕並且感嘆古人偉大的創造思維能力。
xx老師也曾教給我們關於中國春聯的一些基礎知識，給我們舉出了許多具有很具有代表性的例子，每一副對聯都有著深刻的寓意，富含許多深刻的哲理的知識，並且蘊藏著無窮的只會。讓我們每一個聽他講課的人都目瞪口呆，感覺對聯真的是太美好了。xx老師在給我們上關於廣告寫作課程的時候，他找到了大量的資料，將每一種廣告的修飾手法都列舉了許多例子讓我們來充分地理解……因此，雖然課程內容單調，但是在xx老師的調動下，我們對應用文寫作的熱情卻在持續升溫中。也就是在這樣的課堂氛圍和xx老師的帶動下，讓每一節應用文寫作課的時間都過得飛快，也就是在這種愉快的氛圍中，我們半年的《應用文寫作》課程也接近了尾聲。
在這個學期，我上了《應用文寫作》課程後，有了許多的收穫。我們學習了各種應用文寫作的寫作方法和寫作格式。像是報告。請示。計劃。總結等一些常用文體的寫法。雖然之前自己正在不斷地通過各種方式接觸過它們，但是當自己下筆來寫時，自己便會舉得不是要從何下手，自己會變得不知所措了。而通過《應用文寫作》這門課程，自己以後再寫這樣的文體時就不會不知所措了，而是會非常自信完滿地將其完成。學術論文在我的大學學習生活中是非常重要的一部分。無論是年終還是畢業時都會用到它，因此學習它的學做過程是迫在眉睫的事情。《應用文寫作》這門課程便給我提供了一個學習它的很好的平臺，通過xx老師詳細的解釋和自己課後的練習，我已經掌握了它的基本寫作模式和要求，並且相信自己在將來會又一定的能來來完成一篇優秀論文的寫作。同時，應用文寫作在將來公務員考試中佔有非常大的比重。在就業形勢日益嚴峻的今天，考試公務員無疑成為大學生選擇自己將來人生道路的選擇。同樣，考試公務員也會成為我將來就業的一條好的途徑，因此學習公文的寫作方法十分重要。恰好《應用文寫作》就為我將來學習公務員相應考試的寫作做好了鋪墊。
在半年的《應用文寫作》的學習過程中，我們練習過通告，論文還有總結的寫法，並且上交了作業，在老師的審批和點評過後，讓我對它們的寫作手法及其中應注意的問題有了明確的理解與記憶，並且也相信，在之後，寫作這些應用文的過程中，一定會避免自己之前所不注意的問題，交出更加完美的寫作檔案。
在這個學期的應用文寫作的學習過程中，我慢慢了解了應用文這門學科，總結出一些學習的方法：
1、要研讀教材中的內容，關注教材中的細節。首先通過研讀應用文教材，熟悉應用文的大體內容，通過對教材的研讀，使我對每一個章節設計的知識又了一個總體的把握，特別是教材中的舉例和研究行文結構等。
2、查漏補缺，糾偏固體。熟悉以往使用過的文種，對於忽略或根本沒想到注意的問題要全面的掌握它。也要針對平時模稜兩可的知識點，弄清它的正確做法，還需要進一步鞏固自己正確的使用得當的知識點。
3、尋別覓距，連環記憶。首先，在學習文種時，助於區分文種之間的差別，正確的選用它們，理清相近地文種之間的區別，找出差距，對應用文寫作的理論學些和具體文種的寫作過程是十分重要的。要善於打破教材固有的，發覺他們之間的聯絡，便於記憶。
4、注重積累，注重實踐。《應用文寫作》是一門應用性很強的基礎學科，我在理解的基礎上將知識活學活用，注意在平時積累材料。在學習《應用文寫作》時，加強寫作實踐的練習是十分重要的。多讀範文，勤練寫作，從而提高寫作能力。半學期的應用文寫作課程已經全部結束了，在這個過程中，我受益匪淺，我將會在今後，將自己所學到的應用文知識應用到我的日常學習生活中。規範的要求自我，不斷的學習。鞏固直至完全掌握它。
應用文寫作基礎知識 篇七
公文的概念：公文是國家機關，社會團體及企事業單位在公務活動中，為行使法定職權而製作的檔案。它能夠跨越時間，空間的限制，有效地傳遞公務活動所需要的資訊。因而行政公文雖然數量不多，但卻是應用文中的一個主要門類。
決定的適用範圍
決定記錄和反映了各類機關的重要決策結果和內容，它是一種帶有制約，規範，指導作用的下行文，對於下級機關的工作過程或者活動具有強制力和約束力，是一種兼具領導性與規定性的公文。決定以機關名義釋出，以國家行政機關為例，按照有關法律，決定的釋出機關是國務院，國務院各部委，以及縣級以上(含縣級)地方各級人民政府；鄉，民族鄉，鎮人民政府也可以釋出決定。決定適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
決定的寫法
決定的格式主要由標題，正文，簽署和日期組成。 1，標題 決定的標題應當精煉地反映決定的主要內容，通常要求寫全項標題，即發文機關，事由和文種。 2，正文 決定的正文，應具體表達決定原由及對具體事項或行動的意見，要求，方法，措施等內容。具體寫法有兩種：宣告性決定，因其內容相對簡單，篇幅又較短小，所以，常按"決定原由"，"決定內容"的順序作篇段合一的方法來進行表述。指揮性和表彰性決定，因其內容相對複雜，所以，常採用二部式結構表述：第一部分是開頭，闡明決定的原由；第二部分是主體，闡明對有關事項或行動的意見，要求，方法，措施等內容，可按一定邏輯順序分條列項進行表述；有時也可採用小標題的方式來表述。 3，簽署及日期 決定的簽署與其他行政公文一樣，在正文的右下方簽上發文機關及成文日期，其中，如果是需要明確通過決定的時間及會議，則可將二者寫在標題的下方。 撰寫決定的注意事項： 第一，要注意決定的必要性。第二，要注意決定的正確性。
通知的適用範圍？ 在機關，團體和企事業中，作為通用公文的"通知"是應用範圍廣，使用頻率高的一個文種。 通知適用於批轉下級機關相關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。通知的適用範圍廣，從公佈國家的政策法令，到基層單位的事務告知，無論是黨，政，軍機關，群眾團體，還是企事業單位，上至中央，下至地方，單位無論大小都可以使用通知這種公文形式。由於通知的限定性小，機動性，靈活性大，所以處理各種事項用其他公文不好歸類和使用時，常常考慮用通知來發文。通知均以機關名義釋出。
通知的寫法與撰寫注意事項？ 通知的寫作格式由標題，受文單位，正文，簽署和日期幾部分組成。標題常用的寫法有兩種：一種是發文機關，事由，文種三要素俱全，另一種標題是隻有發文事由和文種兩要素，受文單位 即被通知物件或主送單位，一般是單位，有時也可是個人。通知的正文多用祈使語句，適當配以說明語句，而且口氣堅定，不容置疑。簽署和日期 通知的正文結束後還要將發文機關名稱寫上，然後再寫成文日期，最後要加蓋公章。
撰寫通知的注意事項：
第一，要認真仔細。第二，被通知單位的名稱要寫清寫全。通知的主送單位可以是一個，
可以是幾個，也可以是所有下屬單位，發文時必須寫清楚，通知周全。如使用"省政府有關部門"一類略稱，所附發文單位則應寫明"有關部門"的名稱，以避免發文不全，貽誤工作。
報告的適用範圍
報告適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。報告從性質上看是一種陳述性的公文；從行文關係上看，是一種典型的上行文。
報告的特點第一，已然性。第二，總結性。第三，陳述性。
報告的種類
報告，按其呈報要求可分為呈報性報告，呈轉性和呈復性報告。報告，按其內容可分為綜合報告和專題報告，工作報告和情況報告，以及調查報告。
報告的寫法與撰寫注意事項
報告的寫法？ 報告由標題，主送機關，正文，落款及日期四部分組成。 1，標題 一般由規範化的"三要素"的寫法即發文機關，報告內容和報告組成，也可以由事由和文種組成，省略其發文單位。 2，主送單位 主送機關寫在正文前第一行。 3，正文 報告的正文一般也分為開頭，主體和結尾三部分組成。正文的開頭，一般是簡要說明報告的目的或有關情況，有時是對報告的情況作簡要概括。採用的方式常用說明式或概括式。
正文的主體應集中反映報告的核心內容。其具體寫法，因報告種類不同而略有差異。綜合性報告及呈報性報告，專題報告，因是彙報工作，按其內容基本上是採用順敘法。呈轉性報告，因其主要目的是反映對具體問題的意見，所以其內容安排亦採取順敘法，正文的結尾，一般的報告多無特殊的結尾，彙報完畢，即告結束。結尾常用語是"以上報告，如有不妥，請指正。"呈轉性報告，其結尾比較固定，常用語是"以上報告，如無不妥，請批轉×××，×××貫徹執行。"
落款及日期 如果標題是"兩要素"的寫法，或者即使標題是"三要素"寫法，為了鄭重起見，則先落款即發文單位全稱，再寫成文的日期。
撰寫報告應注意的事項：
第一，要注意明確寫作目的。一是根據目的確定報告的具體種類，二是根據目的選擇典型材料和重點內容。第二，報告的材料應確實，可靠。第三，報告裡的觀點要正確。第四，文字要簡練。
請示的適用範圍
請示適用於向上級機關請求指示，批准。請示從行文關係看，它是一種典型的上行文，從性質上看是期復性公文。上級機關收到請示後，應當及時給予指示，批覆。請示一般以機關的名義發出，在國家行政機關中，為了明確行政領導負責制，重要的請示，比如涉及有關全國或者一個地區，一個方面工作的方針，政策，計劃和重大行政措施等事項的請示，也可以由機關的正職行政領導簽署發出。
請示的特點：
第一，行文關係具有固定性。請示的行文不能超越法定的隸屬關係，而且一般是逐級行文。 第二，行文的內容具有單一性。凡較規範的請示，都是具有這種單一性的，即一篇請示的公文只寫一件事或一個問題，亦即所謂的"一文一事"，"一事一請示"。這樣做的原因是由行政管理許可權及行文效果所決定的。 第三，行文目的鮮明性。這主要表現在兩個方面：一是對請示事項或問題所持的意見是非常明確的；二是對上級機關的有關請求也同樣是非常明確的。在這裡，一切的含糊其辭都是不允許的
請示與報告的區別
第一，行文目的不同。請示用於向上級請求指示或批准某些事項，待上級明確審批意見
後再開展或結束工作，在請示中可以向上級明確提出務必予以答覆的要求；報告卻不能請求指示或批准，更不能要求必須覆文。 第二，兩個文種的作用不同。請示對工作起到啟始或中續作用；報告則起到彙報工作，反映情況供上級瞭解或參考的作用。 第三，兩個文種的形成時間不同。請示只能在事前，報告則在事後或事情進行當中形成。 四、請示的寫法 請示由標題，主送單位，正文，簽署及日期組成。 1，標題 請示的標題由請示單位的法定名稱，事由(請示事項)和文種(請示)組成。標題中的事由必須是請示的主要內容的精煉概括，一般為請示事項或問題的名目。 2，主送單位 即請示單位的直接上級機關。如有雙重隸屬關係時，則應主送能夠直接批覆的隸屬上級，另者則以"抄報"處理，即主送單位只能是一個。不要輕易越級行文，如因特殊需要，必須越級行文時，應在報送更高的隸屬上級機關的同時，抄報被越過的直接隸屬的上級機關。 3，正文 請示的正文包括請示緣由，請示事項及請示批准的希望或要求。請示緣由部分應簡明扼要地寫出導致提出請示事項或問題的主要情況，也是構成原因的主要理由。第二部分的請示事項是全文的重點，明確提出請示的事項或問題以及相應的具體意見。最後一部分是向上級機關提出請求批准的希望或要求，常用語有"妥否，請批准""以上請示，可妥，請指示"等，如果是呈轉性請示，結尾時常寫"以上請示，如同意，請批轉××××地執行"等。以上內容，視繁簡程度，可分別作一段或若干段安排。
4，簽署及時間 請示全文之後要寫上請示單位的全稱和請示正式簽發的時間，完整的年，月，日。
請示撰寫的注意事項
第一，必須做到"一文一事一請示"。
第二，撰寫請示事項時，意見要具體明確，決不能含混不清，不知可否。
第三，凡請示事項或問題的解決涉及有關單位者，應事先商同有關單位，或在請示中加以說明；不能在主送的同時抄給下級機關。
第四，一定要把請示與報告區分開來，不能混用，亦不能寫成"請示報告"。
批覆的適用範圍
批覆，是上級機關根據有關的方針，政策和法律法規，依據自身的職權，針對下級機關的請示事項所作書面形式的答覆。批覆表達了領導機關對下級機關要開展某項工作或者處置某種事項所持的態度，或指示性意見。因此，批覆具有強制約束力和嚴肅鄭重性，並有很強的針對性和結論性，受文者必須貫徹執行。
批覆適用於答覆下級機關的請示事項。
批覆是專門針對下級機關的請示而發的，一般是"一請示一批覆"，不涉及請示以外的其他事項。它屬於指示性下行文。
批覆的用途
主要是通過對請示事項的具體答覆或指示，實行對下級單位的具體指導，對全域性工作及時協調。
三、批覆與批示同屬於上級機關發往下級機關的指導性公文，但它們有明顯的區別。批覆是專門答覆下級機關請示事項的，內容具有明顯的指導性，屬於被動發文；批示是上級機關對某些問題或某項工作發表的指導性意見，其內容常常有較強的針對性和參考作用，屬主動發文。
四、批覆的寫法與撰寫注意事項
1、標題 批覆的標題一般都是規範的"三要素"的寫法，即由發文單位的全稱，事由和文種構成，也有的批覆的標題由事由和文種構成。
2、主送單位 批覆的主送單位即原請示單位，換言之即答覆是誰的請示，主送單位就應
該是誰，若帶有普遍指導意義的，需要發給下級機關，則用"抄送"的形式。另外，標題中如有請示單位的，則不必再寫主送單位。 3、正文 批覆的正文一般都很簡短，因為它不像通知和指示那樣詳細闡述道理或意義，也不必像請示那樣充分說明理由，而是答覆問題。正文一般由"引語"和"答覆意見"兩部分組成。 4、落款及時間 批覆因具有通知和指示的性質，所以文中要寫發文機關名稱和成文具體時間；如果標題中已有發文機關名稱，正文後也不再落款而只寫成文日期。但無論是哪一種都必須加蓋發文機關公章，以示嚴肅性。 撰寫批覆的注意事項
第一，針對性和真實性。寫批覆意見必須依照黨和國家的方針，政策，針對所請示的問題，並核實請示原由的真實性，實事求是地給予明確答覆。 第二，明確性和具體性。寫批覆，意見要明確，不可模稜兩可，意見還應儘量具體，以利下級機關執行。 第三，及時性和一致性。批覆是答覆請示事項的公文，對請示事項的答覆，一定要及時，以免誤事。凡請示事項涉及到其他部門或地區的問題，批覆前要儘快與其協商，取得一致意見，然後寫成批覆意見，以利於下級機關的實施。 第四，正確使用"批覆"與"答覆函"兩個文種。批覆是一種針對"請示"而發的下行文，作者必須是受文機關的上級領導或指導機關，否則不能使用這一文種。
函的適用範圍
函，也稱公函，是商洽性公文。各級各類機關在開展工作中經常需要與平行或不相隸屬的機關進行聯絡，以便更好地協調工作事項，這種聯絡常用"函"進行。函，國家機關，企事業單位都可以使用。它是公文中運用最為靈活的一個文種。函適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。
函與批覆的區別：
首先，可以從概念上加以界定。函是用來相互商洽工作，詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准的。批覆是專門用來答覆請示事項的。其次，從作用與行文關係上來區分。批覆的作用僅限於有隸屬關係或業務主管關係的上級對所管轄的機關單位行文，準與不準的態度鮮明，往往具有通知和指示的性質，它只能是下行文。而函的答覆更多為平級行文，並只是商洽性，聯絡與諮詢的答覆，一般情況都是平行文。
請示函與請示的區別：
公文處理中，平行單位之間請示與申請批准內容的函混淆的情況時有發生，雖然它們都有請示的性質，但它們也有明顯的區別，主要有以下兩點： 第一，請示是上行文，函是平行文。 第二，請示的制發單位和受文單位之間的關係是領導與被領導的關係，函的制發單位與受文單位是平行或不相隸屬的關係。
函的寫法
函的一般格式主要包括：標題，主送單位，正文，落款與時間。
標題 函的標題是全要素標題，即包括髮文單位，事由及文種。其中事由應是對正文主要內容的標準而精煉的概括。
正文 函的正文是檔案的主要部分。強調就事論事，應直陳其事。第一部分是敘述事項，第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽，請求，詢問或告知的事項，然後提出希望，請求或要求。最後明確提出"以上意見可否，請函覆"，"敬請函覆"，"特此函告"等。"事項"部分基本是敘述和說明的寫法，是什麼就寫什麼，應簡單扼要，又要交待清楚。"要求"部分可多可少，如果事項很簡單，而且沒有過多要求就同事項寫在一起，一氣呵成；如果事項複雜些，或要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。覆函正文的一般結構是：先引述來函，可引來函的檔名稱，發文字號，主要內容。如"貴廠×字×號文悉"這樣的格式，也可以直接寫"電悉""函悉"，
然後寫答覆的主要事項，所答覆的內容要圍繞來函，要準確表達本機關的意見，態度要鮮明。覆函的結尾一般可寫上"此復""特此函覆"等話語。在覆函中要針對來函中提出的問題予以答覆：同意或不同意，同意將怎麼辦；不同意是什麼原因或應該怎麼辦，不應該怎麼辦等。文中用語應言簡意賅。
落款與日期 函的正文寫完之後，最後要有簽署和日期，並要加蓋公章。
會議紀要的適用範圍和種類
會議紀要也是一種比較重要的法定公文。為了體現民主集中制的原則，各級機關，人民團體，企事業單位的公務活動經常採用會議形式，這就使以記錄會議情況和議定事項的會議紀要具有較高的使用頻率。會議紀要適用於記載，傳達會議情況和議定事項。會議紀要是一種特殊文種，主要用於傳達會議的主要精神和要求，與會單位共同遵守執行的事項，以溝通情況，交流經驗，統一認識，指導工作。它是在歸納，整理會議記錄及其他有關會議材料的基礎上，按照會議的宗旨和要求，針對會議討論研究的工作事項和問題綜合整理而形成，它既可以反映會議的基本情況，主要精神和中心內容，也能夠用以解決問題，統一協調各方面的步調，還可以向上級機關彙報會議情況。例如《××大學思想政治教育工作座談會會議紀要》。
會議紀要的種類
會議紀要從本身反映的內容和性質及作用來看，大體可分為三種：第一類，指令性會議紀要。第二類，通報性會議紀要。第三類，座談會紀要。 三、會議紀要的寫法與撰寫注意事項
會議紀要的格式一般包括標題，時間，正文等項。
標題 會議紀要的標題有兩種寫法：其一是單標題，其二是雙標題，這裡有兩個語言結構，前一個是主標題，概括會議的主題，後一個是副標題，說明會議的名稱及所用文種。
時間 會議紀要的時間，一般是會議紀要形成的時間，有時也可以寫會議結束的時間。會議紀要的時間一般寫在標題下方的居中位置，並且首尾加圓括號。
正文 會議紀要正文一般包括開頭，主體和結尾三部分。
開頭部分用簡練的文字寫出會議概況：介紹召集會議的單位，會議的目的，開會的時間，地點，會期，參加人員，會議的議程和進行情況等。主體部分主要寫會議內容，即會議研究的問題，討論的意見及所形成的結果。這部分的表述方式比較靈活多樣，可以加寫序號按問題的順序逐一表述，也可以直接以小標題形式表述，還可以按內容性質加序號分若干部分表述。
結尾部分有兩種寫法。一種是提出希望，號召，要求有關單位認真貫徹會議精神，努力完成會上提出的各項任務；另一種是不另寫結尾，正文的主體部分結束就是全文的結尾，一般工作會議紀要常常採用這種寫法。
撰寫會議紀要應注意的事項：
第一、要真實，準確地概括會議內容，尤其是會議的議決事項。會議紀要，既要忠實於會議的實際內容，又要作好歸納整理工作，不能隨主觀意圖增減或更改會議的內容，而必須做到真實，準確地表達會議內容。 第二、要突出反映會議的重點內容，這主要是指重點反映會議所討論的問題及形成的統一意見，即會議明確和解決的問題。 第三，會議紀要的寫作要及時，否則拖延時間過長，會給人"時過境遷"之感，影響公文的效果。