關於精簡檔案落實“檔案實效”的專項調研報告
（辦公室）
為深入貫徹落實中央八項規定及省委《關於在“不忘初心、牢記使命”主題教育中開展專項整治的工作方案》，我校嚴格按照上級檔案要求，本著精簡、高效、務實的原則，全力做好檔案精簡工作。學校辦公室成立調研小組，於10月9日—12日圍繞調研提綱展開調研。本次調研活動在實施上做到了既“身入”，又“心入”，在具體方式上，通過召開座談會、檢視資料等方式，聽取意見、建議，瞭解情況。
一、學校檔案制發基本情況
1.經全面調研與統計，2019年截止至10月10日經學校辦公室制發的學校黨委、行政檔案共295件，2018年共發文461件，截至至2018年10月10日共發文305件，從總數量上來看，2019年比2018年發文數量同比有所下降，但不明顯。
2.2019年截止至10月10日共釋出校黨委檔案67件，校行政檔案228件。2018年截止至10月10日共釋出校黨委檔案95件，校行政檔案210件。其中校黨委檔案同比下降約30%，而校行政檔案數量上同比有所增長。
3.校行政檔案中，2019年截止至10月10日共釋出校學字檔案51件，校人字檔案39件，校教字檔案67件；2018年截止至10月10日共釋出校學字檔案32件，校人字檔案21件，校教字檔案55件。校學字檔案同比上漲37%，校人字檔案同比上漲46%，校教字檔案同比上漲18%。
4.2018年共釋出校黨委檔案124件，校行政檔案337件，2018年10月10日至12月31日共釋出校黨委檔案29件，校行政檔案127件，其中校學字檔案18件，佔同年校學字檔案總數的36%；校人字檔案14件，佔同年總數校人字檔案總數的40%；校教字檔案15件，佔同年校教字檔案21%。
二、調查中發現的問題
1.檔案絕對數量大。通過長期努力，各類檔案數量有不同程度的減少，但檔案的絕對依然很大。表面上看是檔案制發過多過濫，其實是思想觀念、領導方式不足的表現，有些部門以檔案落實檔案，將發文作為業績，作為責任追究的“護身符”，對如何結合實際創造性的開展工作思考不夠，研究不深，發發文，做做樣子，並不認真抓落實。
2.檔案規格偏高。一些屬於職能部門職責範圍內的工作，或者屬於部門、系統的一般性、階段性工作安排部署，或對上級對應部門檔案的貫穿，以本部門名義行文即可，卻積極以校黨委、行政名義超規格行文。就其原因一方面是認為校黨政總覽全域性，協調各方、部署工作就應以校黨委、行政名義；另一方面是認為部門工作有黨委、行政發文來推動才能體現其工作的重要性，其部門由力度，其領導又能力。這種爭相要求以校黨委、行政名義發文不僅弱化了部門職能，自身作用得不到發揮，還造成校黨委、行政事無鉅細、越俎代庖。
3.檔案質量不高。在具體工作中存在著個別檔案闡述重要性，發表一般性議論，“穿靴戴帽”，照抄照轉上級檔案內容的問題比較突出，檔案追求大而全，而結合自身實際的具體創新舉措等短時新內容較少。主要原因是深入基層調查研究少，發現不良問題，也回答不了問題，更談不上解決問題，而是坐在辦公室裡從電腦上、上級檔案中拼湊“華麗文章”。
4.稽核把關有困難。主要體現在稽核時間不充足，公文稽核過程中聽到最多的就是希望或者要求“馬上發”，甚至有些部門下午開會，上午臨近下班才履行行文程式，有時幾個檔案同時要求發文。檔案要求過急導致最後稽核糾錯的關口職能大大降低，更容易出現錯誤和瑕疵。
三、建議策略
1.切實減少檔案數量。要堅持圍繞學校中心工作，有的放矢，注重實效，為解決實際問題而行會和行文。在精簡檔案上做到“五個堅決”：法律法規、黨內法規、規章已作出明確規定的，現行檔案仍然適用的可發可不發的檔案，堅決不發。對可通過當面協商、電話溝通、或其他資訊化手段能解決問題的公文堅決不發。對未經過充分調查研究，可操作性不強的公文堅決不發。對已在會議上傳達的內容堅決不再發公文。對內容相近、體例相似、時效允許、可以合併的堅決不單獨發文。
2.嚴格控制發文規格。認真履行崗位職責，要對各單位（部門）上報的檔案嚴格把關，辦公室下發了《關於精簡學校檔案的通知》，對以校黨委、行政名義行文的標準做了明確要求，不符合以校黨委、行政名義發文的堅決不發；屬於學校各單位（部門）職能範圍內的工作，包括各種領導小組、委員會等非常設機構在其職責範圍內作出的工作部署，今後原則上由各部門自行發文，除上級主管部門或相關對口單位提出要求外，屬於校內各單位（部門）職權範圍內的事項儘量由各部門自行上報，均不以校黨委、行政名義行文。
3.切實提高發文質量。倡導清新簡練的文風，加強檔案的針對性、指導性和可操作性，儘量減少關於重要性或意義的一般性論述，做到主題鮮明、重點突出、結構嚴謹、表述準確、文字精煉、意盡文止。提倡寫短文、講實話，不發照抄照搬、脫離實際的檔案。實行前置稽核制度，起草單位應在會議稽核前一定時間將檔案報送相關領導審閱，由其提出提交審議、修改或暫緩審議的決定，未經前置稽核的檔案不予提交審議。
4.嚴格發文審批程式。各職能部門擬以學校黨委、行政名義行文的須嚴格履行行文程式，經黨政辦公室稽核，對符合以學校黨委、行政名義行文條件的檔案，按照學校發文程式，報送有關校領導簽署後印發。涉及兩個或兩個以上職能部門職權範圍內的事務，部門之間未協商一致的不可各自下文；對於不按簽發程式報送的檔案一律不予行文。
“文山文海”是形式主義和官僚主義作風的典型表現，不能把檔案留痕看成是落實工作，還是要騰出手來做實事。同時我們也要清楚明白的是，檔案和會議是開展和部署工作的遵循依據與有效方式，該發的檔案一定要發，該開的會一定要開，但要真正把握度，絕不能讓檔案和會議走形變味。
通過此次調研，我們瞭解到學校檔案制發的基本情況，對於研究下一步工作計劃，精簡檔案，改變文風，嚴格實行檔案審批制度，加強檔案數量、質量及規格的管理，提高工作實效，保障工作實效具有指導性的意義。