1. 目的
為落實XX集團有限公司（以下簡稱“集團公司”）計算機軟體管理工作主體責任，加強正版軟體管理，保障資訊保安，提高使用效率，降低使用成本，推進軟體正版化工作規範化，標準化，制定本辦法。
2.適用範圍
2.1 適用的業務範圍：集團公司正版軟體（以下簡稱軟體）的登記、購買、使用等業務。2.2 適用的部門範圍：集團公司各總部（部、室、中心）、集團公司工會。集團公司下屬企業可參照執行。
3.規範性引用檔案（包括編制依據）
4.管理原則
4.1堅持依據現行法律、法規、規章和政策政令的原則；4.2堅持規章系統性、科學性和實用性統一的原則；4.3遵循防範風險、降低成本、資訊保安、統籌管理的原則。
5.術語和定義
5.1 計算機軟體，是指計算機程式及其有關文件。
5.1.1計算機程式，是指為了得到某種結果而可以由計算機等具有資訊處理能力的裝置執行的程式碼化指令序列，或者可以被自動轉換成程式碼化指令序列的符號化指令序列或者符號化語句序列。同一計算機程式的源程式和目標程式為同一作品。
5.1.2文件，是指用來描述程式的內容、組成、設計、功能規格、開發情況、測試結果及使用方法的文字資料和圖表等，如程式設計說明書、流程圖、使用者手冊等。
5.2 軟體產品分類主要分為應用類軟體、系統類軟體、支撐類軟體、其他類軟體等4種類別。
5.2.1 應用類軟體主要是指解決特定業務的軟體，包括通用應用軟體和行業應用軟體。例如以專案方式建設的業務、管理軟體或單獨購買/免費獲取的工具軟體。
5.2.2 系統類軟體主要是指能夠對硬體資源進行排程和管理、為應用軟體提供執行支撐的軟體。例如作業系統軟體、防毒軟體、韌體、系統控制元件、驅動程式等。
5.2.3 支撐類軟體主要是指支撐軟體開發、執行、維護、管理, 以及和網路連線或組成相關的支撐類軟體。例如開發支撐軟體、中介軟體、虛擬化軟體、大資料處理軟體、人工智慧軟體等。
5.2.4 其他類軟體主要是指不屬於以上類別軟體的其他軟體，例如嵌入式軟體、工業軟體、資訊保安軟體等。
5.3 開源軟體是指原始碼可以被公眾使用的軟體，並且其使用，修改和分發也不受許可證的限制的軟體。5.4 商業軟體是指在指計算機軟體中，被作為商品進行交易的軟體。5.5 OEM軟體是指原始裝置製造商軟體。5.6 免費軟體是指可以自由而且免費的使用該軟體，並拷貝給別人，而且不必支付任何費用給程式的作者，使用上也不會出現任何日期的限制或是軟體使用上的限制。5.7 正版軟體是指由著作權人釋出，並獲得相應授權，能合法使用的軟體。5.8 盜版軟體是指未經版權所有人授權，非法制造、修改、破解、複製的軟體或有授權但超出授權使用範圍、期限進行多次安裝的軟體。盜版軟體一般沒有售後服務、無法升級，具有一定的資訊保安風險。5.9 軟體使用許可是指軟體權利人與包括企業使用者在內的使用者之間訂立的確立雙方權利義務的法律文書。按照許可證的不同形式、功能來劃分，常見的軟體使用許可有單人許可、單機許可、預裝許可、開放式許可、場地許可、網路許可和租憑許可。5.10 軟體正版化是指按照相關法律法規，購買正版軟體，代替原來安裝的非法產品；或者是使用開源免費系統和開源免費軟體來代替盜版軟體。簡單講就是指合法使用正版軟體。從工作上講還包括相關工作機制、工作臺賬、工作內容等。
6.管理機構及職責
6.1資訊管理中心
資訊管理中心為集團公司軟體正版化的歸口管理部門，具體職責如下：
a）負責集團公司軟體正版化工作的歸口管理；
b）負責集團公司計算機軟體工作計劃、工作措施、宣傳培訓、工作總結等；
c）負責指導並督促集團各單位軟體正版化工作責任部門貫徹落實軟體正版化工作；
d）負責集團公司正版軟體的分類指導；
e）負責開展集團公司軟體管理監督檢查；
f）負責納入集團公司統一管理軟體的預算編制、需求收集、安裝維護管理；
g）負責集團公司計算機軟體著作權的管理，計算機軟體著作權申報指導、備案歸集管理等；
h）負責集團公司軟體正版化管理的其他工作。
6.2法律合約部
法律合約部作為正版軟體法律風險管理部門，主要職責：
a）負責集團公司軟體產權法律諮詢指導。
b）參與集團公司軟體產權糾紛處理，負責智慧財產權訴訟、仲裁。
c）負責集團公司軟體正版化法律風險管理的其他工作。
6.3 財務管理部
財務管理部為集團公司軟體採購資金管理部門，具體職責如下：
a） 根據納入集團公司集中統一採購軟體的確定需求，負責相關預算管理。
b） 負責集團公司軟體正版化軟體財務管理的其他工作。
6.4 資源服務中心
資源服務中心為納入集團公司集中統一購買軟體的採購管理部門，具體職責如下：
a）根據集團公司集中統一採購收集的確定需求，負責相關正版軟體採購；
b）負責組織集團公司集中統一採購的相應合同簽訂、支付等工作。
6.5 集團公司二級單位
集團公司各二級單位為各使用正版軟體的責任主體部門，具體職責如下：
a）負責本單位軟體正版化管理工作，督促指導下屬部門貫徹落實軟體正版化工作；
b）負責本單位專業類等軟體的採購和納入集團集中統一採購軟體本單位使用者需求的提報；
c）負責本單位的正版軟體日常管理工作；
d）負責開展本單位正版軟體檢查工作，負責落實集團公司正版軟體管理要求；
e）負責本單位建立並維護正版軟體使用管理臺賬、資產配置管理；
f）負責本單位正版軟體安全管理、風險管理、軟體智慧財產權登記、軟體著作權備案等；
g）配合集團公司正版軟體管理歸口管理部門開展軟體管理其他工作。
7.管理要求
7.1軟體正版化工作責任制度
7.1.1集團公司各二級單位成立軟體正版化工作領導小組，編制本單位《軟體正版化工作領導小組成員資訊表》（附件1），單位分管領導是本單位軟體正版化工作的第一責任人，負責統籌協調推進本單位軟體正版化工作，督促員工嚴格遵守軟體正版管理規章制度。
7.1.2集團公司各類軟體必須使用正版軟體，集團公司員工簽署使用正版軟體承諾書（附件2），嚴格遵守軟體正版化工作相關規定，不得隨意私自在工作計算機上安裝盜版軟體或解除安裝工作軟體。
7.2 計算機軟體著作權管理
7.2.1 集團公司計算機軟體著作權的管理按照《XX集團有限公司智慧財產權管理辦法》中7.6條款執行。
7.2.2 軟體著作權登記。根據業務需要，符合《計算機軟體保護條例》和《計算機軟體著作權登記辦法》規定的集團公司研發的軟體（以第一完成人），在軟體開發完成後由軟體業務主管部門申請軟體著作權登記。集團公司範圍內的軟體著作權人可在中國版權保護中心或登入中國版權登記門戶網檢視指南辦理登記。
7.2.3 軟體著作權備案。集團公司範圍內的軟體著作權人在取得《軟體著作權登記證書》後的1個月內應向資訊管理中心備案。
7.3 軟體購買管理
7.3. 1 集團公司各單位要按照控制成本、確保我司資訊保安的原則，充分考慮實際工作需要和軟體價效比，科學合理制定軟體採購方案。正版軟體採購費用應當納入本單位年度預算。
7.3. 2集團公司採購的各類軟體均要求為正版軟體，主要是採購軟體使用許可權，各軟體採購單位需準確核實擬採購軟體的智慧財產權狀況，應當明確需採購軟體的相容性、授權方式、資訊保安、使用年限、技術支援與軟體升級等售後服務要求，防止侵權盜版軟體產品進入採購渠道，避免集團公司構成侵權和帶來法律糾紛。
7.3.3 集團公司正版軟體按照購買方式主要分為通用辦公類軟體、專業類軟體、其他類軟體等3種類別。原則上桌面通用辦公類軟體納入集團公司統一集中採購（例如OFFICE、PDF桌面常用辦公軟體等）；專業類軟體及其他業務軟體應由各業務使用部門負責自行採購；並做好正版軟體使用臺賬維護，由集團公司二級單位在每年度統一向集團公司資訊管理中心報備正版軟體使用臺賬及許可證明（合同等法律檔案或授權許可證）。（專業類軟體主要是軟體使用部門為滿足業務需要的計算機專業軟體，例如Photoshop、CorelDraw、AutoCAD，Adobe等系列影象、影音製作、資料分析等軟體。其他類軟體是除前兩類軟體的其他軟體。）
7.3.4 納入集團公司統一集中採購正版軟體的工作流程如下：
a) 由資訊管理中心統籌收集各使用單位的需求，軟體使用單位負責編制本單位的軟體使用需求（附件3），軟體採購需求要明確軟體名稱、版本、使用理由、許可數量、備註授權方式等內容。費用分攤原則按照“誰使用誰付費”的原則，集團公司各軟體使用單位根據實際使用軟體數量、規模承擔各自相應費用。
b) 資訊管理中心對軟體使用單位報送的軟體使用需求進行稽核，核減缺乏合理性的需求。
c) 資訊管理中心充分考慮實際工作需要和軟體成本等因素，開展軟體市場調研，開展相關專案立項，組織調整實際採購軟體規模數量。
d) 資訊管理中將收集到的採購需求（附件4）提報資源服務中心，由資源服務中心統一集中採購、簽訂合同和支付，軟體廠商或經銷商等與集團公司、各軟體使用單位簽訂相關合同。
7.4 日常管理規定
7.4.1軟體日常使用管理工作主要包括：制定年度工作計劃、編制預算與採購、軟體維護管理、督促檢查、宣傳培訓、總結報告等工作。
7.4.2 制定年度工作計劃。資訊管理中心負責牽頭制定集團公司年度軟體正版化工作計劃。軟體正版化工作計劃要明確目標任務、推進措施、進度安排、檢查方案等主要內容。
7.4.3編制預算與採購。軟體使用單位每年根據實際需要，填報《軟體使用需求申請表》（附件3）。統計彙總軟體使用部門報送的軟體使用需求，編制年度《軟體採購計劃表》（附件4）。
7.4.4安裝維護管理
管理許可權。納入集團統一管理的軟體由資訊管理中心組織安裝和維護工作，參考附件9、10、11。其他自行採購軟體由軟體使用單位負責組織安裝維護，並做好相關安裝維護臺賬管理。
軟體升級。工作人員不得私自升級計算機上已安裝的商業軟體。工作人員因個人工作需要，要求升級計算機上已安裝的商業軟體，需經所在部門資訊歸口管理部門許可方可實施，參考附件9、10、11。
使用規範。員工在實際工作中不得有下列行為：
a）擅自複製和銷售計算機軟體產品的複製品。
b）在採購計算機等裝置時，通過其他途徑要求銷售商安裝非正版軟體。
c）超越授權使用許可合同的要求擴大安裝範圍。
d）未經授權將計算機軟體放在網上供他人下載使用或將授權賬號給他人使用。
e）明知是未經授權的計算機軟體而從網上下載使用。
f）故意規避或者破壞軟體著作權人為保護其著作權而採取的技術措施。
g）故意刪除或者改變計算機軟體權利管理資訊。
h）在計算機維修過程中，軟體使用人要求維修人員安裝非正版軟體。
i）其他引起法律風險的軟體使用行為。
7.4.6 監督檢查
由集團公司資訊管理中心每年組織開展集團公司正版軟體使用情況檢查工作，制定檢查內容，重點檢查軟體正版化管理工作責任落實、軟體使用許可證管理、臺賬管理等內容，對檢查發現的問題，督促相關單位落實整改。
集團各單位每年組織開展部門內軟體使用情況檢查工作，制定檢查內容，重點檢查軟體正版化管理工作責任落實、軟體使用許可證管理、臺賬管理等內容。
7.4.7宣傳培訓、工作總結
各單位負責本單位軟體正版化宣傳培訓工作，提高工作人員的版權意識，通過專題會議或培訓、單位網站、知識競賽、宣傳手冊、海報、視訊等方式宣傳軟體正版化工作意義和成果。
各單位總結年度軟體正版化工作，重點是軟體正版化工作責任落實、軟體採購、軟體使用管理、督促檢查等情況，填寫《軟體正版化工作資訊統計表》（附件5）。
7.5 建立臺賬制度規定
7.5.1軟體使用單位負責建立本單位規範的軟體安裝使用管理臺賬，對各類正版軟體進行管理，臺賬主要內容包括：軟體名稱、版本、授權許可證書編號、使用部門、許可期限、安裝時間等，有關的軟體介質、說明書、使用許可證（或合同）等；由專人建立、更新和維護臺賬、妥善儲存相關資料，以備檢查。軟體臺賬建立參考《可使用免費軟體清單》（附件6）、《軟體使用情況彙總表》（附件7）、《軟體使用情況明細表》（附件8）和《軟體安裝維護情況明細表》（附件9）。
7.6 軟體資產配置
7.6.1 嚴格執行相關法律法規和集團公司相關制度規定處置資產，遵循合法授權、從嚴控制、合理配置、避免浪費的原則。
7.6.2 軟體選型前，軟體使用單位需對相關軟體進行統一測試和試用，綜合考慮軟體的價格、相容性、安全性和售後服務等因素，確定軟體選型，明確軟體名稱和版本。根據規模，優先採用場地授權（許可）方式配置軟體。
7.7 軟體安全管理
7.7.1 集團公司各使用單位在使用正版軟體時應遵守資訊保安的原則，防範軟體安全風險，不得隨意使用存在安全漏洞的軟體。
7.7.2 集團公司各單位在專案建設過程中整合到各項系統的外掛及採購的各類軟體（含第三方開發工具）應由合同甲方嚴格核實乙方單位使用的各類軟體（含第三方開發工具）智慧財產權情況，在合同中應規定有關責任承擔和處罰條款，不得使用盜版軟體，避免構成侵權和帶來法律糾紛；使用開源軟體應識別、檢查開源軟體附帶的許可證約定義務（附加版權宣告），避免使用開源軟體引發潛在的法律糾紛。
7.7.3 堅持“國產優先”原則。集團公司逐步開展軟體國產化研究，鼓勵集團公司各單位積極推廣使用自主安全可控的優秀國產軟體。
7.8罰則
7.8.1 對非不可抗力等客觀原因造成集團公司軟體侵權損失的，將追究當事人及其部門負責人的相關責任，實行經濟損失責任人賠償制度。若違反法律法規的，按國家相關法律法規處理。
7.8.2 各單位落實責任追究制度，對於相關部門沒有落實軟體正版化工作規定，存在工作人員使用盜版軟體的，一經發現，資訊管理中心將在計算機終端使用情況檢查結果中予以通報。
7.8.3 工作人員違反軟體正版化工作相關規定，私自在工作計算機上安裝盜版軟體或解除安裝重要工作軟體造成相關損失的，各單位可視情況制定處罰規定予以處罰。
8.支援檔案
序號 | 流程檔案 | 編號 | 作業標準（作業規範） | 編號 |
1 | 無 |
9.文件歷史
版本號 | 修改內容及理由 | 擬製/修改責任人 | 釋出日期 | 實施日期 | 批准者 |
1.0 | 新制訂 | 史星星 |
10.附則
本管理辦法由資訊管理中心負責解釋。
附件：
1. 軟體正版化領導小組成員資訊表
2. 使用正版軟體承諾書
3. 軟體使用需求申請表
4. 軟體採購計劃表
5. 軟體正版化工作資訊統計表
6. 可使用免費軟體清單
7. 軟體使用情況彙總表
8. 軟體使用情況明細表
9. 軟體安裝維護情況明細表
10. 軟體安裝維護申請表
11. 軟體安裝維護確認單