公司公文處理實施細則
第一章 總 則
第一條 為使XX公司（以下簡稱公司）公文處理工作規範化、制度化、科學化，結合公司公文處理的實際情況，制定本實施細則。
第二條 公司公文是公司管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是傳達公司方針、政策，釋出規章制度和措施，請示和答覆問題，安排生產經營活動，佈置和商洽工作，報告情況、交流經驗的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全。
第四條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和有關規定，確保國家祕密安全。機密文電要有專人辦理，並按規定範圍傳閱、使用。
第五條 各部室（班組）負責人應高度重視公文處理工作，自覺遵守本實施細則，加強對本部室（班組）公文處理工作的領導和檢查。
第六條 公司綜合辦公室是公文處理歸口管理部門，主管公司的公文處理工作，並負責指導公司所屬各部室、班組的公文處理工作。
第七條 公司綜合辦公室文祕人員負責公文處理工作。公文處理文祕人員應忠於職守，具備相關專業知識。
第二章 公文種類
第八條 公司常用的公文種類主要有：
（一）決定
適用於對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關部室（班組）及人員。
（二）通知
適用於釋出規章，轉發上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求所屬部室（班組）辦理，任免或聘用、解聘人員。
（三）通報
適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
（四）報告
適用於向上級單位彙報工作，反映情況，答覆上級單位的詢問。
（五）請示
適用於向上級單位請求指示、批准。
（六）批覆
適用於答覆下級部室（班組）的請示事項。
（七）函
適用於不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間商洽工作，詢問和答覆問題，向其他業務主管部門請求批准和答覆審批事項等。
（八）會議紀要
適用於記載、傳達會議情況和議定事項。一般有三種方式：1.文種為會議紀要，直接印發；2.會議紀要作為附件，以通知形式印發；3.會議紀要名稱為文頭的可不蓋章印發。
（九）意見
適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
第三章 公文格式
第九條 公文格式一般由眉首、主體和版記三部分組成。
（一）公文眉首指首頁紅色反線以上部分，包括髮文部室標識、發文字號、祕密等級和保密期限、緊急程度、上行文的簽發人和會籤人。
1. 發文部室標識由發文部室全稱或者規範化簡稱後加“檔案”組成；對一些特定的公文如函件等，可只標識發文單位全稱或規範化簡稱。
發文部室標識上邊緣距上頁邊62mm，一般為小標宋字型，紅色，字號以醒目美觀為原則酌定，但應小於22mm×15mm。
2.發文字號包括單位代字、年份和序號，在發文部室標識下空2行，用3號仿宋體字居中排列。年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入。
發文字號之下4mm處居中橫印一條長156mm的紅色反線。
聯合行文，只標明主辦單位發文字號。
3.涉及國家祕密和企業祕密的公文，視機密程度，在公文首頁右上角用3號黑體字標明祕密等級（兩字之間空一字）。密級標識上邊緣距上頁邊37mm，右邊緣距右頁邊26mm。
4.緊急公文應當根據緊急程度分別在公文首頁右上角用3號黑體字標明“特急”、“急件”（兩字之間空一字），緊急程度標識上邊緣距上頁邊37mm，右邊緣距右頁邊26mm。同時是祕密公文的，上標機密程度，下標緊急程度。
5.上報公文應在首頁紅色反線上方左空1字標註發文字號，右空1字標註簽發人。“簽發人”用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
（二）主體部分包括標題、主送部室、正文、附件、成文時間、單位印章。
1.公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類。標題在首頁紅色反線下空2行，用2號小標宋體字一行或多行居中排列。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
2.主送部室是指公文的主要受理部室，應使用全稱或規範化簡稱、統稱。主送部室在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，主送部室名稱後標全形冒號。
3.公文正文：主送部室名稱下1行用3號仿宋體標識，每自然段左空2字，回行頂格。
4.公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全形冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱後不加標點符號。
附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件（或帶序號）。
5.成文時間以領導人簽發的日期為準，成文時間一般在正文下方右空4字用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”。
6.公文除會議紀要外，應加蓋印章。加蓋印章上距正文2mm－4mm，端正、居中下壓成文時間。當印章下弧無字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應通過調整行距、字距使印章與正文同處一面，不得采取“此頁無正文”的方法解決。
7.公文如有附註，用3號仿宋體字，左空2字加圓括號標識在成文時間下1行。附註一般用於說明公文發放範圍、使用注意事項等，“請示”類公文，應在附註中註明聯絡人的姓名和電話。
（三）版記部分包括主題詞、抄送部室、印發部室和印發日期。
1.公文應當標註主題詞。主題詞標註在印發部室欄上1行， “主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字，主題詞一般標引3－5個。
2.抄送單位指除主送部室外需要執行或知曉公文的其他部室，應使用全稱或者規範化簡稱、統稱。抄送欄設在公文末頁下端，印發部室和印發日期之上，左右各空1字；“抄送”用3號仿宋體字標識，後標全形冒號；抄送部室間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送部室對齊；在最後一個抄送部室後標句號。
2.印發部室和印發時間：位於抄送部室之下（無抄送部室在主題詞之下）佔1行位置，用3號仿宋體字；印發部室左空1字，印發時間右空1字。印發部室指公文的印製主管部門(辦公室或文祕部門)；印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
3.版記部分各要素之下均加一條反線，版記的最後一個要素置於公文末頁最後1行。
第十條 公文（含附件）排版格式：文字從左至右橫寫、橫排；一般為每頁22行，每行28個字；頁邊距分別為：上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。
公文附件為表格時，可根據實際需要，以整齊美觀為原則進行排版。
第十一條 公文的信函式格式：發文單位（部室、分公司）名稱上邊緣距上頁邊30mm，小標宋體字，字號酌定；發文單位名稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文單位（部室、分公司）名稱及雙線均印紅色。
函件的發文字號在首頁橫線下方右側頂格標識，其他要素的標識方法同“檔案式”公文格式。
第十二條 公文用紙採用國際標準A4型，左側裝訂。
第四章 行文規則
第十三條 行文關係根據各自的隸屬關係和職權範圍確定：
公司綜合辦公室根據其職權範圍內，根據工作需要可以對邢臺供電公司、相關市行政主管部門等上級單位行文；可以對業務夥伴行文。
第十四條 公司各部室之間對有關問題未經協商一致，不得行文。
第十五條 行文應當確有必要，注重實效，一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應抄送被越過的上級部門。
第十六條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應用抄送形式，但不得抄送其下級單位。
“請示”、“報告”不得混用，“報告”不得夾帶請示事項。
第十七條 除上級單位負責人直接交辦的事項，一般不得以單位名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第五章 發文辦理
第十八條 發文辦理指以本單位名義制發公文的過程，包括擬稿、核稿、會籤、稽核、簽發、分發、繕印、用印等程式。
第十九條 公司發文主要包括公司檔案、考核通報、情況彙報等。
（一）公司檔案：主要用於向上級部門請示、報告工作；安排、佈置及通報全域性性的重要工作；對所屬單位的請示事項進行批覆；轉發上級單位重要檔案；根據工作需要，對有關部門和業務夥伴行文商洽工作等；安排、佈置各部室、班組職能範圍內的專項業務工作，下發會議通知、會議紀要等。
（二）考核通報：主要用於對各部室、班組上月業績考核情況。
（三）情況報告：主要用於公司或各部室、班組向上一級領導書面面請示或報告工作；報送的一些簡報、報表；需要公司的屬各部室、班組周知的事項等資料；
第二十條 擬稿：公司發文一般辦公室文祕、管理專責根據各自主管業務範圍進行擬稿，發文擬稿應做到：
（一）符合國家的法律、法規和方針、政策，與公司已發公文涉及同類問題的規定相銜接，注意政策的連續性、穩定性。
（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，文字精煉，字詞規範，標點正確，完整準確地體現行文意圖。
（三）人名、地名、數字和引文準確。日期應寫具體的年、月、日。引用公文應先引標題，後引發文字號，並加括號。使用非規範化簡稱，一般先用全稱，並註明簡稱。使用英文字母縮寫時，應先用中文全稱，並註明英文縮寫。
（四）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。
（五）使用國家法定計量單位。
（六）公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、片語、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應使用阿拉伯數碼。
第二十一條 會籤：公司發文凡涉及多個部室職能或業務的，必須經相關部室負責人會籤。綜合辦公室應主動與相關部室協商，取得一致意見後方可行文；如有分歧，綜合辦公室可列明各方理據，並提出建設性意見後報公司領導協調或裁定。
公司各類規章制度，須經綜合辦公室會籤。
以公司名義向業務夥伴行文，凡涉及簽訂、履行和解除合同，處理民事權利義務關係，以及可能涉及調解糾紛、仲裁或訴訟內容的，須經辦公室會籤。
第二十二條 稽核：公司發文送公司領導簽發前，由辦公室主任進行稽核。稽核的重點：是否確需行文，行文方式是否妥當，有關部室是否已會籤等。對不符合公文擬製要求的，及時退回修改或重辦。
第二十三條 簽發：公司檔案分別由公司分管領導簽發。
第二十四條 印製：公司發文由辦公室統一編號、繕印、用印。
第二十五條 分發：公司各類發文屬公司內部事項，綜合辦公室應嚴格按主送和抄送單位分發。未經批准，任何人不得私自將公司發文提供給分發範圍以外的單位和個人。
第六章 收文辦理
第二十六條 收文辦理指對收到的公文（包括傳真、電子郵件、協同辦公檔案等）的辦理過程，包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等程式。
第二十七條 凡主送或抄送公司的各類公文以及涉及法律事務的各類信函，均由辦公室文書負責簽收、登記、擬辦、催辦，任何部門或個人不得自行處理。
（一）簽收公文應認真清點檢查，上級單位來文如印章和附件不全，應及時與發文單位聯絡更換；各部室、班組來文如內容不完整、格式不規範等，一般退回重辦。
（二）登記公文應將標題、密級、發文字號、緊急程度、來文單位、件數、收到時間及處理情況等登記清楚，以利查詢。
（三）對需要辦理的公文，應及時提出擬辦意見送公司領導批示或交有關部室辦理，需要兩個以上部室辦理的應明確主辦部門，緊急公文應明確辦理時限。
（四）對重要的和有時限要求的公文，文書要負責催辦；此外承辦部室負責人也應對重要和有時限要求的公文進行催辦，並將辦理情況向文祕人員反饋。
第二十八條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。
第二十九條 承辦部室收到交辦的公文後應及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應按時限要求辦畢，確有困難的，應及時向綜合辦公室反饋情況。對不屬於本部室職責範圍或不宜由本部室辦理的，應及時退回綜合辦公室並說明理由。
第三十條 公文辦理中遇有涉及其他部室職能的事項，主辦部室應主動與有關部室協商，如有分歧，可報公司領導協調或裁定。
第三十一條 公文送批、交辦及傳閱，應履行登記手續，隨時掌握公文去向，避免丟失、漏傳、誤傳和延誤。
第七章 公文歸檔
第三十二條 公文辦理完畢後，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理、歸檔。
第三十三條 歸檔範圍內的公文，應當根據其相互聯絡、特徵和儲存價值等整理，保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便於保管和利用。
第三十四條 聯合辦理的公文，原件由主辦部室或部門整理、歸檔，其他單位或部門儲存複製件或公文副本。
第三十五條 歸檔範圍內的公文應確定保管期限，按年度向檔案部門移交。個人不得保管應歸檔的公文。
第三十六條 擬製、修改和籤批公文，應使用鋼筆、簽字筆和毛筆，使用籃黑或黑色墨水。
第三十七條 公司綜合辦公室應本著既有利於提供服務，又注意保密和保證檔案安全的原則，進行借閱、利用檔案。
第八章 公文管理
第三十八條 公文由綜合辦公室文書統一收發、稽核、用印、歸檔和銷燬。
第三十九條 上級單位的公文，除絕密級和註明不准翻印的以外，公司檔案經單位負責人批准，可以翻印。翻印時，應註明翻印部室、日期、份數和印發範圍。
第四十條 公文影印件做為正式檔案使用時，應加蓋單位證明章。
第四十一條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。
第四十二條 傳遞祕密公文，必須採取保密措施。嚴禁用計算機、普通傳真機傳輸祕密公文。
第四十三條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑑別和主管領導批准，可定期銷燬。
第四十四條 銷燬祕密公文應到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷，並做好銷燬登記。
第四十五條 工作人員調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文按規定移交、清退。
第四十六條 公文處理中涉及電子公文的，執行《邢臺供電公司文件辦公自動化系統公文辦理管理辦法（試行）》（邢供電〔2001〕40號）。
第九章 附則
第四十七條 本實施細則中未盡事宜，可參照《邢臺供電公司行政處理實施細則》執行。
第四十八條 本實施細則適用於公司各部室、班組。
第四十九條 本實施細則自發文之日起執行，並由綜合辦公室負責解釋。