檔案資訊化管理的制度 篇一
摘要：計算機的開展，為我們生活的各個方面帶來了便利，應用辦公室軟體系統或其他軟體對檔案進行管理越來越便當，在檔案管理方面我國很多中央都採用了資訊化的技術，但是仍有一區域性檔案由於時間的長遠以及重要性，沒有被資訊化。資訊化檔案建立會大大的便當我們檔案的管理和查閱工作，但是電子檔案依賴於電子裝置，假如裝置呈現問題就可能面臨檔案失效，同時把檔案存在放在網路上容易被別人入侵，檔案平安性不高。本文剖析了電子檔案的資訊化管理的優點及缺陷，並討論了電子檔案將來的開展趨向。
如今的檔案管理處於傳統檔案式和電子式平分天下的狀況，在一些新的機構或單位普通都採用電子檔案的管理，由於電子檔案有著快速直觀的特性，但是有些重要部門或者以前的機構，為了保證檔案的平安性或者材料太難整理沒有完成電子化管理。電子化檔案管理是一個必然趨向，電子化檔案有著諸多優點，但是也有著缺陷，但是這些缺陷是今後能夠處理的，最重要的觀念的改動。
1電子檔案是檔案開展的趨向
電子化、資訊化辦公為我們的工作的便利性和工作速度有著很大的提升。隨著計算機技術的開展，定製類軟體降生，辦公質量和速度得到更多的提升。因而檔案的電子化和資訊化也是開展的必然性。由於電子檔案有著以下的幾個優點：第一，電子檔案對辦公的場地請求小，在貯存大量的檔案時不需求檔案室，不需求房屋和場地的請求，有足夠裝置電腦的位置即可。大大減少了場地本錢。第二，電子檔案記載資訊和查詢資訊的速度快，相比擬傳統及檔案室設計，電子檔案只需求簡單的操作幾下滑鼠和鍵盤就要能夠查詢到相應資訊。比檔案袋的方式速度提升了不少倍。第三，電子檔案複製速度快，有些檔案要需求共享時，電子檔案能夠快速完成材料複製，但是傳統檔案管理速度慢，而且會經常呈現錯誤。同時電子檔案的文字都是由計算機編輯，可以很好的辨認。但是有些傳統檔案有人書寫，內容有時很難識別。
2電子檔案存在的缺陷
2.1電子檔案的平安性和長期保管性問題
電子資料的保管憑仗的是計算機儲存硬體或者網際網路雲技術。所以這也是電子檔案的弊病所在，中國人心裡有種“眼見為實”的觀念，對應用計算機資料儲存檔案，由於看不到資料的詳細存在一直對檔案的平安性抱有疑問，電子檔案在長期保管中遭到計算機硬體的影響，假如儲存的硬碟損壞。將代表一切檔案都可無法找回，但是應用最近的雲技術能夠擺脫資料對硬體的依賴，但是另一個問題還是電子檔案的重要缺陷，那就是平安性。電子檔案可能被不法分子入侵然後檔案損失，或者被非法複製，以及程式設計師的失誤操作形成檔案不可修復性破壞等問題，也是電子檔案的平安性的重要問題。但是一切辦法都不是圓滿的，傳統檔案檔案管理也可能面臨火災，偷盜等問題。電子檔案的入侵相對較容易，抗干擾才能差，同時資料修復才能較低，但這些是逐步能被修復和改善的。
2.2紙質和電子檔案並存的問題
關於我國而言，傳統的紙質檔案應用時間較長，在居民意中一向有著“白紙黑字”的想法。因而，區域性地域並未大範圍的提高電子檔案，其紙質檔案仍然佔有大區域性的檔案工作內容。此時，紙質和電子檔案並存的問題，直接影響我國的電子檔案提高和資訊化管理工作。從目前的狀況來看，兩種檔案方式並存問題主要表如今以下幾個方面：第一，紙質檔案常常會由於對環境請求較高，因而在持久的保管後，字領會含糊、頁面會發黃，此時要想再次輸入電子檔案，其阻力較大；第二，區域性祕密檔案或者是及其重要的檔案，必需經過紙質檔案來保管；第三，電子檔案的工作並未得到一切人的信任，呈現問題的時分，並不能第一時間找到紙質檔案來比照，由此在客觀上構成了檔案方式的牴觸，社會言論的壓力也在客觀上為電子檔案工作形成了不小的影響。
3電子檔案資訊化管理計劃
3.1更新電子檔案的管理辦法
電子檔案有著比傳統檔案優秀的特性，但是也有著缺陷，有著關於平安性上人們的擔憂。為了補償電子檔案存在的缺陷，就要改動電子檔案的管理辦法。首先就是依照檔案的重要水平樹立合適相應的防火牆，同時關於極重要的檔案樹立相應的映象，把映象檔案給公眾運用，同時主體檔案維護平安性，就算不法分子入侵了映象檔案系統，也不會形成什麼影響，只需再複製一個新映象就能夠把被竄改的資料交換。檔案管理的日常工作時，應該做好相關人員的培育工作，減少失誤操作，同時做好相應的備份。同時做好雲裝置的應用，把檔案樹立在雲上，維護在硬體呈現問題時，檔案的平安性。另外要對檔案進行經常性的檢查，掃除病毒以及做好相應的資料整理。電子資料假如把平安性問題處理了就逐步替代傳統檔案的位置，做到檔案全部的電子化。
3.2採取維護電子檔案產生原始性的原則進行管理
電子檔案資訊化管理外表上比擬優良，但在實踐的操作中，並不一定會取得理想的效果，其平安隱患和要挾較多，很多方面都是有待健全的。為此，今後在電子檔案資訊化管理過程中，還應積極採取維護電子檔案產生原始性的原則進行管理，即對原始檔案展開大量的維護和備份工作。電子檔案原始檔案的管理，可嘗試從以下幾個方面動身。第一，電子檔案部門為資訊儲存單位提供資訊查詢功用，並進行相應的。使用者確認工作。第二，電子檔案部門在展開資訊化管理的過程中，必需和技術部門、法律部門等專業部門進行親密的配合，以此來保證資訊化管理的規範化和自動化，減少各種不用要的矛盾和牴觸。第三，由於原始電子檔案的重要性，應定期展開備份工作，保證一切的檔案都有跡可循。第四，電子原始檔案在儲存的過程中，應設定一定的密保措施，避免呈現惡性事情；同時，每一次的電子檔案更新，都不要掩蓋之前的材料，應保證檔案在調取過程中，能夠明晰的展示出每一次的更新時間、更新內容。第五，由於電子檔案的原始性十分重要，因而應對其採用最新的技術來完成，並且要經過多項測試，需確保每一個方面都萬無一失。綜上所述，電子檔案資訊化管理在目前的工作中，正在努力的展開，將來工作還會進一步提升。
4結論
在檔案的管理上懂得分離新的技術，把資訊化融入其中。樹立電子化檔案，在電子檔案的管理應用中樹立相應的機制，認識到電子檔案的優點和缺陷。發揮電子檔案的優點，關於缺陷方面要分離相應的技術改善相應的平安性上的問題。關於一些主要檔案管理能夠採用兩種檔案管理形式共同進行方式，然後慢慢的電子檔案會佔領檔案管理的主流位置。
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檔案管理資訊化論文 篇二
摘要：本文以檔案管理中資訊化為研究物件，首先，界定和探討檔案管理資訊化的內涵及特點；其次，闡述了檔案管理資訊化管理的必要性和重要性；再次，論述當前檔案管理資訊化過程存在的問題；最後，針對當前檔案管理資訊化存在的問題提出了改善措施或者對策。
關鍵詞：檔案管理；資訊化；淺析
0 引言
資訊化技術給管理帶來了深刻的變革，積極轉變管理模式，提升管理效率。
資訊化在人們日常生活、工作、學習等方面產生了積極的影響，推動著科技、社會、經濟極大的發展。
當然，檔案管理無不例外也受到資訊化發展的影響，既有機遇也有挑戰。
隨著檔案管理所承載的資訊量多樣化、複雜化等趨勢發展，傳統的檔案管理模式、工作方式已經不能夠適應資訊化社會發展的要求。
而且當前檔案管理資訊化也存在著較多問題，需要亟待完善，以促進檔案管理資訊化的發展和提升檔案資訊化管理的效率。
1 檔案管理資訊化內涵、特點及必要性
1.1 檔案管理資訊化內涵 檔案管理資訊化的內涵就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代資訊科技，對檔案資訊資源進行處置、管理和提供利用服務。
資訊化充分體現在檔案管理工作中利用現代計算機技術、資訊科技、網路技術等對檔案資源進行處理、管理、開發等，將紙質檔案、聲像檔案等傳統介質檔案和已歸檔儲存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案資訊庫，達到為社會發展提供服務的功能目的。
1.2 檔案管理資訊化的特點 檔案管理資訊化具有如下的幾個特點：①具有檔案資訊儲存、查取等自動化功能。
②檔案資訊能夠實現共享。
③檔案資訊化管理具有智慧化特點。
④檔案資訊化管理實現社會化服務。
1.3 檔案管理資訊化必要性 隨著社會不斷的發展，當前已經進入了資訊時代，知識爆炸式發展，高新技術的突飛猛進等對檔案管理也提出了越來越高的要求，傳統的檔案管理模式主要是以手工為主，分類編目、檢索等工作都依靠手工完成，效率很低，當前檔案資訊量的急劇增加，種類繁多，紙質的經過查閱容易變爛、需要儲存完善，需要大量的材料來裝載資訊，不符合當前低碳經濟發展要求，因此傳統的檔案管理模式已經難以適應當前社會發展的要求。
隨著計算機技術、網路技術等不斷髮展，檔案管理出現網路化、電子化、動態化、數字化等資訊化模式是必然發展趨勢。
現代的資訊科技，比如大容量的硬碟能夠儲存大量的資料資訊，網路技術能夠實現遠端資料傳輸。
2 當前檔案資訊化管理存在的問題
2.1 檔案管理人員素質有待提高 從當前狀況來看，各單位的檔案管理人員整體素質不高，由於傳統的檔案管理方式、方法適應不了現代的要求，先前的檔案管理人員採用現代檔案管理模式，但是其資訊化管理專業性、學歷層次、理論水平等參差不齊。
新聘請的檔案管理人員大部分由於缺乏資訊化管理經驗，管理觀念意識不強。
各單位比較普遍的狀況是既懂檔案管理專業業務知識又懂計算機技術、網路技術等資訊科技的複合型人才甚少，能夠對檔案管理軟體進行維護，開發檔案管理軟體的人才奇缺，基本上處於操作層面，對檔案管理資訊化發展形成人力資源障礙。
2.2 檔案管理資料安全問題 網路資訊科技帶來方便的同時，也給資訊洩入帶來隱患。
檔案管理資訊化不可避免的要受到安全方面的威脅，如何來維護檔案管理資訊化的網路安全將是一項長期的任務，也是檔案管理資訊化建設和發展的一道障礙。
2.3 檔案管理資訊化模式不夠規範 當前，存在各類檔案的著錄細則相容性不強，檔案分類，編號等方面沒有統一有效的標準，僅著眼於某一個專業系統，難以全面展開實施。
由於檔案管理在標準及規範方面存在不統一，某種程度上導致資訊資料格式及系統的異構。
再者，我國檔案管理資訊化軟體方面的通用性等存在嚴重不足，資訊科技的裝置比如掃描器型號不一，檔次參差不齊，硬體環境也缺乏統一規範，這些都影響到檔案管理資訊化的進一步發展。
2.4 檔案資訊化管理的資料質量問題 由於檔案資訊化管理將紙質的檔案電子資料化後，電子檔案具有資訊的非紙質性、資訊與載體的可分離性、資訊載的脆弱和不穩定性、資訊儲存的高密度性、資訊的易更改和易丟失性等特徵，從而出現了資料質量問題，而且當前維護電子檔案的真實性的途徑及方法還不能夠達到確保電子資料檔案真實性的目的。
3 改善當前檔案管理存在問題的措施
3.1 培養及引進檔案資訊化管理高素質人員 針對當前檔案資訊化管理人員素質不高的現況，需要加強人員的檔案管理資訊化業務培訓，適當引進高素質人才，打造一支適應現代化檔案管理要求的專家型隊伍，向既熟悉檔案管理業務又懂得計算機檔案管理技術的複合型人才的目標邁進。
3.2 加強檔案資訊化管理人員的安全意識 檔案資訊的重要性不言而喻，為了預防資訊洩入，檔案管理人員必須要加強安全意識。
認真務實的對檔案資訊做出鑑定，確定檔案的密級程度和開放範圍，嚴格管理。
適時的對計算機進行防毒，安裝防火牆，升級防毒軟體，升級相關硬體設施，嚴格按照《全國檔案資訊化建設實施綱要》的要求，採用身份證、防火牆、資料備份等安全防護措施，要嚴格執行“三網”隔離，採取可靠的防範技術和措施，確保檔案部門網路的資訊保安，對面向公眾的上網資訊進行嚴格審查，確保都是可以公開的資訊。
3.3 統一及制定檔案管理資訊化標準 統一檔案管理資訊化的標準，必須要依託國家行政的力量，打破各個單位各自為政的局面，統一國家政策法規和各種業務規範。
檔案資訊化標準是進行檔案資訊化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿於檔案資訊化建設過程的始終。
檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號設定以及案卷目錄，各個專案都要求標準化，符合各標準的規定。
3.4 加強電子檔案歸檔管理 加強電子檔案的歸檔管理目的就是為了確保檔案資訊化電子檔案的真實性，檔案部門要根據檔案管理的要求，加強對本單位電子檔案積累、鑑定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有儲存價值的電子檔案真實、完整、有效。
研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理辦法。
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[3]陳希琳。高校檔案資訊化建設的思考[J]。合肥師範學院學報，2010,(5)。
如何進行檔案資訊化管理 篇三
一、配備統一的管理裝置實現計算機在檔案部門的全覆蓋。
要為機關檔案發展提供快、準、全的檔案資訊，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文儲存與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文件一體化管理等。因此，只有實現統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現資訊化提供硬體保障。採用高容量的儲存載體。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案儲存載體。利用計算機的磁碟儲存系統和光碟儲存系統，特別是光碟儲存系統，可以解決檔案資訊儲存難的問題。採用高容量的儲存載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。
二、建立規範的管理機制在檔案資訊化建設過程中，為明晰相關責任，保障網路及資料的安全執行，還需要從實際出發建立規範的管理機制。
創新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子檔案歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應資訊化建設的檔案管理制度。
一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規範，細化電子檔案工作環節和步驟；
二是制定必要的安全措施，特別對電子檔案和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統一檔案管理標準。標準規範化是檔案資訊化建設的重要基礎之一。
檔案管理標準化包括：
檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案資料庫中的資訊資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那麼檔案資訊網路就無法暢通，資源共享也就難以實現。
三、建設複合型的管理隊伍提高檔案管理人員的資訊化意識。
資訊時代檔案的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、資訊網路傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子檔案的特徵和電子檔案的全程規範管理，而且要掌握計算機系統和網路安全防護知識，以確保檔案資訊的完整性與資訊的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與資訊化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。提高檔案管理人員資訊化工作技能。為儘快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行資訊化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網路、資訊工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創造必要的條件，讓檔案管理人員及時瞭解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。
檔案資訊化管理的制度 篇四
隨著資訊科技產業的發展，高科技應用產品參與各行業管理，高校檔案管理工作也越來越多的運用現代資訊科技手段進行科學化管理。牡丹江大學繼續教育學院檔案管理也隨之進入了資訊化管理時代。牡丹江大學繼續教育學院是由原牡丹江市職工大學，牡丹江廣播電視大學，牡丹江大學建工學院資源整合後合併而成。現設有中專，大專，專科起點升本科，遠端開放教育等多種辦學層次。由此，廣泛應用現代資訊科技，實現檔案管理資訊化、產業化、自動化，促進現今學校檔案工作科學化的發展尤為重要。
一、高等學校檔案管理資訊化的價值
近年來，檔案的生成方式在社會經濟科技發展壯大的同時也產生了很大的變化。由原來的人工書寫、實體存放等紙讀形式逐漸的轉成利用電子專用裝置錄入、儲存的機讀形式。資訊化機讀形式怎樣在高等院校檔案管理中更具有價值，更加系統化，更好的為師生提供完善的服務，是現代資訊化檔案管理時期帶給去人們的重大機遇。相應的解決資訊化檔案管理系統研發、使用過程中所面臨的問題，特別是網路安全、資料庫建立、備份等問題，也將是現代資訊化檔案管理給予我們的巨大挑戰。做好檔案資訊化系統研發前期工作，參考、借鑑、調查、研究相應管理系統、資料，開拓思想、創新優化。分析現今網路媒介當中的安全隱居問題，做好防範工作措施和後續處理工作辦法將是檔案資訊化管理現階段需要攻克的一項難關。
二、高等學校檔案管普遍存在的問題
高校檔案的管理、利用是以科學的資訊化為載體，以分享、利用資訊資源為目地，以提升教學質量為最終要求的管理。他不同於以往各類學校以保管檔案為主要目標的檔案管理。其是高校教學當中的重中之重。但是多年來它都以學院副設設施形式存在，作用常常被我們所忽視。目前很大一部分高等院校依然延續舊式的檔案管理方法管理自己的檔案，僅是起保管儲存作用，檔案資訊的特定服務用途並未得到開發。目前牡丹江大學繼續教育學院學歷教育在校生近3000人，年培訓13000多人次。著重強調完善教學檔案管理資訊化是畢行之路，涉獵多項專業，整合檔案資訊化管理的規劃、利用尤為重要，要充分發揮收存檔案資訊作用及價值。
三、加速資訊化管理程序，提高檔案資訊利用率
（一）檔案資訊化管理應用原則
制定和實施高校檔案資訊化管理規範性、安全性、效益性原則可以提升高校的教學質量和工作效率。依照相關職能部門制定的檔案規範和法規，使用檔案資訊系統，實現數字化接收、傳遞、歸檔、查詢、借閱、保管等一系列工作，規範檔案管理避免重建、亂建、丟失等現象發生。現代網路絡科技的發達，給人們帶來方便的同時，也伴隨著一定的安全隱患，不法分子常常利用網路漏洞盜取機密資訊。加強對資訊化檔案管理系統中網路安全系統的研發至關重要。找尋有效的保護措施，成立專業資訊科技部門，確保檔案資訊及資訊系統的安全。檔案資訊化建設是一項需人、建物、耗財的系統化工程，但它的建立是勢在必行的事情。其建立建成使用都要遵循管理工作的效益原則。結合學校自身條件、基礎，發展方向，服務物件等因素，研究其利用率，制定自己的系統模式，化繁為簡，關注點要、熱點，優化資訊化檔案管理。
（二）研發建立檔案管理資訊化系統
高校的資訊化檔案管理就是在原由的傳統式檔案管理的基礎上加入利用電子專用裝置錄入、儲存、查詢、借取等形式，結合網路技術傳遞方式向服務物件提供快捷一體化高質服務，提高廣大師生對檔案資訊的利用效率，也相應的優化檔案從業人員的工作環境。
檔案管理的技術流程。我們首先應當建立長效的檔案管理資訊系統，結合院校本身的實際情況，利用電子裝置從電子檔案的收集、整編、歸檔、驗收、整理、入庫到檔案資訊的釋出、查詢、借閱、銷燬等處理流程進行全過程控制和管理。按照其處理流程，設計檔案資訊化系統軟體功能模組。其流程中完善、規範檔案管理工作相關制度應是第一優先完成事情，使今後檔案從業人員有規可束，有章可行。為師生有效、合理、安全地使用各種學校電子檔案奠定良好的基礎。
2.檔案資訊化管理建設。在高校檔案管理的資訊化程序中，要弘揚高校的傳統文化精神，傳承好的管理理念，在此基礎上堅持改革創新。要做到運用電子技術，建設檔案目錄資料庫，以便提高檔案利用效率，提升服務質量。在此基礎上推進電子檔案多媒體化改革。整合多方面檔案資訊資源轉型為數字化管理，建設成相關的全文資訊型及多媒體資訊型資料庫，實現多形式資訊化輸出，提升工作效率和服務質量。要注意的是對於整編後歸檔的檔案資訊需要進行嚴格的驗收程式方可入庫，以確保檔案資訊完整、準確。3.提升檔案資訊化管理水平。檔案從業人員是高校檔案資訊化改革的核心要素。其自身素質及職業素養，開拓及創新精神，所擁有的管理理念都影響著檔案管理水平和質量。學院應當充分重視檔案管理部門的建立，加大吸收專業檔案從業人員充實隊伍，定期組織檔案工作人員參加進修，提供相應學習機會，培養高素質的檔案管理工作者，以便於在之後的工作中進行標準化操作，保量優質提升檔案管理水平。
在科技高速發展的今天，高校檔案應用資訊化管理也在適應現今社會發展中不斷的提高提升自己。它的存在反映出一個學校的教學水平及理念。它的完善有助於提高學校教學質量。它的發展日益加快，也任重道遠。